Rozliczanie delegacji – diety i inne należności za podróże służbowe [Aktualizacja: 28-07-2022]

Sposób rozliczania delegacji odbywanych przez zatrudnione osoby zależy przede wszystkim od tego, czy rozliczanie to dokonywane jest na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, czy też w oparciu o regulacje wewnątrzzakładowe. Tak czy inaczej, dieta delegacyjna nie może być niższa od diety należnej za delegację krajową wypłacaną w budżetówce, która od 28 lipca 2022 r. wynosi 38 zł (wcześniej wynosiła 30 zł).

Tzw. budżetówka rozliczając delegacje musi stosować przepisy ww. rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.

Podmioty prywatne w zakresie rozliczania delegacji mają wybór i mogą stosować:

• reguły wskazane w przywołanym wyżej akcie prawnym lub
• własne zasady organizowania oraz opłacania podróży służbowych, które powinny wynikać wprost z układu zbiorowego pracy lub w regulaminu wynagradzania, bądź umowy o pracę, jeżeli w zakładzie nie obowiązuje żaden ze wspomnianych aktów normatywnych. Zasady te nie mogą ustanawiać wysokości diety za dobę delegacji (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na poziomie niższym niż krajowa dieta przewidziana dla budżetówki.

Zauważmy, że w myśl Sąd Najwyższy w wyrok z 3 marca 2016 r., sygn. akt II PK 3/15, stwierdził, że: „(…) że przepisy wykonawcze (rozporządzenie o podróżach służbowych – przypis redakcji) ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 K.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. (…)”.

Ten sam pogląd został zaprezentowany w wyroku SN z 7 lipca 2016 r., sygn. akt I PK 211/15.

Na mocy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., zatrudnionej osobie wysłanej w delegację poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, przysługują:

• diety oraz
• zwrot:
  • kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
  • kosztów dojazdów (alternatywnie ryczałt),
  • kosztów noclegów bądź ryczałt za nocleg,
  • innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Diety

Dieta w czasie delegacji krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Obecnie wynosi ona 38 zł za dobę podróży. Jej finalna wysokość zależy od czasu podróży służbowej, który liczy się od momentu rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

Czas krajowej podróży służbowej	Wysokość krajowej diety	Pomniejszanie diety o zapewniony pracownikowi posiłek
Podróż trwająca nie dłużej niż dobę mniej niż 8 godzin	dieta nie przysługuje	Przy zmniejszaniu diety każdy posiłek stanowi odpowiednio: ·        śniadanie – 25% diety (9,50 zł tj. 25% z kwoty 38 zł); ·        obiad – 50% diety (19 zł tj. 50% z kwoty 38 zł); ·        kolacja – 25% diety (9,50 zł).
Podróż trwająca nie dłużej niż dobę od 8 do 12 godzin	19 zł czyli 50% pełnej diety
Podróż trwająca nie dłużej niż dobę ponad 12 godzin	38 zł
Podróż trwająca dłużej niż dobę – za każdą dobę	38 zł
Podróż dłuższa niż dobę – za niepełną, ale rozpoczętą dobę – trwająca do 8 godzin	19 zł czyli 50% pełnej kwoty diety należnej za dobę delegacji
Podróż dłuższa niż dobę – za niepełną, ale rozpoczętą dobę – trwająca ponad 8 godzin	38 zł
Ważne! W opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyrażonej w stanowisku z 16 kwietnia 2013 r., obniżanie krajowych diet tytułem zapewnianych posiłków powinno odbywać się każdorazowo poprzez mnożenie pełnej kwoty 38 zł przez stosowną stawkę procentową w zależności od zagwarantowanego pracownikowi posiłku. Regułę tę stosuje się także w przypadkach, kiedy stosowne pomniejszenie dokonywane jest w odniesieniu do niepełnej diety (należnej przykładowo przy wyjeździe służbowym trwającym do 12 godzin). Odmienne zdanie w tej sprawie wyraził natomiast Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 18 czerwca 2019 r. (sygn. akt III Sa/Wa 2494/18), uznając, że w przypadku, gdy pracownikowi przysługuje określony procent „bazowej” (pełnej) kwoty diety z uwagi np. na długość trwania delegacji lub w przypadku niepełnej lecz rozpoczętej doby w delegacji trwającej krócej niż 8 godzin, wówczas: w pierwszej kolejności w razie zapewnienia pracownikowi posiłku / posiłków w delegacji należy dokonać stosownego pomniejszenia o kwotę będącą wynikiem przemnożenia pełnej kwoty diety (38 zł) przez stosowną stawkę procentową przewidzianą dla konkretnego posiłku, który zagwarantowano zatrudnionemu; następnie należy dokonać stosownego pomniejszenia ustalonej w powyższy sposób „częściowej” diety o procent zależny od czasu trwania podróży. W ocenie WSA, przyjęcie odmiennej interpretacji przepisów (i innej kolejności obliczeń) doprowadziłoby do absurdalnych rezultatów, w których pracownik przebywający w krajowej podróży służbowej np. do 12 godzin mógłby nie otrzymać żadnego ekwiwalentu w postaci diety przy zapewnieniu mu częściowego dziennego wyżywienia. Podobny pogląd zaprezentowano wcześniej w wyroku WSA z Warszawy z 25 lutego 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 2227/14). Przykładowo, jeśli podróż na terenie RP trwała 11 godzin, a pracownik miał zapewnione śniadanie, zdaniem resortu pracy dieta powinna wynieść tylko 9,50 zł (38 zł x 25% = 9,50 zł; 19 zł – 9,50 zł = 9,50 zł), ale jeśli był to obiad, to już diety w ogóle nie ma (38 zł x 50% = 19 zł; 19 zł – 19 zł = 0 zł). Zgodnie zaś z przytoczonymi wyrokami WSA z 18 czerwca 2019 r. (sygn. akt III Sa/Wa 2494/18) oraz z 25 lutego 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 2227/14), obliczenia w przedstawionych wyżej okolicznościach powinny wyglądać następująco: przy zapewnionym śniadaniu: 38 zł (pełna dieta) x 25% = 9,50 zł; 38 zł – 9,50 zł = 28,50 zł; 28,50 zł x 50% (pomniejszenie diety tytułem tego, że podróż trwała 11 godz.) = 14,25 zł, przy zapewnionym obiedzie: 38 zł x 50% = 19 zł; 38 zł – 19 zł = 19 zł; 19 zł x 50% = 9,50 zł). Metoda wyliczeń, za którą opowiedziano się w ww. wyrokach WSA jest korzystna dla zatrudnionych osób. Niestety stosując ją należy liczyć się z tym, że wypłacone diety w wysokości wyliczonej z korzyścią dla podwładnego, zostaną uznane przez ZUS i fiskus (np. w toku kontroli) za przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

W przypadku podróży zagranicznych diety należne są w wysokościach wskazanych w załączniku do rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. (ich kwoty wskazane są na końcu artykułu).

Należność z tytułu diet zagranicznych oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

 

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Diety zagraniczne również podlegają pomniejszaniu tytułem posiłków zapewnionych pracownikowi. Każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolacja – 30% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Zwrot kosztów noclegów

W przypadku delegacji krajowej zwrot kosztów noclegu przysługuje:

• w wysokości stwierdzonej rachunkiem / fakturą, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki krajowej diety (tj. nie wyższej niż 760 zł) albo
• w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli obecnie 57 zł (pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00).

Zwrot z tytułu noclegu nie przysługuje:

• gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,
• kiedy pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
• za czas przejazdu w delegacji.

W przypadku zagranicznej podróży służbowej tytułem zwrotu kosztów noclegów należy się:

• rekompensata na podstawie przedłożonego rachunku hotelowego w granicach limitu określonego dla danego kraju (limity podane są w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego),
• jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za hotel, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 25% limitu określonego na noclegi w hotelu dla danego kraju.

Zwrot kosztów noclegu nie jest należny gdy zakład pracy lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Pracodawca ma prawo w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej wyżej wymienione limity.

Zwrot kosztów przejazdów

Przejazdy i związane z tym koszty to nieodzowny element każdej podróży służbowej. Dlatego też delegowanemu należy się zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Pracodawca, na wniosek pracownika jest uprawniony do wyrażenia zgody na przejazd w podróży krajowej autem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością zakładu pracy. W takich okolicznościach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na terenie Polski trwającej co najmniej 10 kolejnych kalendarzowych dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zwrot za koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej w delegacji krajowej

Zatrudniona osoba bardzo często musi się przemieszczać po miejscowości docelowej w delegacji. Na tę okoliczność należy się jej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety czyli aktualnie 7,6 zł. Wspomniana należność nie przysługuje pracownikowi, który nie ponosi kosztów dojazdów.

Zamiast ryczałtu pracownik na swój wniosek pozytywnie rozpatrzony przez pracodawcę otrzymuje zwrot na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w kwocie faktycznie poniesionej.

Zwrot za koszty dojazdów w delegacji zagranicznej

Osoba przebywająca w delegacji poza granicami Rzeczpospolitej niejednokrotnie dojeżdża z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Z tego tytułu należny jest jej ryczałt na pokrycie związanych z tym kosztów w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli zatrudniony ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Dodatkowo podwładny w celu pokrycia mu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej powinien otrzymać ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ww. ryczałty nie przysługują jeżeli:

• podróż zagraniczna odbywana jest służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
• delegowany ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Zwrot innych wydatków

Przy zagranicznych podróżach służbowych zatrudnionemu należy się dodatkowo:

• zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów,
• zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Ponadto zatrudnionemu tytułem delegacji przysługuje zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np.:

• opłaty za bagaż,
• opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
• postój w strefie płatnego parkowania,
• miejsca parkingowe,
• inne konieczne wydatki wiążące się bezpośrednio z przebywaniem w delegacji.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach 

Lp.	Państwo	Waluta	Kwota diety	Kwota limitu na nocleg
1	Afganistan	EUR	47	140
2	Albania	EUR	41	120
3	Algieria	EUR	50	200
4	Andora	EUR	50	160
5	Angola	USD	61	180
6	Arabia Saudyjska	EUR	45	180
7	Argentyna	USD	50	150
8	Armenia	EUR	42	145
9	Australia	AUD	88	250
10	Austria	EUR	52	130
11	Azerbejdżan	EUR	43	150
12	Bangladesz	USD	50	120
13	Belgia	EUR	48	160
14	Białoruś	EUR	42	130
15	Bośnia i Hercegowina	EUR	41	100
16	Brazylia	EUR	43	120
17	Bułgaria	EUR	40	120
18	Chile	USD	60	120
19	Chiny	EUR	55	170
20	Chorwacja	EUR	42	125
21	Cypr	EUR	43	160
22	Czechy	EUR	41	120
23	Dania	DKK	406	1.300
24	Egipt	USD	55	150
25	Ekwador	USD	44	110
26	Estonia	EUR	41	100
27	Etiopia	USD	55	300
28	Finlandia	EUR	48	160
29	Francja	EUR	50	180
30	Gibraltar	GBP	35	200
31	Grecja	EUR	48	140
32	Gruzja	EUR	43	140
33	Hiszpania	EUR	50	160
34	Hongkong	USD	55	250
35	Indie	EUR	38	190
36	Indonezja	EUR	41	110
37	Irak	USD	60	120
38	Iran	EUR	41	95
39	Irlandia	EUR	52	160
40	Islandia	EUR	56	160
41	Izrael	EUR	50	150
42	Japonia	JPY	7.532	22.000
43	Jemen	USD	48	160
44	Jordania	EUR	40	95
45	Kambodża	USD	45	100
46	Kanada	CAD	71	190
47	Katar	EUR	41	200
48	Kazachstan	EUR	41	140
49	Kenia	EUR	41	150
50	Kirgistan	USD	41	150
51	Kolumbia	USD	49	120
52	Kongo, Demokratyczna Republika Konga	USD	66	220
53	Korea Południowa	EUR	46	170
54	Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna	EUR	48	170
55	Kostaryka	USD	50	140
56	Kuba	EUR	42	110
57	Kuwejt	EUR	39	200
58	Laos	USD	54	100
59	Liban	USD	57	150
60	Libia	EUR	52	100
61	Liechtenstein	CHF	88	200
62	Litwa	EUR	39	130
63	Luksemburg	EUR	48	160
64	Łotwa	EUR	57	132
65	Macedonia	EUR	39	125
66	Malezja	EUR	41	140
67	Malta	EUR	43	180
68	Maroko	EUR	41	130
69	Meksyk	USD	53	140
70	Mołdowa	EUR	41	85
71	Monako	EUR	50	180
72	Mongolia	EUR	45	140
73	Niderlandy	EUR	50	130
74	Niemcy	EUR	49	150
75	Nigeria	EUR	46	240
76	Norwegia	NOK	451	1.500
77	Nowa Zelandia	USD	58	180
78	Oman	EUR	40	240
79	Pakistan	EUR	38	200
80	Palestyńska Władza Narodowa	EUR	50	150
81	Panama	USD	52	140
82	Peru	USD	50	150
83	Portugalia	EUR	49	120
84	Republika Południowej Afryki	USD	52	275
85	Rosja	EUR	48	200
86	Rumunia	EUR	38	100
87	San Marino	EUR	48	174
88	Senegal	EUR	44	120
89	Republika Serbii i Republika Czarnogóry	EUR	40	100
90	Singapur	USD	56	230
91	Słowacja	EUR	43	120
92	Słowenia	EUR	41	130
93	Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym: – Nowy Jork – Waszyngton	USD	59	200
				350 300
94	Syria	USD	50	150
95	Szwajcaria	CHF	88	200
96	Szwecja	SEK	459	1.800
97	Tadżykistan	EUR	41	140
98	Tajlandia	USD	42	110
99	Tajwan	EUR	40	142
100	Tanzania	USD	53	150
101	Tunezja	EUR	37	100
102	Turcja	USD	53	173
103	Turkmenistan	EUR	47	90
104	Ukraina	EUR	41	180
105	Urugwaj	USD	50	80
106	Uzbekistan	EUR	41	140
107	Wenezuela	USD	60	220
108	Węgry	EUR	44	130
109	Wielka Brytania	GBP	35	200
110	Wietnam	USD	53	160
111	Włochy	EUR	48	174
112	Wybrzeże Kości Słoniowej	EUR	33	100
113	Zimbabwe	EUR	39	90
114	Zjednoczone Emiraty Arabskie	EUR	39	200
115	Państwa inne niż wyżej wymienione	EUR	41	140