Jak wypełniać ZUS ZWUA od 2019 r. czyli po zmianach przepisów o dokumentacji pracowniczej

Zostań Mistrzem Kadr i Płac - Wiedza z Najwyższej Półki - Sklep.SerwisKadrowego.pl

Od 1 stycznia 2019 r., z powodu znaczących modyfikacji przepisów z zakresu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, zmienił się druk ZUS ZWUA. Dodano w nim przede wszystkim blok V. – „Rozwiązanie/Wygaśnięcie stosunku pracy/stosunku służbowego”, w którym płatnik składek wpisuje:

  • w polu 01 – datę rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
  • w polu 02 – kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego,
  • w polu 03 – kod podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego.

Kody wygaśnięcia/trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego oraz kody podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego opisaliśmy w artykule: Nowości w dokumentacji ZUS i stosowanych w niej kodach.

Poniżej zestawienie najciekawszych pytań i odpowiedzi dotyczących ZUS ZWUA:

1. Czy blok V w formularzu ZUS ZWUA  dotyczy również zleceniobiorców?

Cały blok IV na ZUS RIA i blok V na ZWUA – rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (powołania, mianowania, wyboru).

W ZUS RIA za zleceniobiorców wypełnia się pozostałe bloki – ale tylko te, które dotyczą danego zleceniobiorcy.

Blok V na ZUS ZWUA jest wypełniany za pracowników, z którymi nastąpiło rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku służbowego od 01.01.2019 r.

Dodatkowo blok dotyczący rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego wypełnia się tylko wtedy, gdy nastąpiło ostateczne rozwiązanie stosunku pracy – jeśli następuje zmiana schematu podlegania to pracodawca nie wypełnia tego bloku.

2. Czy pola dotyczące podstawy prawnej oraz kodu wygaśnięcia (ZWUA V.02 oraz V.03) są wymagalne tylko dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, czy również będą wymagalne dla umów cywilnoprawnych?

Cały blok V – rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Pracodawca wypełnia ten blok za pracowników, w przypadku których nastąpiło rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku służbowego od 1.01.2019 r. Dodatkowo blok ten zakład pracy uzupełnia wtedy, gdy nastąpiło ostateczne rozwiązanie stosunku pracy. Jeśli następuje zmiana schematu podlegania ubezpieczeniom (w przypadku zleceniobiorcy) to pracodawca nie wypełnia tego bloku.

3. Kod przyczyny wyrejestrowania 800 (przejście z art. 23¹). Jakiego należy użyć kodu wygaśnięcia/rozwiązania oraz kodu podstawy prawnej pola (ZWUA V.02 oraz V.03)?

Jeżeli   została   podana   przyczyna   wyrejestrowania   800,   to   bloku   V   nie   wypełnia   się.    Blok V wypełnia się dla kodu wyrejestrowania 100 i 500.

4. Czy w przypadku zmiany kodu tytułu ubezpieczenia (a co za tym idzie przesłaniu ZWUA) powinno się podać kod wygaśnięcia oraz podstawę prawną (ZWUA V.02 oraz V.03) – np. pracownik staje się osobą niepełnosprawną?

Nie. Cały blok V dokumentu ZWUA (a nie wybrane pola) musi być wypełniony, gdy data wyrejestrowania jest od 1.01.2019 r. oraz gdy kod przyczyny wyrejestrowania jest 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia).

W przypadku gdy jest jednocześnie składany dokument ZUS ZUA z kodem takim, że różnica jest tylko na 5 lub 6 znaku to nie jest weryfikowany blok V dokumentu ZUS ZWUA.

W przypadku zastosowania kodu przyczyny wyrejestrowania 500- zgon osoby ubezpieczonej blok V musi być zawsze wypełniony.

Dla kodów przyczyny wyrejestrowania:

600 – inna przyczyna wyrejestrowania

700 – zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej

800 – wyrejestrowanie pracownika w związku z przejęciem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 23¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r Kodeks pracy,

Mamy dla Ciebie aktualną publikację z tematyki: :

Dokumentacja Pracownicza - zmiany od 2019 r.

blok V nie jest wypełniany.

5. Czy pole rodzaj strona z inicjatywy V.05 na dokumencie ZUS ZWUA jest polem obowiązkowym i kiedy je należy wypełnić? Co w przypadku porozumienia stron gdzie co do zasady nie ma strony inicjującej?

Cały  blok  V  jest   obowiązkowy   jeśli   wyrejestrowanie   nastąpiło   z   kodem   100   i   500.   Zawsze któraś ze stron była inicjatorem rozwiązania stosunku pracy – albo to pracownik wyszedł z inicjatywą, że chce się zwolnić albo to pracodawca podjął taką decyzję i poinformował pracownika. Zatem przy bieżącym rozwiązywaniu stosunku pracy, tj. od 1.01.2019 r. nie powinno być problemu z określeniem strony. Gdyby jednak był problem z ustaleniem, kto zainicjował, to w takiej sytuacji zawsze podaje się, że to pracodawca był stroną inicjującą.

6. Co wpisać na dokumencie ZUS ZWUA w polu V.05 w przypadku kiedy mamy do czynienia z umową terminową, która nie została ona przedłużona?

Jeśli umowa nie została przedłużona to też z czyjejś inicjatywy. Bo albo pracownik nie chce kontynuować pracy u danego pracodawcy i poinformował, że jej nie przedłuża, albo pracodawca nie chce dalej zatrudniać danego pracownika i w efekcie umowa wygasła. Niemniej jednak, w takiej sytuacji należy wskazać, że stroną inicjującą był pracodawca.

7. Czy pole „strona inicjująca zwolnienie” w przypadku umów cywilnoprawnych jest wypełniane na dokumencie ZUS ZWUA – pole V.05?

W przypadku rozwiązania umowy cywilnoprawnej nie jest wymagane wypełnienie bloku V dokumentu ZUS ZWUA.

8. Czy blok V w ZUS ZWUA wypełniamy również dla kodów 0120 i 0125 oraz kodów dla funkcjonariuszy, sędziów i prokuratorów?

Blok V wypełniany jest dla kodów 0110, 0111, 0120, 0125, 0126. Dla pozostałych kodów bloku V nie wypełniamy.

9. Przy wyrejestrowaniu pracownika w nowej wersji Płatnika nie zdołałam odnaleźć podstawy prawnej rozwiązania umowy na okres próbny z upływem tego okresu – jest to art. 30 par. 2 Kodeksu pracy. Czy w takim przypadku należy użyć kodu 28R i 407?

W przypadku rozwiązania umowy o pracę na okres próbny z upływem tego okresu w dokumencie wyrejestrowującym ZUS ZWUA w bloku V jako kod podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego należy wpisać kod 407, natomiast jako kod wygaśnięcia/ kod trybu rozwiązania stosunku pracy/ stosunku służbowego należy podać kod 28R.

10. Czy jeżeli zajdzie konieczność skorygowania bloku IV i V na ZWUA to najpierw trzeba przesłać ZWUA w trybie korekty, a później w trybie zwykłym?

Jeżeli korekta dotyczy tylko pola 01 (kod tytułu ubezpieczenia), w bloku IV (kod tytułu wyrejestrowania), to należy złożyć ZWUA wypełniając pole 01 w bloku I, czyli jako ponowne wyrejestrowanie. Tu się nic nie zmieniło. To dotychczasowe zasady korygowania  ZWUA.

Natomiast, jeżeli konieczne jest skorygowanie pola 02 (data wyrejestrowania z ubezpieczeń), pola 03 (kod przyczyny wyrejestrowania) w bloku IV, oraz bloku V to należy złożyć ZWUA wypełniając pole 02 w bloku I, czyli jako korektę.

11. Czy dla pracowników zwolnionych po 1.01.2019 r. płatnicy wypełniają ZUS RIA blok IV czy nie? Czy weryfikacja z ZUS ZWUA dotyczy tylko pracowników zwolnionych i wyrejestrowanych po 31 grudnia 2018 r.

Jeśli płatnik składa raport informacyjny ZUS RIA za osoby wyrejestrowane po 2018 r. wraz z dokumentem ZUS ZWUA, podana w nim data rozwiązania/wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/ stosunku służbowego (dokument ZUS RIA blok IV pole 01) powinna być taka sama jak data rozwiązania/ wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego, którą podał w dokumencie ZUS ZWUA (blok V pole 01). Pozostałe dane również nie mogą być sprzeczne z danymi, które podał w bloku V dokumentu ZUS ZWUA.

12. Czy blok V na druku ZUS ZWUA wypełniamy wyłącznie w przypadku ubezpieczonych zatrudnionych od 1.01.2019 r., czy także w przypadku tych, którzy byli zgłoszeni przed 2019 i zostali wyrejestrowani w 2019 r. bądź później?

Płatnik składek składa ZUS ZWUA za ubezpieczonego, który był pracownikiem. Dane w V bloku formularza dotyczą wyłącznie stosunku pracy lub stosunku służbowego, który ustał po 31 grudnia 2018 r. oraz gdy została wykazana w bloku IV przyczyna wyrejestrowana 100 lub 500. Nie ma więc znaczenia kiedy dany ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń, tj. czy przed 1.01.2019 r. czy po 1.01.2019 r., tylko kiedy nastąpiło wyrejestrowanie i jaka była jego przyczyna. Zatem płatnik składek wypełnia blok V na druku ZUS ZWUA również za ubezpieczonych, którzy byli zgłoszeni przed 2019 r. i zostali wyrejestrowani w 2019 r. bądź później.

13. Co oznacza kod 550 w plu 04 w bloku V druku ZUS ZWUA ?

Kod 550 oznacza: inna niż określona w kodach od 400 do 455 i od 457 do 463 – podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego.

Gdy w polu 03 płatnik wpisał kod 550, w polu 04 wpisuje podstawę prawną rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego; w polu 05 podaje stronę z inicjatywy, której doszło do rozwiązania stosunku pracy (odpowiednio 1 – z inicjatywy pracownika, 2 – z inicjatywy pracodawcy).

14. Czy poza nowymi danymi na ZUS ZWUA funkcjonalność i raport pozostają bez zmian?

W dokumencie ZUS ZWUA bloki od I do IV od 1.01.2019 r. trzeba wypełniać na takich  samych zasadach jak do końca 2018 r.

Blok dotychczas oznaczony jako V – „Oświadczenie płatnika składek” obecnie oznaczony jest jako VI, a VI – „Oświadczenie osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń” jako VII.

Źródło: www.zus.pl

Artykuł był pomocny? Chcesz więcej takich publikacji?

Bądź zawsze na bieżąco!

Jeśli tak, kliknij powyżej "Lubię to" oraz "Messenger" a dołączysz do grona czytelników SerwisKadrowego.pl na facebooku i messengerze, aby być zawsze na bieżąco.

Ilość komentarzy 3 do “Jak wypełniać ZUS ZWUA od 2019 r. czyli po zmianach przepisów o dokumentacji pracowniczej

  1. Cacy, ale… Umowa zawarta do dnia 30.04.2019 włącznie. Umowa rozwiązuje się z dniem 1.5. W takim przypadku wyrejestrować należy z dniem 1.05.2019. Problem w tym, że w pole Data rozwiązania umowy V.01 należy podać datę o 1 dzień wcześniejszą niż data wyrejestrowania. Wg tego dniem rozwiązania umowy jest dzień 30.04, czyli ostatni dzień obowiązywania umowy.

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *