Jak ustalać czas pracy w podróży służbowej

Jak stanowi art. 128 § 1 K.p., czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę.

W kontekście delegacji, do czasu pracy zalicza się wyłącznie:

• faktyczny okres wykonywania procesu pracy w trakcie delegacji czyli np. zadania będącego celem wyjazdu na polecenie pracodawcy / przełożonego,
• czas samego podróżowania (przejazdu) jeśli w jego trakcie wykonywana była praca lub przypadał on w obowiązujących pracownika godzinach pracy, zgodnie z ustalonym rozkładem (harmonogramem) czasu pracy.

Znajduje to potwierdzenie m.in. w wyroku SN z 21 września 1982 r., sygn. akt I PR 85/82 oraz wyroku SN z 27 października 1981 r. (sygn. akt I PR 85/81, OSNC 1982/5-6/76), w którym czytamy:

„(…) nie ma istotnego znaczenia, w jakiej chwili pracownik otrzymał polecenie odbycia podróży służbowej, czy na początku jego „czasu pracy”, w środku, pod koniec czy w ogóle poza „czasem pracy”. Istotne jest natomiast, czy podróż służbowa odbywa się w ramach „czasu pracy” pracownika, czy poza tymi ramami, a także czy wymagający konkretnej pracy cel podróży służbowej realizowany był jeszcze w „czasie pracy”, czy już poza tak rozumianym czasem pracy. Jeżeli sama podróż skonsumowała cały „czas pracy” pracownika, praca wykonana poza ramami tego czasu pracy podlega dodatkowemu wynagrodzeniu, jako praca w godzinach nadliczbowych. Jeżeli natomiast wykonywana jest w granicach „czasu pracy”, nie podlega dodatkowemu wynagrodzeniu, choćby czas łączny podróży służbowej był dłuższy od „czasu pracy” pracownika.

Podkreślić bowiem raz jeszcze wypada, że sama podróż nie stanowi wykonywania pracy. Wprawdzie odbywanie – na polecenie przełożonego – podróży służbowej w „czasie pracy” jest równoznaczne z wykonywaniem w tym czasie pracy, ale nie odwrotnie, tj. odbywania podróży służbowej poza „czasem pracy” nie przekształca podróży ani w pracę, ani w czas pracy w rozumieniu art. 128 KP. (…)”.

Warto w tym miejscu przywołać wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04, uwypuklający, że: „Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej (oraz ewentualnego pobytu w tej miejscowości) nie jest pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlega wliczeniu do jego normy (nie może być od niej „odliczony”), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy ma w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia o tyle, o ile uszczupla limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.

Jeśli zatem czas poświęcony na przejazdy odbywane w delegacji narusza ustaloną w Kodeksie pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie.

Przy rozliczaniu czasu pracy w podróży służbowej powinniśmy kierować się naczelną regułą, w myśl której dojazdu do miejsca wykonania zadania wynikającego z podróży służbowej oraz powrotu nie wlicza się do czasu pracy, z wyjątkiem przypadków, gdy:

– przemieszczanie się przypadało na godziny rozkładowej pracy lub

– podczas przejazdu pracownik wykonuje pracę (np. kierowca lub konwojent). Na takim stanowisku stanął m.in. resort pracy w odpowiedzi z 21 grudnia 2012 r. na interpelację nr 12162 w sprawie zaliczania do czasu pracy czasu spędzonego w podróży służbowej. W jej treści podkreślono, że: „(…) Do czasu pracy wlicza się jednakże godziny podróży służbowej, które przypadają w czasie normalnych godzin pracy zatrudnionego, wynikających z rozkładu czasu pracy w miejscu stałej pracy. Odbywanie podróży służbowej poza rozkładowym czasem pracy nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. Ponadto do czasu pracy wlicza się faktyczny czas wykonywania zadania (czynności) będącego celem podróży służbowej. (…)

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 3 grudnia 2009 r. (II PK 138/09, Monitor Prawa Pracy z 2010 r., nr 6, s. 312-313) czas podróży służbowej nie musi i nie ma być wykorzystywany do pełnienia pracy w interesie pracodawcy. W uzasadnieniu do tego wyroku sąd stwierdził, iż wprawdzie można przyjąć, że odbywanie podróży służbowej jest specyficzną formą szeroko rozumianego pozostawania w dyspozycji pracodawcy, lecz nie będzie to pozostawanie w dyspozycji w rozumieniu art. 128 § 1 K.p., który wymaga przebywania (fizycznej obecności) w zakładzie pracy lub innym miejscu, które w zamyśle pracodawcy jest wyznaczone (przeznaczone) do wykonywania pracy. (…)”.

Czas samego podróżowania (przemieszczania się) w trakcie delegacji wliczamy do czasu pracy, gdy przypadał on na godziny rozkładowej pracy lub gdy w jego trakcie pracownik wykonuje obowiązki służbowe (np. przewożąc na polecenie pracodawcy innych pracowników).

Przykład

Spółka z o.o. wysłała w jednodniową podróż służbową 2 pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym, pracujących poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00. Podwładni podróżowali samochodem firmowym, który prowadził jeden z nich (posiadający w tym zakresie odpowiednie uprawnienia i badania). Delegacja trwała od 7.00 do 18.30, a praca w czasie jej trwania świadczona była w miejscowości docelowej od 9.00-17.00.

W opisanej sytuacji, do czasu pracy zaliczeniu podlega:

• tylko 9 godzin (od 8.00 do 17.00) – w przypadku pracownika, który w trakcie przejazdów był pasażerem,
• 11,5 godziny czyli cały okres delegacji – w odniesieniu do pracownika, który pełnił obowiązki kierowcy podczas przejazdów.

Zwróćmy uwagę, że jeżeli pracownik dla odbycia podróży służbowej w celu wykonania zadania wynikającego z umowy o pracę korzystał z własnego pojazdu samochodowego, to czas poświęcony na tę podróż przypadający poza rozkładowe godziny pracy nie podlega wliczeniu do czasu pracy, chociaż pracownik pełni w tym czasie dodatkowe obowiązki kierowcy, ponieważ podstawowym celem podróży służbowej jest wykonanie konkretnych zadań wynikających z umowy o pracę, czas omawianego przejazdu nie jest kontrolowany, a użycie własnego środka lokomocji służy również wygodzie pracownika (wyrok SN z 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79).

A jak to liczyć przy tzw. ruchomym czasie pracy?

Pracodawcy miewają problemy z ustalaniem czasu pracy w delegacji pracownikom korzystającym z tzw. ruchomego czasu pracy, w którym określony jest pewien przedział czasowy rozpoczynania i kończenia pracy (zgodnie z art. 140¹ K.p.).  W przypadku takich osób, do czasu pracy nie należy zaliczać okresów przejazdu do miejsca wykonywania obowiązków w podróży służbowej przypadającego przed rozpoczęciem wyznaczonego pracownikowi przedziału rozpoczynania pracy.

Natomiast za czas pracy trzeba uznawać:

• czas przejazdu przypadający w ramach godzin objętych wspomnianym przedziałem oraz
• godziny przejazdu wykraczające poza ten przedział w wymiarze nieprzekraczającym w sumie 8 godzin liczonych od 1 godziny przedziału.

Przykład

Pełnoetatowy pracownik korzystający pracujący w tzw. systemie ruchomego czasu pracy, obowiązki służbowe może rozpoczynać między godz. 8.00 a 9.00 i w związku z tym kończy je po 8 godzinach czyli w przedziale od 16.00 do 17.00. Jego wyjazd w podróż służbową:

• przed 8.00 oznacza, że czas przejazdu należy zaliczyć do czasu pracy dopiero od godz. 8.00,
• o godz. 9.00 jest równoznaczny z tym, że czas pracy trzeba liczyć właśnie od tej godziny,
• po godz. 9.00 oznacza, że podróżowanie powinniśmy traktować jako czas pracy od momentu faktycznego wyjazdu.

Inaczej jest przy pracownikach mobilnych

Innego podejścia w kontekście ustalania czasu pracy przy wyjazdach służbowych wymagają tzw. pracownicy mobilni, czyli tacy, którzy ze względu na specyfikę pracy i zakres swoich obowiązków służbowych stale się przemieszczają po określonym terytorialnie miejscu pracy. Zgodnie z orzecznictwem SN, przejazdy odbywane przez takich pracowników w ramach wykonywania wyznaczonych im zadań są traktowane jako czas pracy. Przykładowo w wyroku SN z 3 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 107/08, OSNP 2010/11-12/133) wyjaśniono, że: „Czas pracy w rozumieniu art. 128 K.p. rozpoczyna się od wyjazdu z mieszkania pracownika handlowego w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy, a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania; czas ten obejmuje również powrót do mieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego.”.

Podobnie stwierdzono w wyroku SN z 11 sierpnia 2015 r., sygn. akt III PK 152/14: „Czasem pracy (art. 128 § 1 KP) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Z tego punktu widzenia jest więc obojętne, jakim środkiem transportu pracownik się przemieszcza (własnym, dostarczonym przez pracodawcę, czy publicznym), jak również czym się zajmuje w czasie przejazdu (prowadzi samochód, świadczy pracę możliwą do wykonania w czasie przejazdu, czy też odpoczywa). Za czas pracy może być również uznany czas poświęcony na wykonywanie obowiązków pracowniczych w miejscu zamieszkania pracownika, jeżeli nie ma on zorganizowanego przez pracodawcę żadnego miejsca („biura”), które mogłoby być traktowane jako filia siedziby pracodawcy.”.