Od 2018 r. obowiązują nowe reguły opłacania składek zusowskich. Zgodnie z nimi należności na rzecz ZUS reguluje się jednym przelewem, a wpłaty najpierw pokrywają ewentualne zaległości składkowe z odsetkami, a dopiero potem bieżące składki. Może to pociągać za sobą poważne konsekwencje. Dlatego płatnicy powinni sprawdzić dokładnie czy nie posiadają zadłużenia wobec ZUS.
Jak czytamy w komunikacie resortu pracy na stronie www.mpips.gov.pl, od 1 stycznia 2018 roku wszystkie składki – bez względu na okres, którego dotyczą – trzeba będzie wpłacać na indywidulany numer rachunku składkowego. Dotychczasowe rachunki zostaną zamknięte. Przedsiębiorca (płatnik składek) zamiast trzech albo czterech przelewów będzie dokonywał tylko jednego na swój numer rachunku składkowego (NRS). Numer ten nadaje płatnikowi ZUS.
Proporcjonalny podział
Od nowego roku płatnik nie wskazuje już w przelewie, jakie składki opłaca i za jaki okres. ZUS dzieli każdą jego wpłatę proporcjonalnie na wszystkie ubezpieczenia i fundusze. Robi to na podstawie składek za ostatni miesiąc, które płatnik wpisał do deklaracji rozliczeniowej albo które wpisał ZUS – jeśli płatnik był zwolniony z jej przekazywania.
Jeżeli płatnik ma długi składkowe, to wpłata pokryje najstarszą należność. Dzięki temu nie będą rosły odsetki za zwłokę.
Długi a ubezpieczenie chorobowe
Przypomnijmy, że przedsiębiorca podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu pod warunkiem, że opłaca składki w terminie i w pełnej wysokości. Począwszy od 2018 r. nie może on opłacić tylko bieżących składek na ubezpieczenia społeczne bez uregulowania zaległości, aby skorzystać np. ze świadczeń chorobowych. Jego wpłata pokryje najpierw zaległości z odsetkami, a dopiero potem bieżące składki. Jeśli wpłata będzie zbyt niska, przedsiębiorca nie opłaci bieżących składek. A to oznaczać będzie „wypadnięcie” z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i brak prawa do świadczeń chorobowych.
Z tej przyczyny tak istotnym jest, aby każdy płatnik dokładnie sprawdził, czy nie posiada czasem jakiegoś zadłużenia względem ZUS. Ale to nie jedyny powód.
Zaległości składkowe a refundacje i dofinansowania z PFRON
Ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przewiduje możliwość ubiegania się:
- przez niepełnosprawnych przedsiębiorców oraz rolników – o refundację składek do ZUS i KRUS, a także
- przez pracodawców wnioskujących – o dofinansowania do wynagrodzeń swoich podwładnych.
Przy czym ww. wsparcie ze strony PFRON nie przysługuje jeśli składki ZUS zostały opłacone z uchybieniem terminów określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, przekraczającym 14 dni. W takich okolicznościach PFRON nie zwróci składek ani nie dopłaci do pensji, a ponadto może także wezwać do zwrotu przyznanych już dofinansowań lub refundacji.
Należy sprawdzać stan rozliczeń z ZUS
Z uwagi na powyższe, przedsiębiorcy zdecydowanie powinni monitorować stan rozliczeń z ZUS.
A jak sprawdzić, czy nie posiadamy zadłużenia względem ZUS? Mamy tu kilka możliwości:
1. Wizyta w oddziale ZUS z dowodem osobistym i/lub odpowiednim upoważnieniem, jeśli działamy np. w imieniu pracodawcy.
2. Sprawdzenie stanu rozliczeń na platformie PUE w ZUS – informacji na temat rozliczeń składkowych należy szukać w panelu płatnika – w oknie „Należne składki i wpłaty” znajdziemy dane dotyczące należnych składek i wpłat przedstawione w formie tabeli podzielonej na okresy rozliczeniowe. Są tam wykazane aktualne dane o wysokości składek, jakie są do wpłacenia zgodnie ze deklaracją rozliczeniową, i kwota, która faktycznie wpłynęła i została zarejestrowana przez ZUS.
Założenie profilu na PUE ZUS przebiega dwuetapowo:
- rejestracja poprzez stronę: www.zus.pl/pue/rejestracja
- potwierdzenie tożsamości – albo podczas jednorazowej wizyty w ZUS z dokumentem potwierdzającym tożsamość albo elektronicznie z wykorzystaniem certyfikowanego podpisu elektronicznego lub profilu ePUAP – elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej.
Dostęp do PUE można uzyskać także za pośrednictwem niektórych banków, które podpisały porozumienie z ZUS. Chodzi tu m.in. o: PKO Bank Polski (iPKO, Inteligo), BOŚ Bank, Alior Bank, Millennium, Citi Handlowy.
3. Złożenie wniosku wniosku RD-3 – Wniosek o informację o stanie konta płatnika składek – elektronicznie poprzez PUE lub tradycyjnie (osobiście lub pocztą). Jego wzór można pobrać tutaj.
Przywrócenie terminu przez ZUS
Jeśli doszło do opłacenia składek ZUS po terminie, płatnik może uniknąć „wypadnięcia” z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, o ile zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przedsiębiorca, postara się w ZUS o wyrażenie zgody na opłacenie zaległych składek po terminie. W tym celu powinien złożyć do ZUS wniosek w tej sprawie. Jeśli organ rentowy pójdzie na rękę płatnikowi i wyrazi na to zgodę, przedsiębiorca zachowa ciągłość ubezpieczenia i prawo do wynikających z niego świadczeń.
W razie odmowy wyrażenia zgody na opłacenie składek po terminie, płatnik ma prawo zażądać wydania decyzji w sprawie okresów podlegania/niepodlegania temu ubezpieczeniu, od której będzie mógł się odwołać do sądu.
Aby zgoda ZUSu była skuteczna, należy:
- uregulować całość zadłużenia wraz z odsetkami, lub
- zawrzeć umowę – tzw. układ ratalny
oraz opłacić wszystkie należne składki, w tym na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, za miesiąc którego wniosek dotyczy.
Wniosek o wyrażenie zgody na opłacenie składek po terminie (US-9) można przekazać:
- osobiście w placówce ZUS,
- za pośrednictwem poczty tradycyjnej ,
- elektronicznie za pośrednictwem Portalu Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) – wniosek dostępny po zalogowaniu do profilu w panelu Płatnika – Usługi – Katalog usług elektronicznych (Wniosek US-9),
- telefonicznie – zlecenie wysłania wniosku, po potwierdzeniu tożsamości, może przyjąć konsultant Centrum Obsługi Telefonicznej.
Korzystny układ ratalny
Przedsiębiorca (płatnik), który ma długi składkowe i nie może ich jednorazowo spłacić, a chce podlegać dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu i otrzymywać z niego – w razie potrzeby – świadczenia, powinien skorzystać z możliwości zawarcia układu ratalnego. Pomoże mu w tym doradca ds. ulg i umorzeń. Wyjaśni on, jakie trzeba przygotować dokumenty. Pomoże również wypełnić wniosek.
Płatnik, który podpisze umowę z ZUS o układ ratalny, będzie spłacał raty na indywidualny numer rachunku składkowego odrębnym przelewem (w terminie wyznaczonym dla kolejnych rat). Będzie mógł również opłacić ratę i bieżącą składkę jedną wpłatą, jeśli zrobi to przed terminem wyznaczonym dla obu tych należności.
Po zrealizowaniu płatności, każda wpłata będzie zaksięgowywana w ZUS i rozliczana proporcjonalnie na poszczególne ubezpieczenia i Fundusze. Będzie to się odbywało na podstawie kwot wykazanych w ostatniej deklaracji rozliczeniowej (przekazanej przez płatnika albo utworzonej przez ZUS, jeśli płatnik jest zwolniony z jej przekazywania).
