Identyfikator podatkowy cudzoziemca – PESEL czy NIP [Aktualizacja: 01-01-2020]

Podmioty podejmujące współpracę z obcokrajowcem nierzadko nie wiedzą jakim identyfikatorem podatkowym powinien on posługiwać się w Polsce (PESEL czy NIP) oraz czy mają obowiązek występowania o taki identyfikator. Jest to zagadnienie szczególnie istotne m.in. z punktu widzenia wystawiania druków PIT-11 dla cudzoziemców.

Jeśli chodzi o pierwsze pytanie to podkreślmy, że w myśl art. 3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, identyfikatorem podatkowym jest:

1) numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;

2) numer NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2 ww. ustawy (chodzi tu np. o osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych).

Tymczasem, na mocy z art. 7 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2018 r. – w rejestrze PESEL gromadzone są dane:

1)  obywateli polskich zamieszkujących na terytorium RP;

2) obywateli polskich zamieszkujących poza granicami RP w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;

3) cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Do końca 2017 r. obcokrajowiec, co do zasady, najczęściej nie miał obowiązku posiadania numeru PESEL. A to oznaczało, że w większości przypadków podlegał on ewidencji NIP.

O nadanie numeru NIP – w myśl art. 5 ust. 1 przywołanej wyżej ustawy z 13 października 1995 r. – występuje podatnik czyli w analizowanych okolicznościach cudzoziemiec. Biorąc jednak chociażby barierę językową, pracodawcy dość często pomagają w tym zakresie obcokrajowcom, choć takiego obowiązku nie mają.

Celem uzyskania ze skarbówki numeru NIP, należy złożyć formularz NIP-7 – zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem (którego aktualny wzór dostępny jest m.in. na stronach internetowych MF: http://www.finanse.mf.gov.pl).

Wskutek zmiany przepisów, obecnie (od 2018 r.) numer PESEL nadawany jest zasadniczo wszystkim cudzoziemcom  dokonującym zameldowania w Polsce na pobyt stały lub czasowy.

W myśl art. 41 ustawy o ewidencji ludności, w przypadku obcokrajowców obowiązek meldunkowy powstaje:

• najpóźniej w 30. dniu od przyjazdu do miejsca pobytu w Polsce — jeśli chodzi o:
  • obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej (UE) lub członka jego rodziny,
  • obywatela państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) — strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub członka rodziny takiego cudzoziemca,
  • obywatela Konfederacji Szwajcarskiej lub członka jego rodziny,
• najpóźniej w 4. dniu od przyjazdu do miejsca pobytu w Polsce — jeśli chodzi o cudzoziemca, który nie zalicza się do żadnej z powyższych grup.

Rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonuje organ gminy (miasta), właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy cudzoziemca.

Jeśli obcokrajowiec nie może się zameldować, a potrzebuje numeru PESEL, ma prawo złożyć wniosek w urzędzie gminy (miasta).

Procedura uzyskania PESEL w przypadku cudzoziemców opisana jest na stronie: https://obywatel.gov.pl/meldunek/obowiazek-meldunkowy.

Z uwagi na powyższe, urzędy skarbowe coraz częściej odmawiają nadania obcokrajowcom numerów NIP powołując się na opisaną nowelizację przepisów.

Zaznaczmy, że brak numeru PESEL w sytuacji, w której cudzoziemiec spełnia warunki do jego nadania, może spowodować np. problemy z wysyłką druków PIT-11, w których trzeba wskazać m.in. właściwy identyfikator podatkowy. Dotyczy to przede wszystkim tych sytuacji, kiedy na PIT-11 obcokrajowca wykazany jest adres na terenie RP.

Przypomnijmy, że od 2019 r. jest mniej czasu na przygotowanie i przesłanie informacji podatkowych PIT-11, PIT-8C, PIT-R do urzędów skarbowych. Wszyscy płatnicy od nowego roku są zobowiązani do przesyłania ich do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 31 stycznia następującego po roku podatkowym.

W opinii resortu finansów:

• zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy o ewidencji ludności, w rejestrze PESEL gromadzone są dane m.in. cudzoziemców zamieszkujących na terytorium RP,
• jednocześnie art. 41 ww. ustawy stanowi, że cudzoziemiec jest zobligowany zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego najpóźniej odpowiednio 30. albo 4. dnia liczony od dnia przybycia do tego miejsca,
• niedopełnienie wspomnianego obowiązku zameldowania zagrożone jest karą grzywny,
• z nadaniem NIP wiąże się nierozerwalnie dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego, a zgłoszenia tego nie dokonują podatnicy będący osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzący działalności gospodarczej lub niebędący zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług.

W PIT-11 dopuszczalny ciąg cyfr „9999999999”

Pracodawcy radząc sobie w praktyce z elektroniczną wysyłką PIT-11 w przypadku, gdy obcokrajowiec nie posiada numeru PESEL ani NIP, wpisują zamiast niego same „dziewiątki”. Przy PITach za 2018 r. i 2019 r. resort finansów wyjątkowo jeszcze dopuszcza takie rozwiązanie.

Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że:

• system e-Deklaracje warunkowo w 2019 r. informacje PIT-11 za 2019 r. dla cudzoziemca przyjmie z identyfikatorem podatkowym, w którym wpisany będzie ciąg cyfr „9999999999”;
• od 2021 r. nie będzie już takiej możliwości.