Lista płac – rozliczenie składnika pensji opodatkowanego lecz zwolnionego z ozusowania

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, wolne od składek ZUS są składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Chodzi tu przykładowo o dodatek stażowy wypłacany za okresy choroby.

Prawidłowe rozliczenie omawianych składników na liście płac wymaga w pierwszej kolejności ustalenia, jaka ich część w danym miesiącu należna jest za okres pobierania świadczenia chorobowego (bo tylko ona podlega wyłączeniu z podstawy ozusowania).

Przywołany wyżej przepis  ma zastosowanie do tych elementów płacy, które zgodnie z zapisami w regulacjach płacowych lub w układzie zbiorowym pracy przysługują w okresie choroby czy pobierania zasiłków, a niewypłacenie ich przez pracodawcę powoduje, iż pracownik będzie mógł wystąpić  z roszczeniem o ich wypłatę. Jeśli prawo do danego składnika jest uregulowane wyłącznie w indywidualnych umowach pracodawcy z pracownikiem, to nie może on być objęty omawianym wyłączeniem. To samo odnosi się do składnika, którego wypłata następuje w okresie, w którym osoba go otrzymująca pobiera świadczenie chorobowe, a składnik jest należny za okres, w którym wspomniana osoba wykonywała pracę.

Miejmy na uwadze, że przytoczony przepis stosować wolno także do świadczeń określanych często pozapłacowymi, które przysługują w związku z wykonywaną pracą, np. grupowe ubezpieczenie na życie, pakiet medyczny, karnety na zajęcia sportowe, najem mieszkania dla pracownika itp.

Co istotne, nie wszystkie składniki mogą być wyłączone z podstawy składkowej na mocy analizowanego przepisu. Kiedy przyznany za okres pobierania należności chorobowej konkretny element pensji nie ma charakteru roszczeniowego i jego wypłata następuje na zasadzie uznania, wówczas jego pełna wartość podlega oskładkowaniu (także wtedy, gdy przepisy o wynagradzaniu, obowiązujące w danym zakładzie pracy, przewidują jego przyznawanie za okres pobierania świadczeń chorobowych). Taki pogląd wyrażono m.in. w interpretacji indywidualnej ZUS oddział w Lublinie z 29 października 2014 r., sygn. WPI/200000/43/1176/2014.

Metody obliczania części nieoskładkowanego świadczenia

Świadczenie przysługujące pracownikowi za czas pobierania wynagrodzenia za chorobę lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego w całości wolne od zusowskich składek tylko wtedy, gdy absencja spowodowana chorobą, opieką, wypadkiem lub rodzicielstwem trwa przez pełny miesiąc. W sytuacji natomiast, gdy nieobecność w pracy obejmuje krótszy okres czasu, wówczas niezbędne jest ustalenie części świadczenia przysługującej za okres pobierania świadczenia chorobowego (bo tylko ona podlega wyłączeniu z podstawy ozusowania). Można tego dokonać w dwojaki sposób:

1. poprzez podzielenie składnika wynagrodzenia należnego za cały miesiąc przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca, pomnożenie wyniku przez liczbę dni pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego oraz odjęcie otrzymanej wartości od pełnej kwoty elementu płacowego;

2. poprzez podzielenie kwoty elementu płacy przysługującego za cały miesiąc przez 30 (niezależnie o liczby dni kalendarzowych występujących w danym miesiącu), pomnożenie wyliczonego ilorazu przez liczbę dni absencji, za czas której pobierane było świadczenie chorobowe oraz odjęcie otrzymanego wyniku od kwoty składnika wynagrodzenia należnego za pełny miesiąc.

O wyborze metody przeliczeń decyduje pracodawca. Zaleca się, by kwestia ta została doprecyzowana w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie wynagradzania.

Przykład

Pracownik firmy budowlanej co miesiąc ma przyznawany dodatek stażowy w kwocie 600 zł miesięcznie, który na mocy regulaminu wynagradzania, przysługuje mu również w czasie choroby lub urlopu macierzyńskiego. W lipcu 2020 r. ww. pracownik z powodu rwy kulszowej przez 10 dni przebywał na zwolnieniu lekarskim, z tytułu którego otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Kierując się wytycznymi zawartymi przy okazji przybliżania pierwszego sposobu przeliczeń, wyznaczenie wartości dodatku stażowego stanowiącego podstawę składek ZUS w rozstrzyganym przypadku winno wyglądać jak niżej:

600 zł : 31 dni = 19,35 zł;

19,35 zł x 10 dni absencji chorobowej = 193,50 zł;

600 zł – 193,50 zł = 406,50 zł.

Postępując zgodnie z regułami wskazanymi przy sposobie nr 2, obliczenia powinny być następujące:

600 zł : 30 = 20 zł;

20 zł x 10 dni absencji chorobowej = 200 zł;

600 zł – 200 zł = 400 zł.

Załóżmy, iż ww. pracownik:

• uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł) i kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki podatkowe (43,76 zł), a jego pracodawca do wyliczenia kwoty wolnego od ZUS dodatku stażowego stosuje metodę nr 1 (czyli dzielnik w postaci liczby dni kalendarzowych danego miesiąca);
• w lipcu otrzymał wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część miesiąca w wysokości 2.666,70 zł brutto oraz wynagrodzenie za chorobę w kwocie 1.058,50 zł brutto.

W przedstawionych okolicznościach rozliczenie lipcowej listy płac powinno wyglądać jak poniżej:

Prawidłowe rozliczanie pod względem podatkowo-składkowym należności pracowniczych gwarantuje korzystanie z naszego kalkulatora:

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2020 (pracownik)
Jak rozliczyć wynagrodzenie i obliczyć pensję netto pracownika (należności ze stosunku pracy)?

➪ Kliknij i Sprawdź