Pracownik może składać pracodawcy elektronicznie oświadczenia podatkowe także bez podpisu kwalifikowanego

Pracownik może składać pracodawcy w formie elektronicznej wnioski i oświadczenia podatkowe takie jak np. PIT-2 lub oświadczenie o tym, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem. I nie jest do tego wymagany podpis kwalifikowany jeśli ww. dokumenty będą składane np. za pośrednictwem platformy, gdzie wymagany jest od pracownika login + hasło. Taki pogląd wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 24 maja 2019 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.202.2019.1.LZ).

Jak wiadomo, ustawa o PIT przewiduje możliwość składania przez podatników (np. pracowników) szeregu oświadczeń i wniosków mających wpływ na wysokość pobieranego podatku przez pracodawcę. Chodzi tu m.in. o:

oświadczenie składane na mocy art. 32 ust. 1a ustawy o PIT, w którym podatnik informuje, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych w art. 6 ust. 4 Ustawy, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:
1. dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1 ustawy o PIT;
2. dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu,
oświadczenie składane na mocy art. 32 ust. 1e ustawy w PIT, w którym podatnik informuje, że za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, płatnik pobiera zaliczki począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie, bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1 ustawy o PIT;

PIT-2;

wniosek składany na mocy art. 41a ustawy o PIT, w którym podatnik prosi pracodawcę o stosowanie zamiast najniższej stawki podatkowej wyższą stawkę podatkową;

oświadczenie o spełnieniu warunków do korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Najczęściej ww. wnioski i oświadczenia przedkładane są podmiotowi zatrudniającemu na piśmie z odręcznym podpisem osoby składającej. Dopuszczalne jest jednak składanie tychże dokumentów również w formie elektronicznej. W tym przypadku muszą być jednak spełnione określone warunki.

W przywołanej wyżej interpretacji podatkowej wskazano, że:

do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
zgodnie § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone, wyróżnia się 5 rodzajów podpisów elektronicznych:

1. 1. kwalifikowany podpis elektroniczny albo
  2. podpis elektroniczny użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo
  3. podpis elektroniczny weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo
  4. podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP, jeżeli są przesyłane przez portal podatkowy, albo
  5. inny podpis elektroniczny zapewniający autentyczność deklaracji i podań;

w art. 3 pkt 1-2 obowiązującej do dnia 7 października 2016 r. ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130 poz. 1450, z późn. zm.) zdefiniowano:

1. 1. podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,
  2. bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który:
    1. jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
    2. jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
    3. jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. 2016 r., poz. 1579), wskazano również na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

1. 1. podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
  2. zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,
  3. kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

jak wynika z powyższego, pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego;
definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
w konsekwencji, jeżeli złożone oświadczenia są zgodne z ustalonymi w ustawach lub rozporządzeniach wzorami (tak jak np. PIT-2) lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie podatkowej, konieczne dla ich skutecznego złożenia i oświadczenia będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej, wówczas dopuszczalne jest ich składanie w formie elektronicznej.