Aby ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej mógł korzystać ze zwolnienia składkowego, musi odzwierciedlać kwoty rzeczywiście wydatkowane przez zatrudnionych w związku z praniem. Z podstawy wymiaru składek ZUS nie wolno wyłączać omawianego ekwiwalentu w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia z jego tytułu każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną, przez co przybiera on de facto postać ryczałtu.
Interpretacja ZUS
Gdańsk, dnia 6 grudnia 2016 r.
DI/100000/43/1194/2016
DECYZJA NR 493
Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r., 1829) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 963, ze zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za nieprawidłowe stanowisko zawarte we wniosku przedsiębiorcy (…) z dnia 25 października 2016 r., doręczonym w dniu 31 października 2016 r. (uzupełnionym pismem z dnia 22 listopada 2016 r., doręczonym w dniu 28 listopada 2016 r.) dotyczącym wyłączenia ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
UZASADNIENIE
Dnia 31 października 2016 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku wpłynął wniosek przedsiębiorcy (…) o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 22 listopada 2016 r., doręczonym dnia 28 listopada 2016 r.
Wnioskodawca wskazał, iż zatrudnia pracowników, którzy otrzymują odzież roboczą, wszyscy taką samą. Spółka zamierza w grudniu 2016 r. w oparciu o treść art. 2379 § 3 Kodeksu pracy wypłacić pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży w kwocie skalkulowanej w oparciu o ceny usług pralni stanowiącej równowartość jednego prania za każdy, miesiąc począwszy od czerwca do grudnia 2016 r. Spółka rozważa czy planowany do wypłacenia ekwiwalent będzie stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.
W zakresie własnego stanowiska w sprawie spółka wskazuje, że zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 z późn. zm.) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanych dalej „składkami”, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej „ustawą”, oraz § 2 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia stanowi, że: „Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych”.
Spółka dalej wskazuje, że według art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm.): „Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe oraz ubezpieczenie wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe, z zastrzeżeniem ust. 2 i ust. 3”.
W ocenie spółki przepisy powyższe jeśli nie ulegną zmianie będą miały zastosowanie w przedstawionym stanie faktycznym co oznacza, że planowany do wypłacenia ekwiwalent nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe jeżeli zacytowane przepisy będą dalej obowiązywały w dniu wypłaty ekwiwalentu.
W związku z wątpliwościami co do przedstawionego zdarzenia przyszłego, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wystosował pismo z dnia 14 listopada 2016 r., w którym wezwał do jednoznacznego wskazania czy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jaki wnioskodawca zamierza wypłacić swoim pracownikom będzie stanowić przychód pracownika zatrudnionego w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy będzie stanowić ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w rozumieniu art. 2379 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tj. będzie wypłacany w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Ponadto Zakład wskazał czy na wnioskodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikom odzieży roboczej na podstawie art. 2377 Kodeksu pracy.
W odpowiedzi na wezwanie, wnioskodawca pismem z dnia 22 listopada 2016 r. wskazał, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jaki pracodawca zamierza wypłacić swoim pracownikom będzie stanowić przychód pracownika zatrudnionego w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto, w ocenie wnioskodawcy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, który wnioskodawca zamierza wypłacić swoim pracownikom będzie stanowić ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w rozumieniu art. 2379 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tj. będzie wypłacony w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Wnioskodawca zamierza wypłacić pracownikom ww. ekwiwalent w oparciu o ceny usług pralni stanowiącej równowartość jednego prania za każdy miesiąc od czerwca do grudnia 2016 r. Wnioskodawca nie zamierza weryfikować czy pracownicy faktycznie będą korzystać z usług pralni czy odzież wypiorą samodzielnie. Wnioskodawca przyjmuje, że nie można na pracowniku nałożyć obowiązku prania odzieży samodzielnie.
Ponadto wnioskodawca stoi na stanowisku, że jest brak podstaw do jakiegokolwiek weryfikowania, czy pracownik faktycznie korzysta z usług pralni, czy nie. Wnioskodawca weryfikuje, czy odzież robocza w której stawia się pracownik do pracy jest czysta. Wnioskodawca przyjmuje, iż koszt usług najtańszej pralni dostępnej na lokalnym rynku stanowi koszt ponoszony przez pracownika niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z usług pralni, czy pierze samodzielnie.
Ponadto wnioskodawca wskazuje, że na wnioskodawcy ciąży obowiązek zapewnienia odzieży roboczej na podstawie art. 2379 Kodeksu pracy.
Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje.
Stanowisko wyrażone przez przedsiębiorcę we wniosku o wydanie interpretacji uznać należy za nieprawidłowe.
Przepis art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej, lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne, lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie, zaś w ust. 2, że wniosek o wydanie interpretacji może dotyczyć zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzeń przyszłych.
Jednocześnie zgodnie art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 10 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.
Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 w związku z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników nie stanowią natomiast przychody wskazane w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak również wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.
W myśl zaś § 2 ust. 1 pkt 6 wskazanego powyżej rozporządzenia, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączona jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.
Zgodnie z treścią art. 2379 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Analiza przywołanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, iż poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej bądź odzieży prywatnej wykorzystywanej przez niego przy wykonywaniu obowiązków służbowych musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży. Zwrócić należy uwagę, iż wyraz „ekwiwalent” w myśl definicji słownikowych oznacza „równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy” (internetowy Słownik Języka Polskiego SJP.pl, 2016 r.) jak również „rzecz równą innej wartością” oraz „towar, w którym jest wyrażona wartość innego towaru” (Słownik języka polskiego PWN, wersja elektroniczna 2016 r., sjp.pwn.pl).
Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie więc spełniony w sytuacji opisanej przez przedsiębiorcę we wniosku o wydanie pisemnej interpretacji, tj. w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 przywołanego wyżej rozporządzenia.
W sytuacji więc, gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom kwoty z tytułu kosztów prania odzieży roboczej używanej do celów służbowych, które nie odzwierciedlają rzeczywiście poniesionych przez pracowników wydatków, to ich wartość będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.
POUCZENIE
Decyzja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania. Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.
Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do właściwego Wydziału Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (…)
Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.
źródło: http://www.zus.pl/
