Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na kwiecień 2023 r. (+wskaźniki kadrowo-płacowe)

W dziale kadr i płac nie ma miejsca na „obsuwy” terminów. Z tego powodu po raz kolejny przygotowaliśmy dla Was terminarz, tym razem na kwiecień 2023 r., który ułatwi „pilnowanie” najważniejszych dat z punktu widzenia kadrowo-płacowego.

Pod terminarzem znajdziecie zaś wyjątkowy kalkulator prezentujący najważniejsze wskaźniki / parametry płacowo-kadrowe na rok 2023.

Sprawdźcie także sekcje: Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo oraz Co nas czeka w najbliższym czasie

Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na kwiecień 2023 r.

01.04.2023	– Rozpoczęcie nowego okresu składki wypadkowej 2023/2024 r. ZUS zamieścił na swej stronie internetowej komunikat, iż udostępnił płatnikom składek na ich kontach na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) zawiadomienia o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na rok składkowy 2023/2024. Otrzymało je ponad 158 tys. płatników, którzy złożyli informację ZUS IWA za lata 2020–2022. Zawiadomienia zostały udostępnione w dniach 27–28 marca. Kliknij, aby uzyskać więcej informacji o zasadach ustalania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe
02.04.2023	– Praca w niedziele dozwolona w placówkach handlowych
05.04.2023	– Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za marzec 2023 r. przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe
07.04.2023	– Wejście w życie nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej (Dz.U. z 2023 r. poz. 240)
11.04.2023	– Przekazanie do GUS druku Z-05 Badanie popytu na pracę
12.04.2023	– Przekazanie do GUS formularzy: Z-03 Sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach oraz Z-14 Sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w administracji publicznej
17.04.2023	– Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za marzec 2023 r. przez płatników posiadających osobowość prawną
17.04.2023	– Przekazanie wpłat do instytucji finansowej prowadzącej PPK, obliczonych i pobranych od wynagrodzeń wypłaconych w marcu 2023 r.
20.04.2023	– Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za marzec 2023 r. przez płatników innych niż osoby prawne i jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe
20.04.2023	– Opłacenie zaliczek na podatek od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w marcu 2023 r. przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej, służbowego stosunku pracy, z działalności wykonywanej osobiście, w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło umów o dzieło (PIT-4)
20.04.2023	– Opłacenie zryczałtowanego podatku pobranego od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w marcu 2023 r. od przychodów zatrudnionych osób podlegających zryczałtowanemu opodatkowaniu (PIT-8A)
20.04.2023	– Złożenie deklaracji PFRON za marzec 2023 r. (DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b) oraz wpłata wyliczonej kwoty na PFRON
26.04.2023	– Wejście w życie ustawy z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (26 kwietnia to 21 dni po publikacji wspomnianej ustawy w Dzienniku Ustaw pod poz. 641)
25.04.2023	– Przekazanie do PFRON dokumentów dotyczących dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za marzec 2023 r. (Wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P oraz formularzem INF-O-PP lub INF-O-PR)
30.04.2023	– Praca w niedziele dozwolona w placówkach handlowych

Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac

Ponadto, w kwietniu, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:

pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);

sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);

dokonać weryfikacji:
- ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
- limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
  - okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
  - zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
  - łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
  - zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
  - przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.

Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Wyjaśnienia dotyczące zmian w ramach „work-life balance” – odpowiedź MRiPS z 24-3-2023 r. w sprawie dyrektywy work-life balance:

(…) ustawa przewiduje podwyższenie wymiaru urlopu rodzicielskiego. W wyniku wprowadzonych zmian, zgodnie z art. 182^1a § 1 Kodeksu pracy, pracownicy – rodzice dziecka będą mieli prawo do urlopu rodzicielskiego w wymiarze do:

41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie;
43 tygodni – w przypadku urodzenia dwojga lub więcej dzieci przy jednym porodzie.

Natomiast pracownicy – rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, po zmianach wprowadzonych ww. ustawą będą mieli prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem w wymiarze do:

65 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie;
67 tygodni – w przypadku urodzenia dwojga lub więcej dzieci przy jednym porodzie

(art. 182^1a § 2 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą).

Jednocześnie każdemu z rodziców dziecka będzie przysługiwało wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z ww. wymiaru urlopu, przy czym prawa tego nie będzie można przenieść na drugiego z rodziców dziecka (będzie to nieprzenoszalna część urlopu, zgodnie z art. 182^1a § 4 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą).

(…)

Odnosząc się do (…) rodziców, którzy byliby poszkodowani przez późniejsze wdrożenie postanowień ww. dyrektywy do polskiego porządku prawnego, uprzejmie wyjaśniam, że z przepisów przejściowych zawartych w ww. ustawie (art. 34) wynika, że pracownik, który w okresie od dnia 2 sierpnia 2022 r. do dnia wejścia w życie ww. ustawy miał prawo do urlopu rodzicielskiego albo jego części lub korzystał z urlopu rodzicielskiego albo jego części udzielonego na podstawie przepisów Kodeksu pracy w brzmieniu dotychczasowym, ma prawo do skorzystania z urlopu rodzicielskiego już w wyższym wymiarze (określonym w art. 1821a w brzmieniu nadanym niniejsza ustawą). Do takiego pracownika stosowane powinny być:

art. 182^1a § 4 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą, z którego wynika, że każdemu z pracowników – rodziców dziecka, przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymiaru ww. urlopu (41 albo 43 tygodni). Prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników – rodzica dziecka,
art. 182^1a § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą, z którego wynika, że skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w wymiarze co najmniej 9 tygodni oznacza wykorzystanie przez pracownika – rodzica dziecka urlopu, o którym mowa wyżej (tj. w art. 1821a § 4 Kodeksu pracy).

(…) co do zasady za okres urlopu rodzicielskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku. Jednocześnie przepisy umożliwiają, aby pracownica w ciągu 21 dni od dnia porodu miała prawo złożyć do pracodawcy lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosek o wypłacanie jej zasiłku macierzyńskiego w wysokości 81,5% podstawy wymiaru zasiłku za okres urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego (czyli uśrednionej 100% podstawy wymiaru zasiłku za okres urlopu macierzyńskiego i 70% podstawy wymiaru zasiłku za okres urlopu rodzicielskiego). W tym przypadku:

przez pierwsze 9 tygodni korzystania z urlopu rodzicielskiego przez matkę dziecka, będzie ona otrzymywała zasiłek macierzyński w wysokości 81,5% podstawy wymiaru zasiłku,
przez pierwsze 9 tygodni korzystania z urlopu rodzicielskiego przez ojca dziecka, będzie on otrzymywał zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku,
pozostałym wymiarem urlopu rodzicielskiego, tj. 23 tygodniami tego urlopu (w razie urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie) albo 25 tygodniami tego urlopu (w razie urodzenia bliźniaków) rodzice będą mogli podzielić się zgodnie z własnymi potrzebami; za ten okres bez względu na to, kto będzie korzystał z tej części urlopu, rodzice będą uprawnieni do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 81,5% podstawy wymiaru zasiłku.

Składanie PIT-2 i oświadczeń podatkowych po ustaniu zatrudnienia – interpretacja KIS z 23-3-2023 r. – 0114-KDIP3-2.4011.1095.2022.2.MN:

Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.

Ww. przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odwołują się do określeń „podatnik”, „płatnik”, „stosunek prawny”, „uprzednio”. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera w swej treści definicji ww. pojęć, zatem należy przywołać ich brzmienie słownikowe.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego PWN:

1.podatnik to: „osoba fizyczna lub prawna obowiązana do płacenia podatków”;

2.płatnik to: „ten, kto płaci jakieś należności” lub „ten, kto zajmuje się wypłacaniem należności”;

3.stosunek prawny to „stosunek powstający między podmiotami prawa, w związku z powstaniem określonego faktu prawnego”;

4.uprzednio: „taki, który miał miejsce wcześniej, przed czymś”.

(…) Przechodząc do kwestii składania wniosków i oświadczeń mających wpływ na obliczanie zaliczki po ustaniu stosunku prawnego, wskazać należy, że przytoczona wcześniej definicja słowa „uprzednio” odnosi się do zdarzeń, które miały miejsce przed jakąś datą, a nie po jakiejś dacie.

Zatem jeśli art. 31 ust. 7 odwołuje się w swej treści do słowa „uprzednio” – to odnosi się wyłącznie do oświadczeń i wniosków złożonych przed datą, z którą ustaje stosunek prawny łączący podatnika z płatnikiem.

Sam fakt ustania stosunku prawnego pomiędzy stronami danej umowy nie powoduje, że strony tego stosunku przestają być w relacji płatnik – podatnik.

Literalne brzmienie przepisu nie wyklucza możliwości składania wniosków i oświadczeń po ustaniu stosunku prawnego będących podstawą wypłaty podatnikowi należnych mu świadczeń.

Wobec powyższego – po ustaniu danego stosunku prawnego – podatnik nie traci uprawnień do złożenia płatnikowi oświadczeń i wniosków, które mogłyby mieć wpływ na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy od świadczeń dokonywanych po ustaniu ww. stosunku.

Co nas czeka w najbliższym czasie

„Wielka” nowelizacja K.p.

Oczywiście najważniejszym wydarzeniem kadrowym roku będzie wejście w życie ustawy z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, implementującej dyrektywy UE w sprawie „work-life balance” oraz przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy.

Najpóźniejsza data ogłoszenia tej nowelizacji w urzędowym publikatorze to 4 kwietnia 2023 r., czyli przy takiej dacie publikacji jej wejście w życie nastąpi 26 kwietnia 2023 r.

O czekających nas modyfikacjach pisaliśmy m.in. we wpisie: Zmiany przepisów Kodeksu pracy 2023 (implementacja dyrektyw UE w tym work-life balance).

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

W związku z ustawą z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw konieczna jest nowelizacja rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w celu uwzględnienia zmian wprowadzonych do Kodeksu pracy, które powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w zawartości dokumentacji pracowniczej, prowadzonej dla pracownika.

W związku z powyższym resort pracy przygotował projekt nowelizacji ww. rozporządzenia, w którym zaproponowano, aby część B akt osobowych pracownika obejmowała również:

– wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne
i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 29³ § 1 i 3 Kodeksu pracy),

– wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę (art. 29⁴ § 3 i 4 Kodeksu pracy),

– dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy).

Co więcej, przywołana ustawa z dnia 9 marca 2023 r. wprowadza do Kodeksu pracy dwie nowe instytucje, tj.:

zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie te będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym (nowy art. 148¹ Kodeksu pracy), a także
urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop ten będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym (nowy 173¹ Kodeksu pracy).

Proponuje się zatem, aby dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzona przez pracodawcę, obejmowała również wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania z tego zwolnienia od pracy oraz z urlopu opiekuńczego.

Dodatkowo ze względu na zmianę wieku dziecka, o którym jest mowa w art. 178 § 2 Kodeksu pracy, dokonywaną ww. ustawą z dnia 9 marca 2023 r., konieczne jest wprowadzenie uwzględniającej to zmiany do § 6 pkt 1 lit. d tiret pierwszy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zmiany w świadectwie pracy

Aktualnie procedowane jest również rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Jego celem jest dostosowanie treści świadectwa pracy do modyfikacji w uprawnieniach pracowniczych wprowadzanych nowelizacjami przepisów K.p. Przewiduje ono, że w omawianym dokumencie:

powinna być wykazywana informacja o zwolnieniu od pracy z powodu siły wyżej oraz o urlopie opiekuńczym – odpowiednio w ust. 6 pkt 1 i w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy;
powinna być ujmowana informacja o liczbie dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy – w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy;
wskutek uchylenia art. 179¹p. oraz art. 182^1c § 3 K.p., zapis dotyczący urlopu rodzicielskiego w ust. 6 pkt 6 świadectwa pracy powinien brzmieć po zmianie: „6) wykorzystał urlop rodzicielski w wymiarze ………………… w …………… częściach”.

Pracodawcy powinni wystawiać świadectwa pracy według nowego, pomocniczego wzoru (stanowiącego załącznik do rozporządzenia) począwszy od dnia wejścia w życie znowelizowanych przepisów rozporządzenia z 30 grudnia 2016 r.

Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem

W związku z ustawą z 9 marca 2023 r., przewidującą zmianę art. 186^8a K.p., konieczne jest wydanie nowego rozporządzenia na podstawie znowelizowanego upoważnienia ustawowego. W związku z tym, resort pracy przygotował nowe rozporządzenie regulujące materię wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, które obecnie jest procedowane. Chodzi tu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Jego celem jest uwzględnienie zmian w zakresie urlopów związanych z rodzicielstwem wprowadzonych nowelizacją K.p.

Ww. akt prawny w przeważającej części powiela przepisy znajdujące się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.