Rozliczanie delegacji – diety i inne należności za podróże służbowe [Aktualizacja: 28-07-2022]

Sposób rozliczania delegacji odbywanych przez zatrudnione osoby zależy przede wszystkim od tego, czy rozliczanie to dokonywane jest na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, czy też w oparciu o regulacje wewnątrzzakładowe. Tak czy inaczej, dieta delegacyjna nie może być niższa od diety należnej za delegację krajową wypłacaną w budżetówce, która od 28 lipca 2022 r. wynosi 38 zł (wcześniej wynosiła 30 zł).

Tzw. budżetówka rozliczając delegacje musi stosować przepisy ww. rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.

Podmioty prywatne w zakresie rozliczania delegacji mają wybór i mogą stosować:

• reguły wskazane w przywołanym wyżej akcie prawnym lub
• własne zasady organizowania oraz opłacania podróży służbowych, które powinny wynikać wprost z układu zbiorowego pracy lub w regulaminu wynagradzania, bądź umowy o pracę, jeżeli w zakładzie nie obowiązuje żaden ze wspomnianych aktów normatywnych. Zasady te nie mogą ustanawiać wysokości diety za dobę delegacji (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na poziomie niższym niż krajowa dieta przewidziana dla budżetówki.

Zauważmy, że w myśl Sąd Najwyższy w wyrok z 3 marca 2016 r., sygn. akt II PK 3/15, stwierdził, że: „(…) że przepisy wykonawcze (rozporządzenie o podróżach służbowych – przypis redakcji) ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 K.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. (…)”.

Ten sam pogląd został zaprezentowany w wyroku SN z 7 lipca 2016 r., sygn. akt I PK 211/15.

Na mocy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., zatrudnionej osobie wysłanej w delegację poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, przysługują:

• diety oraz
• zwrot:
  • kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
  • kosztów dojazdów (alternatywnie ryczałt),
  • kosztów noclegów bądź ryczałt za nocleg,
  • innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Diety

Dieta w czasie delegacji krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Obecnie wynosi ona 38 zł za dobę podróży. Jej finalna wysokość zależy od czasu podróży służbowej, który liczy się od momentu rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

W przypadku podróży zagranicznych diety należne są w wysokościach wskazanych w załączniku do rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. (ich kwoty wskazane są na końcu artykułu).

Należność z tytułu diet zagranicznych oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Diety zagraniczne również podlegają pomniejszaniu tytułem posiłków zapewnionych pracownikowi. Każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolacja – 30% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Zwrot kosztów noclegów

W przypadku delegacji krajowej zwrot kosztów noclegu przysługuje:

• w wysokości stwierdzonej rachunkiem / fakturą, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki krajowej diety (tj. nie wyższej niż 760 zł) albo
• w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli obecnie 57 zł (pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00).

Zwrot z tytułu noclegu nie przysługuje:

• gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,
• kiedy pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
• za czas przejazdu w delegacji.

W przypadku zagranicznej podróży służbowej tytułem zwrotu kosztów noclegów należy się:

• rekompensata na podstawie przedłożonego rachunku hotelowego w granicach limitu określonego dla danego kraju (limity podane są w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego),
• jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za hotel, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 25% limitu określonego na noclegi w hotelu dla danego kraju.

Zwrot kosztów noclegu nie jest należny gdy zakład pracy lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Pracodawca ma prawo w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej wyżej wymienione limity.

Zwrot kosztów przejazdów

Przejazdy i związane z tym koszty to nieodzowny element każdej podróży służbowej. Dlatego też delegowanemu należy się zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Pracodawca, na wniosek pracownika jest uprawniony do wyrażenia zgody na przejazd w podróży krajowej autem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością zakładu pracy. W takich okolicznościach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na terenie Polski trwającej co najmniej 10 kolejnych kalendarzowych dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zwrot za koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej w delegacji krajowej

Zatrudniona osoba bardzo często musi się przemieszczać po miejscowości docelowej w delegacji. Na tę okoliczność należy się jej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety czyli aktualnie 7,6 zł. Wspomniana należność nie przysługuje pracownikowi, który nie ponosi kosztów dojazdów.

Zamiast ryczałtu pracownik na swój wniosek pozytywnie rozpatrzony przez pracodawcę otrzymuje zwrot na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w kwocie faktycznie poniesionej.

Zwrot za koszty dojazdów w delegacji zagranicznej

Osoba przebywająca w delegacji poza granicami Rzeczpospolitej niejednokrotnie dojeżdża z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Z tego tytułu należny jest jej ryczałt na pokrycie związanych z tym kosztów w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli zatrudniony ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Dodatkowo podwładny w celu pokrycia mu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej powinien otrzymać ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ww. ryczałty nie przysługują jeżeli:

• podróż zagraniczna odbywana jest służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
• delegowany ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Zwrot innych wydatków

Przy zagranicznych podróżach służbowych zatrudnionemu należy się dodatkowo:

• zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów,
• zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Ponadto zatrudnionemu tytułem delegacji przysługuje zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np.:

• opłaty za bagaż,
• opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
• postój w strefie płatnego parkowania,
• miejsca parkingowe,
• inne konieczne wydatki wiążące się bezpośrednio z przebywaniem w delegacji.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach