Jak rozliczać umowę zlecenia lub umowę o dzieło z własnym pracownikiem (+kalkulator)

To w jaki sposób rozliczać wynagrodzenie przysługujące z racji umowy o pracę oraz z tytułu zawartej z własnym pracownikiem umowy zlecenia lub umowy o dzieło, nie jest wcale takie proste jakby mogło się wydawać. Z tego powodu redakcja SerwisKadrowego.pl przygotowała napisany zrozumiałym językiem krótki przewodnik oraz praktyczny kalkulator, który krok po kroku przeprowadza przez proces rozliczenia, pokazując dokładny opis poszczególnych obliczeń.

Ogólna zasada zawierania umów cywilnoprawnych z własnym pracownikiem

Decydując się na podpisanie z własnym pracownikiem umowy zlecenia lub umowy o dzieło trzeba pamiętać o bardzo istotnym zastrzeżeniu. Otóż przedmiot umowy cywilnoprawnej realizowanej na rzecz własnego pracodawcy nie może pokrywać się ani być zbieżny z rodzajem pracy świadczonej w ramach umowy o pracę. Wykonywanie przez pracownika w oparciu o stosunek cywilnoprawny takiej samej pracy jak w ramach stosunku pracy, jest kwalifikowane jako obejście przepisów prawa pracy i/lub tych z zakresu ubezpieczeń społecznych. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 18 grudnia 2014 r. (sygn. akt III UK 69/14, OSNP 2016/8/107), w którym czytamy: „(…) Wprawdzie pracodawca może zawierać z zatrudnionym pracownikiem umowy cywilnoprawne, ale jedynie w zakresie obowiązków lub czynności, które nie są objęte treścią stosunku pracy ani zakresem obowiązków pracowniczych. W przeciwnym razie umowa cywilnoprawna na wykonywanie w istocie rzeczy tych samych obowiązków pracowniczych jest sprzeczna z prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych lub zmierza do obejścia przepisów tych działów prawa, przeto jest nieważna w taki sposób, że w miejsce nieważnych postanowień umowy cywilnoprawnej wchodzą odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.) (…)”.

Co więcej, podmiot zamierzający zatrudnić kogoś na podstawie umowy zlecenia albo umowy o dzieło musi bezwzględnie przestrzegać zakazu zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi przy zachowaniu warunków wykonywania pracy typowych dla stosunku pracy.

Przypomnijmy, że w myśl art. 22 § 1 Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do osobistego wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Jeśli więc dana osoba realizuje umówione zadania warunkach typowych dla stosunku pracy, pracodawca nie może z nią zawierać umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę.

 

Reguły rozliczania umowy zlecenia / umowy o dzieło zawartej z własnym pracownikiem

Sporządzając listę płac w przypadku pracownika wykonującego umowę zlecenia lub umowę o dzieło zawartą z własnym pracodawcą, wymaga przestrzegania następujących reguł:

  • w zakresie naliczeń składek ZUS: wynagrodzenie za umowę o pracę i umowę zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną, to oblicza się ją odrębnie od przychodów z umowy o pracę i umowy zlecenia, a następnie po zsumowaniu wykazuje w jednym bloku raportu ZUS RCA (por. interpretacja indywidualna ZUS z 13 stycznia 2015 r., znak: DI/100000/43/1509/2014 oraz z 14 lutego 2017 r., znak: WPI/200000/43/168/2017);
  • w zakresie podatku: zaliczkę podatkową oblicza się osobno od przychodów ze stosunku pracy i oddzielnie z umowy zlecenia, co oznacza, że składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia uzyskanego w ramach umowy o pracę pomniejszają dochód do opodatkowania z umowy o pracę, zaś składki na ww. ubezpieczenia naliczone od umowy zlecenia – przychód z tej umowy.

 

Poniżej wskazanie, jakie składki ZUS należy naliczać od wynagrodzenia przysługującego za realizację umowy zlecenia wykonywanej przez własnego pracownika: 

Umowa zlecenia / umowa o dzieło zawarta przez pracownika z własnym pracodawcą
Składka na ubezpieczenie emerytalne Składka na ubezpieczenia rentowe

 

Składka na ubezpieczenie chorobowe

 

Składka na ubezpieczenie wypadkowe

 

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

 

Obowiązkowa Obowiązkowa Obowiązkowa Obowiązkowa Obowiązkowa

 

Umowa zlecenia zawarta z własnym pracodawcą przez emeryta lub rencistę – pracownika 
Składka na ubezpieczenie emerytalne Składka na ubezpieczenia rentowe

 

Składka na ubezpieczenie chorobowe

 

Składka na ubezpieczenie wypadkowe

 

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

 

Obowiązkowa Obowiązkowa Obowiązkowa Obowiązkowa Obowiązkowa

 

Umowa zlecenia zawarta przez pracownika na urlopie: bezpłatnym lub wychowawczym z własnym pracodawcą0 
Składka na ubezpieczenie emerytalne Składka na ubezpieczenia rentowe

 

Składka na ubezpieczenie chorobowe

 

Składka na ubezpieczenie wypadkowe

 

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

 

Obowiązkowa Obowiązkowa Dobrowolna Obowiązkowa Obowiązkowa

 

Umowa zlecenia zawarta przez pracownika na urlopie macierzyńskim z własnym pracodawcą lub z podmiotem innym niż własny pracodawca 
Składka na ubezpieczenie emerytalne Składka na ubezpieczenia rentowe

 

Składka na ubezpieczenie chorobowe

 

Składka na ubezpieczenie wypadkowe

 

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

 

Dobrowolna Dobrowolna Obowiązkowa, gdy zleceniobiorca przystąpił do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych Obowiązkowa

 

Warto tu jeszcze zwrócić uwagę na obniżanie składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatkowej przy stosunkowo niskich przychodach uzyskiwanych przez pracownika. Z uwagi na konieczność odrębnego wyliczania podatku od umowy o pracę i umowy zlecenia, ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do poziomu podatku (obliczonego według przepisów obowiązujących w dniu 31 grudnia 2021 r.) należy dokonywać oddzielnie w ramach danego źródła przychodów (czyli składkę zdrowotną od zlecenia obniżamy do kwoty zaliczki podatkowej wyliczonej od zlecenia i analogicznie robimy przy umowie o pracę).

 

Ważne! 

Rozliczając od 2022 r. umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia lub umowę o dzieło) zawartą z własnym pracownikiem należy pamiętać, iż: 

•                     nie można odliczać składki zdrowotnej ani od zaliczki podatkowej z umowy o pracę ani od podatku z umowy cywilnej, 

•                     ulgę dla tzw. klasy średniej objęte mogą być tylko podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych przychody z umowy o pracę,

•                     podobnie jak do końca 2021 r. – wynagrodzenie za umowę o pracę i umowę zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną i zaliczkę podatkową, to oblicza się je odrębnie od przychodów z umowy o pracę i oddzielnie z umowy zlecenia.

 

 

W sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia swojego pracownika dodatkowo na umowę zlecenia, wówczas:

  • limit 12.800 zł warunkujący stosowanie nowego mechanizmu pobierania zaliczek podatkowych stosuje dla każdego źródła przychodów osobno;
  • zatrudniony może zrezygnować w stosunku do przychodów z umowy zlecenia i/lub z umowy o pracę z przesuwania terminu poboru zaliczek podatkowych, nawet jeśli przy rozliczaniu świadczeń z umowy o pracę ma stosowaną 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Przychody z umowy o pracę i umowy zlecenia należą wszakże do dwóch różnych źródeł przychodów, od których zaliczki na podatek pobierają płatnicy uregulowani w odrębnych przepisach ustawy PIT.

 

Sprawdź Kalkulator Wynagrodzeń – Jak rozliczać wynagrodzenie pracownika z zawartą z własnym pracodawcą umową zlecenia lub umową o dzieło:

Jak rozliczać umowę zlecenia lub umowę o dzieło z własnym pracownikiem
🧮 Kalkulator Wynagrodzeń – Jak rozliczać umowę zlecenia lub umowę o dzieło z własnym pracownikiem
Jak rozliczać umowę zlecenia lub umowę o dzieło z własnym pracownikiem?

Kliknij i Sprawdź

 

Przykład – rozliczanie umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem

Spółka akcyjna z Poznania zawarła na okres od 1 do 30 kwietnia 2022 r. umowę zlecenia z własnym 35-letnim pracownikiem, który:

  • złożył przy zatrudnianiu druku PIT-2,
  • zrezygnował z uczestniczenia w PPK i ze stosowania względem niego nowego mechanizmu pobierania zaliczki podatkowej,
  • uprawniony jest do zryczałtowanych kosztów pracowniczych w kwocie 250 zł oraz – w ramach umowy zlecenia – do 20-procentowych kosztów uzyskania przychodu, 
  • w dniu 29 kwietnia 2022 r. otrzymał zarówno pensję z umowy o pracę (4.500 zł brutto) jak i wynagrodzenie ze wspomnianej umowy cywilnoprawnej w kwocie 2.500 zł brutto.

Uwzględniając przedstawione informacje, rozliczenie kwietniowych należności (z uwzględnieniem rozwiązań przewidzianych w Polskim Ładzie) powinno w analizowanym przypadku wyglądać następująco:

Wiersz / Poz. Składniki Działanie Kwota
1 Wynagrodzenie za pracę brutto z umowy o pracę 4.500,00 zł
2b Wynagrodzenie za pracę brutto z umowy zlecenie 2.500,00 zł
3 Łączna podstawa wymiaru składek społecznych z umowy o pracę i umowy zlecenia 4500 zł + 2500 zł 7.000,00 zł
4 Składka na ubezpieczenie emerytalne 7000 zł × 9,76% 683,20 zł
5 Składki na ubezpieczenia rentowe 7000 zł × 1,5% 105,00 zł
6 Składka na ubezpieczenie chorobowe 7000 zł × 2,45% 171,50 zł
7 Suma składek na ubezpieczenie społeczne 683,2 zł + 105 zł + 171,5 zł 959,70 zł
8 Łączna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne do wykazania na ZUS RCA 7000 zł – 959,7 zł 6.040,30 zł
% PIT Stawka procentowa podatku 17%
Wyliczenia składki zdrowotnej i zaliczki na podatek od umowy o pracę
9 Koszty uzyskania przychodu 250,00 zł
10 Kwota ulgi dla tzw. klasy średniej (umowa o pracę) ulga nie przysługuje 0,00 zł
11 Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych 4500 zł – 616,95 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 250 zł – 0 zł 3.633,00 zł
12 Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2) 425,00 zł
13 Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem (3633 zł × 17%) – 425 zł 192,61 zł
14 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 4500 zł – 616,95 zł (skł. społ. fin. przez zatrud.) 3.883,05 zł
15 Składka zdrowotna (*skł. nie została obniżona do wyliczonego w Poz. 13 podatku, gdyż od 2022 r. obniżenie stosuje się do kwoty zaliczki PIT obliczonej zgodnie z regułami z 31.12.2021 r.) 3883,05 zł × 9% 349,47 zł
16 Składka zdrowotna do odliczenia od podatku 0,00 zł
17a Zaliczka na podatek obliczona według przepisów Polskiego Ładu 192,61 zł po zaokrągleniu do pełnych zł 193,00 zł
17b Zaliczka na podatek obliczona według zasad obowiązujących 31.12.2021 r. Podstawa opod.: 4500 zł – 616,95 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 250 zł = 3633 zł (po zaokr.)
(3633 zł × 17%) – 43,76 zł = 573,85 zł – (3883,05 zł × 7,75%) = 273 zł (po zaokr.)
273,00 zł
18 Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych Do odprowadzenia do US jest kwota zaliczki obliczona zgodnie z zasadami z 2022 r., gdyż pracownik złożył wniosek o niestosowanie nowego mechanizmu poboru podatku 193,00 zł
Wyliczenia składki zdrowotnej i zaliczki na podatek od umowy zlecenie
19 Kwota kosztów uzyskania przychodu [2500 zł – 342,75 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego)] × 20% 431,45 zł
20 Kwota ulgi dla tzw. klasy średniej (umowa zlecenia) nie przysługuje 0,00 zł
21 Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych 2500 zł – 342,75 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 431,45 zł (koszty uzyskania przychodu) 1.726,00 zł
22 Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem (1726 zł × 17%) 293,42 zł
23 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 2500 zł – 342,75 zł (suma składek społ. finans. przez zatrudnionego) 2.157,25 zł
24 Składka na ubezpieczenie zdrowotne 2157,25 zł × 9% 194,15 zł
25 Składka zdrowotna do odliczenia od podatku 0,00 zł
26a Zaliczka na podatek obliczona według przepisów Polskiego Ładu 293,42 zł po zaokrągleniu do pełnych zł 293,00 zł
26b Zaliczka na podatek obliczona według zasad obowiązujących 31.12.2021 r. Podstawa opod.: 2500 zł – 342,75 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 431,45 zł (koszty uzyskania przychodu) = 1726 zł (po zaokr.)
(1726 zł × 17%) = 293,42 zł – (2157,25 zł × 7,75%) = 126 zł (po zaokr.)
126,00 zł
27 Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych Do odprowadzenia do US jest kwota zaliczki obliczona zgodnie z zasadami z 2022 r., gdyż zleceniobiorca złożył wniosek o niestosowanie nowego mechanizmu poboru podatku 293,00 zł
Wyliczenia łącznej kwoty netto
28 Kwota netto 4500 zł + 2500 zł – 959,7 zł (skł. społ.) – 349,47 zł (skł. zdrow. należna od umowy o pracę) – 194,15 zł (skł. zdrow. należna od umowy zlecenie) – 193 zł (zaliczka na podatek należna od umowy o pracę) – 293 zł (zaliczka na podatek należna od umowy zlecenie) 5.010,68 zł

Skomentuj artykuł

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.