Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie określają metody ustalania wartości ekwiwalentu za pranie ubrań roboczych. Jednocześnie nie zakazują ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczeń w tym zakresie.
Ażeby zwrot pracownikom kosztów prania roboczej odzieży był zwolniony z ozusowania, może przybierać nie tylko formę ekwiwalentu, ale również postać ryczałtową, o ile ryczałt został rynkowo oszacowany. Takie wnioski płyną z wyroku Sądu Okręgowego w Gdańsku z 14 listopada 2024 r. (sygn. akt VII U 2117/23), w którym dodatkowo podkreślono, że:
- podstawy zwrotu kosztów prania odzieży roboczej nie muszą stanowić jednostkowe rachunki, czy też rachunki roczne pracownika, ale że kwota ekwiwalentna może być określona w drodze ryczałtu;
- w świetle zasad kosztorysowania, w prawie cywilnym dopuszcza się ustalanie wielkości kosztów poniesionych, kosztów należnych na podstawie uśrednionych stawek rynkowych;
- ustawodawca nie przewiduje obowiązków związanych z dokumentowaniem poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej.
W przywołanym orzeczeniu sądowym wskazano, iż:
– zgodnie z art. 237 9 § 1, 2 i 3 Kodeksu pracy (dalej k.p.), pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika;
– obowiązki pracodawcy dotyczące przestrzegania zasad BHP, w tym także dostarczania odzieży roboczej lub wypłaty ekwiwalentu dotyczą również osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osób prowadzących w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą (art. 304 k.p.);
– obowiązek pracodawcy, który jednocześnie jest płatnikiem składek, nie wyczerpuje się w jego powinności nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia. Zakład pracy zobowiązany jest do troski o właściwy stan tych środków, a zatem na nim ciąży ciężar prania i naprawy odzieży. Podmiot zatrudniajacy, co do zasady ma więc obowiązek zapewnienia prania odzieży roboczej, lecz z tego obowiązku może się zwolnić wówczas, gdy wypłaci pracownikowi ekwiwalentu za pranie w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Podkreślić należy, że pracownik może odmówić wykonywania pracy w przypadku niedostarczenia mu środków ochronnych, obowiązek pracodawcy w tym zakresie uznać zatem należy za szczególnie istotny;
– koszt prania poniesiony przez pracownika i metoda jego ustalania nie zostały wskazane w regulacjach k.p., ale jednocześnie w ich treści nie wykluczono możliwości ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczenia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą;
– Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z dnia 21 maja 2019r. (sygn. akt III AUa 1002/18) wskazał, iż w art. 237 9 § 3 k.p. nie określono metody ustalania wartości ekwiwalentu za pranie ubrań, ani nie wyłączono ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczeń, pozostawiając tę kwestię stronom stosunku pracy. Ustawodawca uwzględnia, że ekwiwalent i ryczałt nie mają w języku prawnym jednoznacznej treści; że równa wartość jest cechą pojęciową tylko ekwiwalentu rozumianego jako „równowartość”, a ekwiwalent oznacza nie tylko równowartość, lecz także równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny, to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy;
– Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 16 czerwca 2021r. (sygn. akt III AUa 956/20) dokonując wykładni zawartego w art. 237 9 § 3 k.p. warunku odpowiadania wysokości wypłacanego przez pracodawcę świadczenia poniesionym przez pracownika kosztom, stwierdził, iż nie sformułowano w przepisach metody ustalania wartości ekwiwalentu za pranie ubrań, ani nie zakazano ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczeń, pozostawiając tę kwestię stronom stosunku pracy;
– wykładnię normy 237 9 § 3 k.p. podzielono w wyroku Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 18 stycznia 2018r. (sygn. akt VII U 2453/17) oraz Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 12 marca 2015r., III AUa 533/14), w których stwierdzono, że przyjęta w regulaminie pracy wysokość ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej ustalona w oparciu o ceny rynkowe obowiązujące w pralniach świadczących usługi w regionie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego, zaś tak ustalony ekwiwalent odpowiada kosztom obciążającym pracowników z tytułu prania odzieży i nie zachodzi konieczność dokumentowania poniesionych przez nich wydatków z tego tytułu. Świadczenia te nie stanowią podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych tylko jako ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, które Minister Pracy i Polityki Socjalnej wymienił w § 2 ust. 1 pkt 6 wydanego na podstawie upoważnienia przewidzianego w art. 21 ustawy systemowej – rozporządzenia składkowego, jako rodzaj przychodów wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy;
– z przytoczonej powyżej analizy wyinterpretować należy, że podstawy zwrotu kosztów prania odzieży roboczej nie muszą stanowić jednostkowe rachunki, czy też rachunki roczne pracownika, ale że kwota ekwiwalentna może być określona w drodze ryczałtu. W świetle zasad kosztorysowania, w prawie cywilnym dopuszcza się ustalanie wielkości kosztów poniesionych, kosztów należnych na podstawie uśrednionych stawek rynkowych;
– uśrednienie kosztów, ekwiwalent wyznacza koszt rynkowy prania odzieży jaki poniósłby pracodawca w sytuacji wykonywania tego obowiązku. Skoro zaś jest on cedowany na pracownika to musi być pokrywany przez pracodawcę i nie można wywodzić, że ma on być niższy niż stawki rynkowe. Pracodawca nie może bowiem wymagać od pracownika, aby dokonywał on prania we własnym zakresie po to, aby obniżyć koszt w stosunku do cen pralni uwzględniających przede wszystkim wysoki koszt samej usługi;
– uznając, że prawnie dopuszczalne było ustalenie przez płatnika wysokości zwrotu za pranie odzieży w kwocie rynkowej uśrednionej w zależności od stanowiska pracy i kwota ta jest ekwiwalentna, za bezpodstawne uznać należy oczekiwanie od pracodawców wykazywania indywidualnej wysokości ponoszonych kosztów. Ustalenie wartości rynkowej średniej prania ma na celu zwolnienie z obowiązku indywidualizacji każdej sytuacji. Gdyby ustawa do tego zobowiązywała, wymagałoby to zatrudnienia dodatkowych pracowników celem kontroli rachunków, ilości prania etc. Takie działanie z pewnością nie mieści się w granicach wykładni art. 237 9 k.p.;
– za dozwoloną należy uznać sytuację, w której pracodawca ceduje pranie na pracowników za ich zgodą, zaś potwierdzonym sposobem naliczenia kosztów jest ustalenie ekwiwalentu za pranie odzieży na poszczególnych stanowiskach z uwzględnieniem ilości odzieży na danym stanowisku i wypłacanym w zależności od faktycznie przepracowanych dni w danym okresie rozliczeniowym;
– w prawie pracy rozliczenia ryczałtowe nie są przypadkiem odosobnionym i nie dotyczą tylko ekwiwalentu (ryczałtu) za pranie odzieży roboczej, ale także np. ryczałtowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe czy ryczałtu/ekwiwalentu za prace zdalną. Jak w wskazuje się w piśmiennictwie (zob. A. Sobczyk [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 6, 2023 – art. 67 24) ekwiwalent lub ryczałt powinny być obliczone przy uwzględnieniu w szczególności norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego cen rynkowych. Mając na uwadze orzecznictwo na kanwie ekwiwalentów dot. odzieży roboczej należy uznać, że zarówno ryczałt, jak i ekwiwalent nie muszą idealnie odpowiadać rzeczywiście ponoszonym kosztom lub zużyciu sprzętu. Jednak istotne niedoszacowanie ekwiwalentu lub ryczałtu uzasadnia roszczenie uzupełniające ze strony pracownika. Z kolei istotne przeszacowanie może oznaczać, że nadmiarowe świadczenia zostaną uznane za przychód ze stosunku pracy do opodatkowania;
– przedstawiony pogląd odnieść należy także do oskładkowania, zatem istotne przeszacowanie ekwiwalentu za pranie odzieży może oznaczać, że nadmiarowe świadczenia zostaną uznane za przychód ze stosunku pracy podlegający składce na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne;
– co istotne, nie można tracić z pola widzenia, że przy dość niskim wynagrodzeniu miesięcznym za stosunkowo proste prace, np. pakowacza czy tapicera klejarza, niewymagające szczególnych kwalifikacji, ale jednocześnie skutkujące dużym zabrudzeniem i koniecznością częstego prania licznej odzieży roboczej, sporny ekwiwalent może wydawać się stosunkowo wysoki na tle wynagrodzenia zasadniczego. Kiedy jednak odnosi się to do kwot wypłacanych osobie z wyższym wynagrodzeniem zasadniczym wynikającym z wyższych kwalifikacji, a jednocześnie niskim ekwiwalentem wynikającym z faktu prania wyłącznie fartucha i to ze znacznie niższą częstotliwością niż odzież pracowników klejarni, widać wyraźnie, że mechanizm zastosowany przez płatnika jest prawidłowy i nie powinien on budzić wątpliwości. Uwzględnia on w szczególności charakter prawny spornego składnika jakim jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej dekodowany na tle całokształtu przepisów kodeksu pracy obejmujących poszczególne składniki wynagrodzenia za pracę;
– art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za przychody uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na rodzaj finansowania tych wypłat i świadczeń (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przychód wypłacony lub pozostawiony do dyspozycji pracownika w danym miesiącu stanowi zatem podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia za ten miesiąc, w którym został wypłacony bez względu na to, jakiego okresu dotyczy;
– podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe (art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgodnie zaś z art. 81 ust 1 i 6 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przy czym podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez ubezpieczonych niebędącymi płatnikami składek, potrąconych przez płatników ze środków ubezpieczonego;
– stosownie do treści art. 41 ust. 1 ustawy systemowej płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym do rozliczania składek. W raportach imiennych płatnik rozlicza składki zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i ubezpieczenie zdrowotne (art. 41 ust. 3 ustawy systemowej);
– zgodnie z treścią § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego, podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych;
– wskazaną regulację należy pojmować niezależnie od unormowania art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż jedynym źródłem wyłączenia tych przychodów z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia pozostaje § 2 rozporządzenia;
– z przepisami tymi koresponduje opisany wcześniej art. 237 9 § 3 k.p., zawierający nieskonstruowane w przepisach z zakresu ubezpieczenia społecznego, legalne określenie tegoż źródła przychodu jako ekwiwalent o charakterze pieniężnym, odpowiadający kosztom, które poniósł pracownik. Ustalenie, że kwota wypłacana przez pracodawcę jako ekwiwalent nie jest dokładnie równa poniesionym kosztom, uwzględnia zarówno sytuację, w której jest wyższa aniżeli koszt rzeczywisty oraz jest od tego kosztu niższa i pracownik mógłby żądać pokrycia poniesionego wydatku w całości. Żaden z tych przypadków nie ma jednak wpływu na ocenę świadczenia kompensującego poniesiony przez pracownika koszt prania odzieży roboczej z perspektywy ubezpieczeń społecznych, ponieważ zachowany jest cel i istota umieszczenia tych wypłat w katalogu wyłączeń przewidzianych w § 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego. Nie istnieje zatem uzasadnienie do włączenia takiego świadczenia do podstawy wymiaru składki, która w konsekwencji nie posłuży do obliczenia wysokości świadczenia emerytalnego i rentowych (vide: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 kwietnia 2017r., II UK 198/16) . W wyroku tym Sąd Najwyższy zwrócił także uwagę na to, że jeżeli prawodawca używa nazwy ekwiwalent, to uwzględnia, że ekwiwalent i ryczałt nie mają w języku prawnym jednoznacznej treści; że równa wartość jest cechą pojęciową tylko ekwiwalentu rozumianego jako „równowartość”, a ekwiwalent oznacza nie tylko równowartość, lecz także równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych;
– raz jeszcze podkreślić należy, że ustawodawca nie przewiduje obowiązków związanych z dokumentowaniem poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej (cytowany wyżej wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 12 marca 2015r., III AUa 533/14). Dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Po stronie pracodawcy powstałby obowiązek zbierania tego typu informacji i zarządzania nimi, co wymagałoby dodatkowej pracy, a pracownicy, którzy nie zdecydowaliby się na korzystanie z pralni, musieliby przedstawiać szczegółowe wyliczenia uwzględniające rzeczywiste koszty środków piorących, cen energii, wody, itp. W efekcie powstałoby duże prawdopodobieństwo, że koszt rejestracji i kontroli tychże danych przez pracodawcę mógłby przekraczać wartość otrzymywanych przez pracowników świadczeń.
