Równoważny system czasu pracy umożliwia stosowanie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy i okresów wzmożonej pracy równoważonych krótszą pracą w niektórych dniach lub dniami wolnymi. Prawidłowe rozliczenie przepracowanych w ramach tego systemu przez pracownika godzin wymaga porównania pracy faktycznie wykonanej z harmonogramem / grafikiem czasu pracy.

Przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy dopuszcza się (jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją):

• do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca; w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może być przedłużony do trzech miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych – do czterech miesięcy,
• do 16 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca – przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy,
• do 24 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca – w stosunku do pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych istnieje możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy; w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może zostać przedłużony do trzech miesięcy, zaś przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych – do czterech miesięcy

System równoważny wprowadza się postanowieniem układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo w drodze obwieszczenia, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 K.p.).

 

Godziny nadliczbowe w systemie równoważnym

Zgodnie z art. 151 § 1 K.p. pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Godziny nadliczbowe mogą zatem wystąpić w wyniku przekroczenia:

• dobowej normy czasu pracy (przekroczenia dobowe),
• tygodniowej normy czasu pracy (przekroczenia średniotygodniowe),
• przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (dotyczy to systemów czasu pracy, w których dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godzin).

Ustalenia liczby i rodzaju nadgodzin w równoważnym systemie czasu pracy dokonuje się porównując pracę faktycznie wykonaną z harmonogramem / grafikiem czasu pracy pracownika.

Miejmy na uwadze, że dodatkowa praca w danym dniu ponad liczbę godzin wynikającą z grafiku, ale przypadająca do 8 godzin w trakcie poszczególnych dni roboczych w przypadku zatrudnionych na cały etat najczęściej powoduje przekroczenie tygodniowej normy czasu pracy. Natomiast w przypadku pracowników niepełnoetatowych pracę taką należy rozliczyć jako godziny ponadwymiarowe zgodnie z limitem zawartym w umowie o pracę.

 

Normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe

Normalne wynagrodzenie za nadgodziny przysługuje niezależnie od tego czy pracownikowi udzielono za pracę ponadnormatywną czasu wolnego czy też nie. Wynika to jednej z naczelnych reguł w stosunkach pracy, wyrażonej w art. 80 K.p., w myśl którego za pracę wykonaną podwładnemu należy się zapłata.

Ustalając omawiane wynagrodzenie w pierwszej kolejności musimy wyznaczyć jego podstawę. Uwzględniamy w niej składniki wypłacane stale i systematycznie, a więc zarówno płacę zasadniczą wynikającą ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe elementy pensji o charakterze stałym (np. dodatek funkcyjny i stażowy oraz stałe premie regulaminowe), jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma do nich prawo (wyroki SN z: 3 czerwca 1986 r., sygn. I PRN 40/86 i 22 czerwca 2011 r., sygn. II PK 3/11 oraz postanowienia SN z 15 lutego 2012 r., sygn. I PK 156/11 i z 26 września 2018 r., sygn. akt III PK 119/17).

Do przedmiotowej podstawy nie wliczamy innych niż stałe elementy płacowe, nawet jeśli wypłacane są co miesiąc.

 

Sposób kalkulacji dodatku za nadgodziny

Przy pensji określonej stawką godzinową, celem wyliczenia dodatku mnożymy stawkę godzinową przez liczbę nadgodzin oraz stawkę procentową dodatku.

 

Przy płacy ustalonej w stałej miesięcznej wysokości, aby skalkulować kwotę dodatku musimy:

• podzielić pensję zasadniczą + ewentualnie dodatek funkcyjny przez – ustaloną w oparciu o art. 130 K.p. – liczbę godzin nominalnie do przepracowania w danym miesiącu lub w ostatnim miesiącu danego okresu rozliczeniowego, gdy okres ten jest dłuższy niż 1 miesiąc (na takie uproszczenie zezwolił Departament Prawny GIP w stanowisku z 26 sierpnia 2008 r., GPP-306-4560-646/08/PE oraz Departament Prawa Pracy MRPiPS w piśmie z 20 sierpnia 2008 r., DPR-III-079-475/ZN/08),
• pomnożyć obliczoną stawkę przez liczbę przepracowanych nadgodzin oraz stawkę procentową dodatku.

W opinii resortu pracy, sformułowanie „liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu” oznacza liczbę godzin, do przepracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy w tym miesiącu (a nie liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu zgodnie z rozkładem czasu pracy konkretnego pracownika). 

 

W przypadku wynagrodzenia zmiennego bez wyodrębnionej stawki miesięcznej i godzinowej (chodzi tu np. o wynagrodzenie prowizyjne lub akordowe), liczenie dodatku jest najbardziej pracochłonne gdyż polega na:

1. wyznaczeniu 60% podstawy wymiaru dodatku z okresu 3 miesięcy bądź maksymalnie 12 miesięcy (w przypadku znacznych wahań wysokości składników płacowych) poprzedzających miesiąc, w którym wykonywana była praca nadliczbowa;
2. podzieleniu uzyskanej podstawy przez liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania tej podstawy;
3. pomnożeniu otrzymanej kwoty za 1 godzinę przez stawkę procentową dodatku oraz przez liczbę godzin nadliczbowych.

 

Przykład

Objęty 1-miesięcznym okresem rozliczeniowym pełnoetatowy pracownik pracuje w systemie równoważnym przewidującym możliwość wydłużenia dniówki do 12 godz. Otrzymuje on co miesiąc pensję zasadniczą w kwocie 4000 zł brutto oraz stałą premię w wysokości 400 zł.

W jednym z tygodni kwietnia 2021 r. wykonywał on obowiązki służbowe dłużej niż to zaplanowano w jego grafiku czasu pracy, co pokazuje poniższy wykaz:

Pon.: grafik: 8.00 – 18.00 (10 h); faktyczna praca: 8.00 – 20.00 (12 h); nadgodz.: 2 h;

Wt.: grafik: 8.00 – 20.00 (12 h); faktyczna praca: 8.00 – 20.00 (12 h);

Śr.: grafik: dzień wolny; faktyczna praca: 8.00 – 16.00 (8 h); nadgodz.: 8 h;

Czw.: grafik: 8.00 – 14.00 (6 h); faktyczna praca: 8.00 – 16.00 (8 h); nadgodz.: 2 h;

Pt.: grafik: 8.00 – 14.00 (6 h); faktyczna praca: 8.00 – 20.00 (12 h); nadgodz.: 6 h;

Sob.: dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;

Nd.: wolna od pracy.

 

Uwzględniając powyższe informacje, pracownik za wypracowane nadgodziny, które nie zostały mu skompensowane czasem wolnym powinien za poszczególne dni otrzymać:

• za poniedziałek: normalne wyn. i 50% dodatek za 2 nadgodz. dobowe;
• za środę: normalne wyn. i 100% dodatek za 8 nadgodz. „średniotygodniowe”, gdyż była to praca w dzień wolny, która spowodowała przekroczenie normy tygodniowej;
• za czwartek: normalne wyn. i 100% dodatek za 2 nadgodz. przypadające na siódmą i ósmą godzinę pracy powodujące przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, gdyż te 2 godziny przypadały poniżej normy 8 godzin, a więc nie można ich zaliczyć do nadgodzin dobowych;
• za piątek: normalne wyn. i 100% dodatek za 2 nadgodz. przypadające na siódmą i ósmą godzinę pracy powodujące przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej oraz normalne wyn. i 50% dodatek za 4 kolejne nadgodziny (praca od 16.00 do 20.00) wynikające z przekroczenia normy dobowej.

 

Zakładając, że omawiany pracownik, za wyjątkiem wyżej „rozpisanego” tygodnia”, resztę dni kwietnia przepracował zgodnie z grafikiem, rozliczenie jego pensji kwietniowej powinno wyglądać następująco: 

– normalne wynagrodzenie za 18 nadgodzin: 

4400 zł (suma składników stałych) : 168 godz. (nominalny wymiar czasu z kwietnia 2021 r.) = 26,19 zł x 18 nadgodz. = 471,42 zł; 

– dodatek 50% za 6 nadgodzin: 

4000 zł (stawka osobistego zaszeregowania) : 168 godz. = 23,81 zł x 6 nadgodz. x 50% = 71,43 zł; 

– dodatek 100% za 12 nadgodzin: 

4000 zł (stawka osobistego zaszeregowania) : 168 godz. = 23,81 zł x 12 nadgodz. x 100% = 285,72 zł; 

– łączne wynagrodzenie za 04/2021: 

4400 zł (suma składników stałych) + 471,42 zł + 71,43 zł + 285,72 zł = 5228,57 zł.

 Poniżej kwietniowa lista płac, uwzględniająca fakt, iż pracownik nie jest uczestnikiem PPK, ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek (43,76 zł): 

Wiersz / Poz.	Składniki	Działanie	Kwota
1	Wynagrodzenie za pracę brutto		5.228,57 zł
2	Wynagrodzenie chorobowe		0,00 zł
3	Podstawa wymiaru składek społecznych	5228,57 zł	5.228,57 zł
4	Składka na ubezpieczenie emerytalne	5228,57 zł × 9,76%	510,31 zł
5	Składki na ubezpieczenia rentowe	5228,57 zł × 1,5%	78,43 zł
6	Składka na ubezpieczenie chorobowe	5228,57 zł × 2,45%	128,10 zł
7	Suma składek na ubezpieczenie społeczne	510,31 zł + 78,43 zł + 128,1 zł	716,84 zł
% PIT	Stawka procentowa podatku		17%
8	Koszty uzyskania przychodu		250,00 zł
9	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych	5228,57 zł – 716,84 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 250 zł	4.262,00 zł
10	Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2)		43,76 zł
11	Zaliczka na podatek przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną	(4262 zł × 17%) – 43,76 zł	680,78 zł
12	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	5228,57 zł – 716,84 zł (suma składek społ. finans. przez zatrudnionego)	4.511,73 zł
13	Składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona w pełnej wysokości	4511,73 zł × 9%	406,06 zł
14	Składka zdrowotna do odliczenia od podatku	4511,73 zł × 7,75%	349,66 zł
15	Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych	680,78 zł – 349,66 zł (po zaokrągleniu do pełnych zł)	331,00 zł
16	Kwota netto	5228,57 zł – 716,84 zł – 406,06 zł – 331 zł	3.774,67 zł