Tzw. trzynastka czyli dodatkowe wynagrodzenie roczne choć nie jest świadczeniem powszechnym, to jednak dość popularnym. Dlatego można spotkać się z wieloma wątpliwościami, z którymi borykają się podmioty ją naliczające.
Jeśli wspomniana należność przysługuje na warunkach określonych w ustawie z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, wówczas powinna być wypłacana w wysokości 8,5% odpowiednio ustalonej podstawy, w której uwzględnieniu podlegają przede wszystkim wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Przy kalkulowaniu trzynastek, polecamy korzystać z przygotowanego przez redakcję SerwisKadrowego.pl kalkulatora, który ułatwia wydajnie pracę i pozwala uniknąć pomyłek.
Sprawdź kalkulator służący obliczaniu trzynastki czyli dodatkowego wynagrodzenia rocznego:
Kalkulator Wynagrodzeń Jak obliczać dodatkowe wynagrodzenie roczne (trzynastkę)
Jak obliczać dodatkowe wynagrodzenie roczne (trzynastkę)
Sposób obliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego
Aby skalkulować „trzynaste wynagrodzenie” należy:
Krok 1. Ustalić właściwą podstawę uwzględniając w niej:
- wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Krok 2. Pomnożyć otrzymaną podstawę przez stopę procentową wynoszącą 8,5%.
Świadczenia nieuwzględniane w podstawie trzynastki
Wyliczając trzynastkę należy odnosić się do regulacji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Należy więc uwzględnić m.in. § 6 przywołanego aktu prawnego, stosownie do którego, przy kalkulowaniu trzynastki nie uwzględnia się takich świadczeń jak:
- jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- nagrody jubileuszowe,
- wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagrody z zakładowego funduszu nagród,
- odprawa emerytalna lub rentowa albo inne odprawy pieniężne,
- wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.
Co więcej, powszechnie przyjęte jest, że nie zalicza się do okresów efektywnie przepracowanych wszystkich nieobecności w pracy pracownika, bez względu na ich przyczyny, odpłatny/nieodpłatny charakter oraz usprawiedliwienie lub jego brak.
Z uwagi na powyższe, pracodawca powinien wyłączyć z podstawy trzynastki wynagrodzenie m.in. za urlop szkoleniowy czy za urlopy okolicznościowe lub zwolnienia od pracy, w tym na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14. roku życia, o którym mowa w art. 188 K.p.
Podsumowując, z podstawy trzynastki odlicza się wynagrodzenie za czas nieświadczenia pracy.
W celu obliczenia kwoty, o jaką podstawa trzynastki ma być zmniejszona, należy zastosować § 5 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. Jak to już wcześniej podkreślano, przepis ten nakazuje ustalać wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, według zasad przewidzianych dla wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki stałe i zmienne przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Ich suma stanowi podstawę dalszych obliczeń.
Do bazy obliczeniowej trzynastki nie powinno wliczać się również np.:
- wpłat do PPK finansowanych przez zakład pracy, gdyż nie stanowią one składnika wynagrodzenia, lecz są świadczeniem dodatkowym (pozapłacowym) ponoszonym na rzecz pracownika, zbliżonym swym charakterem np. do np. pakietów medycznych czy abonamentów sportowych;
- dodatku za wieloletnią pracę (stażowego) wypłacanego za okresy, za które przysługują świadczenia chorobowe (np. zasiłek opiekuńczy i macierzyński) – por. uchwałę Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r. (sygn. akt III PZP 7/03);
- dodatku specjalnego przyznawanego w „budżetówce”, o ile składnik ten jest jednorazowy lub nieperiodyczny oraz jest wypłacany za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie (por. uchwała Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu z 17 października 2017 r., znak 22/14/2017).
Ale by otrzymać trzynastkę, trzeba przepracować w roku co najmniej 6 miesięcy (choć nie zawsze)
Zgodnie z art. 2 przywołanej na wstępie ustawy z 12 grudnia 1997 r.:
- pracownik nabywa prawo do omawianego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego;
- pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, jest uprawniony do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy (w związku z tym, że przepisy nie wymagają, aby 6-miesięczny staż pracy pracownika miał charakter ciągły – może mieć charakter przerywany – przyjmuje się, że w takim przypadku do jego obliczania miesiąc powinien być liczony jako 30 dni na mocy art. 114 K.c. – z tego powodu, wspomniane 6 miesięcy, powinniśmy rozumieć jako 180 dni czy 6 m-cy x 30 dni).
W orzecznictwie SN prezentowany jest pogląd w myśl którego, przy ustalaniu uprawnienia do trzynastki istotny jest okres efektywnego świadczenia pracy, a nie pozostawanie w stosunku pracy. Podkreślono to m.in. w uchwale z 25 lipca 2003 r., sygn. akt III PZP 7/03, uchwale z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP 3/11 oraz wyroku z 18 października 2011 r., sygn. akt I PK 263/10.
W konsekwencji przyjmuje się, że przykładowo okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego oraz opiekuńczego nie podlegają wliczeniu do 6-miesięcznego okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku kalendarzowym.
Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach:
1) nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);
2) zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące;
3) powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;
4) rozwiązania stosunku pracy w związku z:
a) przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
b) przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
c) likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
d) likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;
5) podjęcia zatrudnienia:
a) w wyniku przeniesienia służbowego,
b) na podstawie powołania lub wyboru,
c) w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,
d) w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,
e) po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;
6) korzystania:
- z urlopu wychowawczego,
- z urlopu macierzyńskiego i wprowadzonego od 19 marca 2025 r. – uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
- z urlopu ojcowskiego,
- z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- z urlopu opiekuńczego,
- z urlopu dla poratowania zdrowia,
- przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;
7) korzystania z urlopu rodzicielskiego;
8) wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.
Przykład
Od wielu lat jednym z pełnoetatowych pracowników urzędu miasta jest 50-latek, który:
- otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 4800 zł brutto oraz 20-procentowy dodatek stażowy (wypłacany również m.in. za okresy choroby),
- nabył prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2024 r.,
- w lutym 2024 r. przebywał 2 dni na urlopie bezpłatnym, we wrześniu 2024 r. chorował przez 5 dni (za co należało mu się wynagrodzenie chorobowe), a w grudniu 2024 r. przez 2 dni opiekował się 11-letnim synem, w związku z czym korzystał ze zwolnienia od pracy na mocy art. 188 K.p. (inne nieobecności w pracy w 2024 r. związane były wyłącznie z urlopem wypoczynkowym).
Z uwagi na powyższe, w zaistniałym stanie faktycznym:
- wynagrodzenie za przepracowaną część lutego wyniosło 5184 zł, zgodnie z wyliczeniem: [4800 zł + (4800 zł x 20%)] : 160 godz. czasu nominalnego z lutego 2024 r. = 36 zł; 36 zł x 16 godz. urlopu bezpłatnego = 576 zł; 5760 zł – 576 zł = 5184 zł;
- wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część września wyniosło 4000 zł, zgodnie z wyliczeniem: 4800 zł : 30 = 160 zł; 160 zł x 5 dni choroby = 800 zł; 4800 zł – 800 zł = 4000 zł;
- dodatek stażowy za 09/2024 r. wypłacono w pełnej wysokości, z tym, że na okres absencji chorobowej przypadła kwota 160 zł, co wynika z obliczenia: (4800 zł x 20%) : 30 = 32 zł x 5 dni choroby = 160 zł (ta kwota w myśl najnowszego stanowiska resortu pracy powinna zostać wyłączona z podstawy „trzynastki”);
- wynagrodzenie za 2 dni grudniowej opieki na dzieckiem wyniosło 576 zł zgodnie z wyliczeniem: [4800 zł + (4800 zł x 20%)] : 160 godz. czasu nominalnego z grudnia 2024 r. = 36 zł; 36 zł x 16 godz. opieki = 576 zł (ta kwota również powinna zostać wyłączona z podstawy „trzynastki”).
W konsekwencji dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2024 r. w opisanym przypadku powinno zostać skalkulowane następująco:
- 5760 zł wyn. za 01/2024 + 5184 zł wyn. za 02/2024 pomniejszone z racji urlopu bezpł. + 5760 zł wyn. za 03/2024 + 5760 zł wyn. za 04/2024 + 5760 zł wyn. za 05/2024 + 5760 zł wyn. za 06/2024 + 5760 zł wyn. za 07/2024 + 5760 zł wyn. za 08/2024 + 4000 zł pensji zasadniczej za 09/2024 pomniejszonej o chorobę + 800 zł dodatku stażowego za 09/2024 pomniejszonego o kwotę przypadającą na okres choroby (czyli 960 zł – 160 zł) + 5760 zł wyn. za 10/2024 + 5760 zł wyn. za 11/2024 + 5184 zł wyn. za 12/2024 pomniejszone o należność za 2 dni opieki (czyli 5760 zł – 576 zł) = 67008 zł;
- 67008 zł x 8,5% = 5695,68 zł brutto.
