Czas pracy na dany okres rozliczeniowy ustala się w oparciu o art. 130 § 1 Kodeksu Pracy. W sytuacji, gdy pracownik nie przepracuje pełnego okresu rozliczeniowego z powodu nawiązania lub ustania stosunku pracy w jego trakcie, obowiązujący go wymiar czasu pracy należy ustalić indywidualnie – stosownie do skróconego okresu (art. 1516 § 1 Kodeksu pracy).
Aby maksymalnie uprościć proces wyznaczania liczby godzin do przepracowania w 2021 r. w obowiązującym pracownika okresie rozliczeniowym, przygotowaliśmy praktyczny kalkulator (umieszczony na końcu artykułu), który w szybki sposób wskaże wymiar czasu pracy w dowolnie wskazanym okresie rozliczeniowym z lat 2016 – 2021 dla dowolnego wymiaru etatu (w tym m.in. dla pracowników niepełnosprawnych oraz pracowników podmiotów leczniczych czyli tzw. pracowników medycznych).
Przypomnijmy, że w myśl art. 130 § 1 Kodeksu Pracy, do wyznaczenia wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym niezbędne jest:
- przemnożenie przez 40 (tygodniowa norma godzin pracy) liczby tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym;
- dodanie do otrzymanej wartości liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku przemnożoną przez 8 (chodzi tu o tzw. dni wystające poza pełne tygodnie, a przypadające od poniedziałku do piątku – a więc przykładowo w styczniu 2021 r. pełne tygodnie to: 1-7.01, 8-14.01, 15-21.01, 22-28.01 – a zatem dni wystające poza pełne tygodnie przypadające na dni od poniedziałku do piątku to 29 stycznia);
- odjęcie po 8 godzin za każde święto wolne od pracy przypadające w okresie rozliczeniowym i w dniu innym niż niedziela.
Ustalony w powyższy sposób wymiar czasu pracy ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Jeśli chodzi o absencje nieusprawiedliwione to przyjmuje się, że ich czas nie obniża wymiaru czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym. W wyniku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy zmniejszeniu:
- ulega liczba przepracowanych przez pracownika godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym, ale
- nie ulega obniżeniu obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w tym okresie.
Ustanie lub nawiązanie stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego
Jeśli pracownik nie przepracuje pełnego okresu rozliczeniowego bo w jego trakcie stosunek pracy został nawiązany lub rozwiązany, obowiązujący zatrudnionego wymiar czasu pracy ustala się indywidualnie – stosownie do skróconego okresu. Wynika to z art. 1516 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że w razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, prawo do dodatku, o którym mowa w art. 1511 § 1 Kodeksu pracy, jeżeli od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy.
W stanowisku resortu pracy z 27 września 2013 r., znak SPS-023-21241/13, wyjaśniono, że pracodawca ustala wymiar czasu pracy, tj. liczbę godzin do przepracowania, na cały przyjęty okres rozliczeniowy czasu pracy. Jednakże w przypadku gdy w trakcie okresu rozliczeniowego dojdzie do ustania stosunku pracy z pracownikiem, pracodawca powinien zweryfikować liczbę godzin do przepracowania przypadających od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy, tj. ustalić wymiar czasu pracy pracownika, którego stosunek pracy ustaje, w okresie od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy. W przypadku gdy liczba godzin przepracowanych przez pracownika będzie niższa niż tak ustalony wymiar czasu pracy (czyli okaże się, że pracownik ma niedopracowane do nominału godziny), pracownikowi przysługiwać będzie wynagrodzenie wynikające z art. 81 § 1 Kodeksu pracy.
Natomiast w razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego, jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracownik pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy, o których mowa w art. 129 K.p., to przysługuje mu oprócz normalnego wynagrodzenia prawo do dodatku, o którym mowa w art. 1511 § 1 Kodeksu pracy.
Przykład
Pełnoetatowy pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku po 8 godz.) w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych, które przypadają na kwartały roku kalendarzowego. Jego umowa o pracę uległa rozwiązaniu z dniem 18 czerwca 2021 r.
W rozstrzyganym przypadku, w drugim tegorocznym okresie rozliczeniowym, skróconym ze względu na rozwiązanie umowy (obejmującym dni od 1 kwietnia do 18 czerwca), pracownika obowiązywało 424 godziny pracy, zgodnie z wyliczeniem: (40 godz. x 11 tyg. + 8 godz. x 2 dni wystające z 17 i 18 czerwca – 8 godz. x 4 święta przypadające na dzień inny niż niedziela).
Święta obniżające w 2021 r. wymiar czasu pracy
W 2021 r. święta obniżające wymiar czasu pracy (czyli święta przypadające na dzień inny niż niedziela) to:
- 1 stycznia (piątek) – Nowy Rok,
- 6 stycznia (środa) – Trzech Króli
- 5 kwietnia (poniedziałek) – Drugi dzień Wielkiej Nocy,
- 1 maja (sobota) – Święto Pracy,
- 3 maja (poniedziałek) – Święto Konstytucji 3 Maja,
- 3 czerwca (czwartek) – Boże Ciało,
- 1 listopada (poniedziałek) – Wszystkich Świętych,
- 11 listopada (czwartek) – Narodowe Święto Niepodległości,
- 25 grudnia (sobota) – pierwszy dzień Bożego Narodzenia.
Sposób wyliczenia liczby godzin nominalnie do przepracowania w poszczególnych miesiącach 2021 r.
Styczeń 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 1 dzień „wystający”) – (8 godz. × 2 święta przypadające na 1 i 6 stycznia) = 152 godz.
Pełne tygodnie to: 1-7.01, 8-14.01, 15-21.01, 22-28.01, a dni wystające poza pełne tygodnie od poniedziałku do piątku to 29 stycznia
Luty 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) = 160 godz.
Marzec 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 3 dni „wystające”) = 184 godz.
Kwiecień 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 2 dni „wystające”) – (8 godz. × 1 święto przypadające na 5 kwietnia czyli Drugi dzień Wielkiej Nocy) = 168 godz.
Maj 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 1 dzień „wystający”) – (8 godz. × 1 dzień wolny za święto przypadające w sobotę 1 maja) – (8 godz. × 1 święto przypadające na 3 maja) = 152 godz.
Czerwiec 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 2 dni „wystające”) – (8 godz. × 1 święto przypadające na 3 czerwca czyli Boże Ciało) = 168 godz.
Lipiec 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 2 dni „wystające”) = 176 godz.
Sierpień 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 2 dni „wystające”) = 176 godz.
Wrzesień 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 2 dni „wystające”) = 176 godz.
Październik 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 1 dzień „wystający”) = 168 godz.
Listopad 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 2 dni „wystające”) – (8 godz. × 2 święta przypadające na 1 i 11 listopada) = 160 godz.
Grudzień 2021:
(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 3 dni „wystające”) – (8 godz. × 1 dzień wolny za święto przypadające w sobotę 25 grudnia) = 176 godz.
Wymiar czasu pracy w 2021 r. w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym
Styczeń – marzec 2021:
(40 godz. × 12 tyg.) + (8 godz. x 4 dni „wystające”) – (8 godz. × 2 święta: 1.01, 6.01) = 496 godz.
Kwiecień – czerwiec 2021:
(40 godz. × 13 tyg.) – (8 godz. × 4 święta: 5.04, 1.05, 3.05, 3.06) = 488 godz.
Lipiec – wrzesień 2021:
(40 godz. × 13 tyg.) + (8 godz. x 1 dzień „wystający”) = 528 godz.
Październik – grudzień 2021:
(40 godz. × 13 tyg.) + (8 godz. × 1 dzień „wystający”) – (8 godz. × 3 święta: 1.11, 11.11, 25.12) = 504 godz.
Wymiar czasu pracy w 2021 r. w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym
Styczeń – kwiecień 2021:
(40 godz. × 17 tyg.) + (8 godz. × 1 dzień „wystający”) – (8 godz. × 3 święta: 1.01, 6.01, 5.04) = 664 godz.
Maj – sierpień 2021:
(40 godz. × 17 tyg.) + (8 godz. × 2 dni „wystające”) – (8 godz. × 3 święta: 1.05, 3.05, 3.06) = 672 godz.
Wrzesień – grudzień 2021:
(40 godz. × 17 tyg.) + (8 godz. × 3 dni „wystające”) – (8 godz. × 3 święta: 1.11, 3.11, 25.12) = 680 godz.
Wymiar czasu pracy w 2021 r. w sześciomiesięcznym okresie rozliczeniowym
Styczeń – czerwiec 2021:
(40 godz. x 25 tyg.) + (8 godz. x 4 dni „wystające”) – (8 godz. x 6 świąt: 1.01, 6.01, 5.04, 1.05, 3.05, 3.06) = 984 godz.
Lipiec – grudzień 2021:
(40 godz. x 26 tyg.) + (8 godz. x 2 dni „wystające”) – (8 godz. × 3 święta: 1.11, 3.11, 25.12) = 1032 godz.
Dla pracowników niepełnoetatowych, wymiar czasu pracy obniżamy proporcjonalnie do liczby godzin przypadających do przepracowania na całym etacie.
