Rozliczanie wynagrodzeń kierowców realizujących w transporcie międzynarodowym przejazdy poza Polską ostatnimi czasy bardzo się zmieniło. Jest to związane przede wszystkim z wejściem w życie tzw. pakietu mobilności. W 2023 r. w przypadku wspomnianej grupy zawodowej:

• trzeba na odrębnych zasadach wyznaczać podstawę składek ZUS i podatku;
• pracodawcy zasadniczo powinni oferować pensję adekwatną do kraju, w którym świadczona jest praca, z tym, że nie dotyczy to wszystkich przejazdów.

Aby wesprzeć Was w procesie właściwego sporządzania list płac w 2023 r. dla kierowców w transporcie międzynarodowym, przygotowaliśmy praktyczny kalkulator (jego najnowsza wersja uwzględnia zmiany przewidziane od 19 sierpnia 2023 r.).

Płaca sektorowa

Gwarancją zapewnienia tzw. płacy sektorowej czyli odpowiednich warunków płacowych obowiązujących w państwie, po którym porusza się kierowca z Polski:

• objęte są przewozy kabotażowe (czyli przewozy w obrębie danego kraju UE innego niż Polska) oraz przerzuty, tzw. cross-trade (czyli przewozy z jednego zagranicznego państwa unijnego do drugiego, innego niż siedziba przewoźnika);
• nie są objęte tranzyty, czyli przejazdy przez terytorium danego kraju bez załadunku lub rozładunku oraz przejazdy bilateralne (dwustronne) czyli transport międzynarodowy do lub z Polski wraz z maksymalnie dwoma dodatkowymi załadunkami/rozładunkami.

Powyższe oznacza, że jeśli polski kierowca przykładowo transportuje towar między dwoma niemieckimi miastami, to za pracę powinien dostać co najmniej taką samą płacę minimalną, jaka obowiązuje pracownika niemieckiego. Jeśli jednak Polak przewozi ładunek dajmy na to z Polski do Hiszpanii i przejeżdża przez Francję oraz Niemcy, jego wynagrodzenie powinno być naliczone zgodnie z polskimi przepisami.

Miejmy także na uwadze, że  od 2 lutego 2022 r. zmodyfikowano również definicję podróży służbowej kierowców, wskutek czego, obecnie za taką podróż po zmianach uznawane powinny być tylko zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych. Kierowca wykonujący przewozy międzynarodowe nie jest w delegacji w rozumieniu art. 77⁵ § 1 K.p.

Od 19 sierpnia 2023 r. obowiązują kolejne znaczące zmiany w przepisach dotyczących kierowców w transporcie międzynarodowym. Dotknęły one również reguł wynagradzania i rozliczania wspomnianej grupy zawodowej. Więcej szczegółów w tym temacie wskazujemy w tekście: Ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (zmiany od 19 sierpnia 2023 r. + kalkulator wynagrodzeń).

 

Rozliczenia podatkowo-składkowe na szczególnych zasadach

Od 2022 r. obowiązują nowe reguły rozliczania w zakresie składek ZUS i zaliczek podatkowych wynagrodzeń kierowców zatrudnionych w transporcie międzynarodowym.

W 2023 r. (podobnie jak w roku 2022) sporządzając listy płac kierowców realizujących przewozy międzynarodowe stosować należy:

• zwolnienie z opodatkowania, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy PIT, na mocy którego, wolna od podatku dochodowego jest część przychodów w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach o podróżach służbowych, za każdy dzień pobytu za granicą.
• wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS wskazane w przepisie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, stanowiącym, że w przypadku osób zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, których przychód jest wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (wynoszące w 2022 r. 5.922 zł, zaś w 2023 r.: 6.935 zł), wyłączona jest część wynagrodzenia w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa wyżej (czyli 5.922 zł w roku 2022 i 6.935 zł w roku 2023).

 

Wspomniane przepisy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących za delegacje w „budżetówce” zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Co ważne, od 29 listopada 2022 r. w przypadku szeregu państw podwyższono diety zagraniczne oraz zwiększono kwoty limitów na nocleg w delegacjach odbywanych poza granice Polski. Oznacza to oczywiście nie tylko wyższy koszt wyjazdów służbowych, ale siłą rzeczy przekłada się również na rozliczanie list płac kierowców „międzynarodowych” oraz osób oddelegowanych do pracy poza terytorium RP. O zmianach tych pisaliśmy np. w tekście: Zmiany wysokości diet zagranicznych i krajowej i ich wpływ na listy płac oddelegowanych i kierowców międzynarodowych.

 

Dodajmy w tym miejscu, że ustalając tzw. „diety wirtualne” na potrzeby obliczeń kwoty należnych składek zusowskich i zaliczek podatkowych kierowców, pracodawcy powinni mieć na uwadze § 13 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z tą regulacją:

• dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej;
• w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

 

Zauważmy, że ZUS – podobnie jak Ministerstwo Infrastruktury –  stoi na stanowisku, że w zakresie składek w przypadku kierowców – zleceniobiorców realizujących przejazdy międzynarodowe należy stosować te same reguły co w odniesieniu do pracowników – kierowców „międzynarodowych”.

 

Aby nie popełnić błędów przy rozliczaniu w 2023 r. wynagrodzeń kierowców w transporcie międzynarodowym, warto korzystać z naszych sprawdzonych kalkulatorów:

🧮 Kalkulator wynagrodzeń 2023 kierowców – pracowników wykonujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności) brutto na netto i netto na brutto
Kalkulator wynagrodzeń 2023 kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności) brutto na netto i netto na brutto

➪ Kliknij i Sprawdź

🧮 Kalkulator wynagrodzeń 2023 kierowców – zleceniobiorców wykonujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności) brutto na netto i netto na brutto
Kalkulator wynagrodzeń 2023 kierowców – zleceniobiorców wykonujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności + umowa zlecenia) brutto na netto i netto na brutto

➪ Kliknij i Sprawdź

 

Przykład

33-letni pełnoetatowy pracownik, zatrudniony na stanowisku kierowcy w firmie transportowej z Łodzi, otrzymał polecenie służbowe wykonania przewozu dwustronnego (bilateralnego ) w dniach od 4 do 19 stycznia 2023 r. z Polski do Portugalii, z przejazdem przez Niemcy, Francję i Hiszpanię oraz z dodatkowym załadunkiem w tym ostatnim państwie.

Jego pracodawca na potrzeby rozliczenia ww. przewozu wskazał dwa państwa docelowe: Hiszpanię i Portugalię, z czego na ten pierwszy kraj przypadło 7 dni zagranicznego wyjazdu, a reszta dni (9) na Portugalię.

Omawiany pracownik:

• zrezygnował z uczestniczenia w PPK,
• uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu, kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki podatkowe (300 zł) oraz łącznego wynagrodzenia za styczeń w wysokości 9.650 zł brutto.

Zakładając, że na potrzeby niniejszego przykładu do rozliczeń przyjęto średni kurs euro ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania styczniowego przychodu przez ww. kierowcę na poziomie 4,6525 zł (hipotetyczna wartość), finalne rozliczenie styczniowej listy płac w analizowanych okolicznościach powinno wyglądać jak poniżej:

Składniki	Działanie	Kwota
Łączne wynagrodzenie brutto za pracę (w PLN)		9.650,00 zł
Podstawa wymiaru składek społecznych	6.935 zł, gdyż: 9650 zł + 0 zł – [(7 czyli liczba diet należnych za pobyt w: Hiszpania × 50 EUR × 4,6525 zł (średni kurs NBP)) + (9 czyli liczba diet należnych za pobyt w: Portugalia × 49 EUR × 4,6525 zł (średni kurs NBP))] < 6935 zł] Kwota diet wirt., o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, ustalona na podstawie wskazanych danych to: 3680,13 zł	6.935 zł
Składka na ubezpieczenie emerytalne	6935 zł × 9,76%	676,86 zł
Składki na ubezpieczenia rentowe	6935 zł × 1,5%	104,03 zł
Składka na ubezpieczenie chorobowe	6935 zł × 2,45%	169,91 zł
Suma składek na ubezpieczenie społeczne	676,86 zł + 104,03 zł + 169,91 zł	950,80 zł
Stawka procentowa podatku		12%
Koszty uzyskania przychodu		250,00 zł
Kwota ulgi dla tzw. klasy średniej	ulga od 1 lipca 2022 r. nie obowiązuje	0,00 zł
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych	9650 zł – 950,8 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 250 zł – 0 zł – 1104,04 zł (*kwota zwolnienia z podatku wynikająca z art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy PIT, wyliczona następująco: (7 czyli liczba diet należnych za pobyt w: Hiszpania × 50 EUR × 30% × 4,6525 zł (średni kurs NBP)) + (9 czyli liczba diet należnych za pobyt w: Portugalia × 49 EUR × 30% × 4,6525 zł (średni kurs NBP))	7.345,00 zł
Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy PIT-2)		300,00 zł
Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem	(7345 zł × 12%) – 300 zł	581,40 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	6935 zł – 950,80 zł (suma składek społ. finans. przez zatrudnionego)	5.984,20 zł
Składka zdrowotna	5984,20 zł × 9%	538,58 zł
Składka zdrowotna do odliczenia od podatku		0,00 zł
Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych	581,40 zł po zaokrągleniu do pełnych zł	581,00 zł
Kwota netto	9650 zł – 950,8 zł – 538,58 zł – 581 zł	7.579,62 zł