Na czym polega ochrona sygnalistów – obowiązki pracodawców

Firma, która otrzyma informację o naruszeniach prawa, może na nią zareagować i uniknąć ewentualnych konsekwencji lub strat. Działania sygnalistów leżą również w interesie publicznym, ponieważ pomagają chronić obywateli i przedsiębiorców przed negatywnymi skutkami takich naruszeń.

Jednak dotąd, z obawy przed działaniami odwetowymi, osoby podejrzewające, że dochodzi do łamania prawa, często rezygnowały z ich zgłaszania. Zmianie tej sytuacji służy Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która przyznaje sygnalistom dodatkową ochronę.

Sygnaliści to osoby fizyczne, które zgłaszają naruszenie prawa lub ujawniają publicznie informacje o naruszeniu prawa, w zakresie podanym ustawie o ochronie sygnalistów, uzyskane w kontekście związanym z pracą.

Sygnalistą może być w szczególności:

pracownik
pracownik tymczasowy
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
przedsiębiorca
prokurent
akcjonariusz lub wspólnik
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy
stażysta
wolontariusz
praktykant.

Sygnaliści mogą zgłaszać lub ujawniać publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem lub po ustaniu:

stosunku pracy
innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.

Od kiedy sygnalista może liczyć na ochronę

Dodatkowa ochrona będzie przysługiwała sygnaliście od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, którą zgłasza lub publicznie ujawnia, jest:

prawdziwa w momencie zgłoszenia lub ujawnienia
informacją o naruszeniu prawa.

Co grozi za zgłaszanie naruszeń, do których nie doszło

Sygnalista może liczyć na ochronę pod warunkiem, że jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach.

Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Kogo dotyczy obowiązek ochrony sygnalistów

Ustawa nakłada nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów na podmioty prawne, w tym podmioty prywatne.

Podmioty prywatne oznaczają:

osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą,
osobę prawną
jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub
pracodawcę.

Artykuł opisuje przede wszystkim sytuację podmiotów prywatnych – przedsiębiorców.

Jak można zgłaszać naruszenia prawa

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje trzy procedury służące informowaniu o naruszeniu prawa:

zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przyjmowanej przez podmiot prawny, w szczególności pracodawców
zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych, czyli przekazywanie informacji Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu
ujawnianie publiczne informacji o naruszeniu prawa, którego zastosowanie powinno mieć wyjątkowy charakter i wymaga przez sygnalistę spełnienia dodatkowych warunków.

Ważne! Osoba zgłaszająca może wybrać, czy chce to zrobić w procedurze wewnętrznej, przyjętej u swojego pracodawcy, czy woli zgłosić naruszenie do właściwego organu w procedurze zewnętrznej.

Sygnalista może zatem dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Które naruszenia prawa podlegają zgłoszeniu

Status sygnalisty może uzyskać osoba, która zgłosi lub ujawni publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą.

Informacja o naruszeniu prawa to:

informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie
- w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował
- w podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą
informacja dotycząca próby ukrycia naruszenia prawa.

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące następujących dziedzin prawa:

korupcji
zamówień publicznych
usług, produktów i rynków finansowych
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
bezpieczeństwa transportu
ochrony środowiska
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
bezpieczeństwa żywności i pasz
zdrowia i dobrostanu zwierząt
zdrowia publicznego
ochrony konsumentów
ochrony prywatności i danych osobowych
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Przedsiębiorca może dodatkowo, w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych, wprowadzić możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach obowiązujących regulacji wewnętrznych, o ile zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i są z nimi zgodne.

Na przykład procedura zgłoszeń wewnętrznych może obejmować naruszenia zakazu dyskryminacji pracowników lub naruszenia obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, które wynikają z obowiązującego u pracodawcy regulaminu pracy.

Co oznacza zakaz stosowania środków odwetowych

W celu zwiększenia poziomu ochrony sygnaliście ustawa o ochronie sygnalistów przyznaje takim osobom dodatkowe środki bezpieczeństwa.

Pracownicy

Wobec pracownika-sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

odmowie nawiązania stosunku pracy
wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy
niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa
obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę
wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu
pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń
przeniesieniu na niższe stanowisko pracy
zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych
przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty
niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy
negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy
nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze
przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu
mobbingu
dyskryminacji
niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu
wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe
nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania
działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego
spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Działaniem odwetowym z powodu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji jest także próba lub groźba zastosowania jednego z wyżej wymienionych działań.

Co istotne, to na pracodawcy spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że jego działanie, na przykład pominięcie przy awansie osoby o statusie sygnalisty, nie jest odwetem.

Pracodawca musi wskazać obiektywne przyczyny swojego działania, niezwiązane ze zgłoszeniem przez sygnalistę naruszenia prawa.

Osoby wykonujące pracę lub usługi na innej podstawie niż umowa o pracę

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na innej podstawie niż stosunek pracy (na przykład umowa cywilnoprawna), dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może być przyczyną działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Pamiętaj! W przypadku osoby wykonującej pracę, usługę, pełniącej funkcję na innej podstawie niż stosunek pracy, zakaz stosowania środków odwetowych wobec pracowników będzie stosowany odpowiednio, czyli na ile jest to możliwe, uwzględniając specyfikę relacji przedsiębiorcy z tą osobą (na przykład ze zleceniobiorcą czy usługodawcą).

Zakaz działań odwetowych stosuje się odpowiednio:

do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności takiej, która go zatrudnia
do osoby pomagającej w zgłoszeniu oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Dodatkowe środki ochrony

Przepisy przewidują dodatkowe środki ochrony sygnalisty, między innymi:

prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienie w przypadku sygnalisty, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych. Minimalna wartość odszkodowania została określona w wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
zgłoszenie dokonane przez sygnalistę nie może być podstawą odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
postanowienia umowne, które bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

Kto musi wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych

Musisz przyjąć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, jeśli, według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, co najmniej 50 osób wykonuje na twoją rzecz pracę zarobkową.

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz przedsiębiorcy trzeba wliczyć:

pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, na przykład w ramach umowy-zlecenia, umowy o świadczenie usług, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Warunek zatrudniania co najmniej 50 osób nie dotyczy podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Te podmioty są zobowiązane do przyjęcia procedury bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz.

Jak przygotować się do wejścia w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Musisz skonsultować projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych z:

zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w twojej firmie, jeżeli nie działa w niej zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wejdzie w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

Pamiętaj! Wszystkie zgłoszenia naruszeń prawa, które wpłyną w ramach procedury wewnętrznej, muszą zostać wpisane do rejestru naruszeń wewnętrznych, do którego prowadzenia zobowiązuje przedsiębiorców ustawa.

Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych

Obowiązkowe elementy procedury

1.	określenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. upoważnienie podmiotu zewnętrznego wymaga zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
2.	sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu” sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych muszą obejmować co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
3.	określenie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnionej do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt. 1, jeżeli zapewniają bezstronność. Ważne! Do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego, nie mogą być upoważnione podmioty zewnętrzne. Przez działanie następcze należy rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny: w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
4.	tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. Podmiot może ustalić przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, ale nie ma takiego obowiązku.
5.	obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
6.	obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt. 3.
7.	maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt. 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
8.	zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo instytucji publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Opcjonalne elementy procedury

1.	wskazanie naruszeń, które dotyczą obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, a zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
2.	wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji.
3.	wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo instytucji publicznej z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.
4.	określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Obowiązek informacyjny w stosunku do kandydatów do pracy

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, pracodawca przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Zachowanie poufności informacji

Przedsiębiorca musi zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem
zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Osoby uprawnione do:

przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych
podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu

muszą mieć pisemne upoważnienie.

Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych.

Dotyczy to także okresu po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Jakie są kary za utrudnianie zgłoszeń oraz działania odwetowe wobec sygnalistów

Kary będą miały zastosowanie do osób fizycznych, które utrudniają dokonanie zgłoszenia, podejmują działania odwetowe, ujawniają dane sygnalisty oraz, pomimo obowiązku, nie ustanawiają procedury zgłoszeń wewnętrznych.

kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeżeli sprawca takiego czynu stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3
kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca takiego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3
kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku
kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

Kiedy przedsiębiorca musi przyjąć procedurę zgłoszeń wewnętrznych

Po wejściu w życie przepisów dotyczących zgłoszeń wewnętrznych (25 września 2024 roku) firmy wykonają pierwsze przeliczenie liczby osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową na 1 stycznia 2025 roku.

Dlatego przedsiębiorcy, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, powinni przyjąć procedurę zgłoszeń wewnętrznych najpóźniej do 1 stycznia 2025 roku.

Warto przyjąć jednak procedurę najszybciej, jak to możliwe.

Natomiast do 25 września 2024 roku procedurę zgłoszeń wewnętrznych powinny przyjąć podmioty, do których nie ma zastosowania warunek zatrudniania co najmniej 50 osób, czyli wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Te podmioty są zobowiązane do przyjęcia procedury bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz.

Źródło: https://www.biznes.gov.pl/