Jak rozliczyć wypłatę na rzecz byłego pracownika

Informator Kadrowo - Płacowy 2018
Zagadnienie pod tytułem: jak rozliczyć wypłatę na rzecz byłego pracownika dotyka wielu pracodawców. Rodzi ono często wątpliwości odnośnie tego, jakich naliczeń podatkowo-składkowych należy dokonać w przypadku konieczności wypłacania określonych należności osobom, których stosunek pracy już ustał. Najbardziej problematyczne jest to, czy w opisanych okolicznościach należy wyliczać składki ZUS oraz czy przy kalkulowaniu zaliczki podatkowej można stosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu i tzw. ulgę podatkową czyli kwotę zmniejszającą miesięczne zaliczki na podatek (46,33 zł).

Przypomnijmy, że płatnik ma prawo pomniejszać wyliczane zaliczki podatkowe o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek,  o ile pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożył zakładowi pracy stosowne oświadczenie (PIT-2).  PIT-2 nie składa się w kolejnych latach, jeżeli wynikający z niego stan faktyczny  nie uległ zmianie.

W praktyce często pracodawcy i osoby zajmujące się kadrami oraz płacami mają problem w rozstrzygnięciu tego, czy ww. oświadczenie pozostaje w mocy po ustaniu zatrudnienia i czy na jego podstawie należy uwzględniać tzw. kwotę zmniejszającą (46,33 zł) przy wyliczaniu zaliczki na podatek od wypłat dokonywanych byłym podwładnym. Przez szereg lat organy skarbowe uważały, że nie. Fiskus ostatnio zmienił jednak zdanie w tej materii, czego dowodem jest np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 maja 2017 r., sygn. 0112-KDIL3-1.4011.43.2017.1.AMN, w której czytamy: „(…) Istotne jest, aby w chwili wypłaty wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy nadal były spełnione warunki, od których ustawodawca uzależnia prawo do zmniejszenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zatem jeżeli nie doszło do zmian stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia określonego w art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to sam fakt ustania stosunku pracy powodujący, że strony tego stosunku przestają być dla siebie „pracownikiem” i „zakładem pracy” nie oznacza, że płatnik traci uprawnienie do pomniejszenia zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek od wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń wynikających z umowy o pracę obowiązującej przed rozwiązaniem stosunku pracy, bowiem płatnik nadal wypłaca wynagrodzenie czy inne świadczenia z tytułu stosunku pracy, a więc jako zakład pracy. Wobec powyższego sam fakt ustania stosunku pracy nie powoduje, że wygasa zobowiązanie pracodawcy do zmniejszania zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek wynikające ze złożonego przez pracownika PIT-2. (…)”.

Zmiana podejścia organów skarbowych do omawianej kwestii nastąpiło wskutek wyroku NSA z 8 marca 2016 r. (sygn. akt II FSK 41/14), w którym potwierdzono prawo do zastosowania przez płatnika kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek od podlegających opodatkowaniu świadczeń wypłacanych danej osobie przez pracodawcę po zakończeniu trwania zatrudnienia.

Co więcej, przy naliczaniu zaliczki podatkowej od wypłat czynionych na rzecz byłego pracownika zakład pracy ma obowiązek stosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z prezentowanym stanowiskiem resortu finansów, przyjmuje się, że jeżeli w trakcie trwania stosunku pracy pracownikowi przysługiwały koszty podwyższone (139,06 zł), to takie właśnie koszty powinny pomniejszać podstawę opodatkowania byłego podwładnego. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 czerwca 2016 r., sygn. IBPB-2-1/4511-276/16/DP oraz z 30 września 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-691/13/BD i interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 czerwca 2014 r., sygn. IPPB2/415-292/14-2/MG.

Jeżeli zakład pracy wypłaca byłemu pracownikowi jednorazowo przykładowo zaległe wynagrodzenie za kilka miesięcy, to do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy powinien stosować pojedyncze koszty uzyskania przychodu.

Reasumując, wypłacając byłemu pracownikowi należności ze stosunku pracy, który już ustał, pracodawca:

  • nalicza składki zusowskie (pomimo, iż ustał już tytuł do ubezpieczeń ZUS),
  • stosuje kwotę zmniejszającą miesięczne zaliczki na podatek (46,33 zł), pod warunkiem, że kwotę tę stosował w trakcie trwania zatrudnienia, a były pracownik nie zgłosił mu faktu zmiany stanu faktycznego wynikającego ze złożonego przez niego w przeszłości oświadczenia PIT-2,
  • uwzględnia zryczałtowane koszty uzyskania przychodu (przyjmuje się, że jeżeli w trakcie trwania stosunku pracy pracownikowi przysługiwały koszty podwyższone, to takie właśnie koszty powinny zostać zastosowane także przy wypłacie realizowanej po ustaniu stosunku pracy).

 

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *