Zatrudnianie cudzoziemców od 2018 – wskazówki i procedura krok po kroku

Zważywszy na sytuację na rynku pracy w Polsce, zatrudnianie cudzoziemców (zwłaszcza obywateli Ukrainy, Białorusi czy Mołdawii, choć nie tylko), to dla polskich firm w wielu przypadkach już nie tyle oszczędność, ale konieczność. Coraz większe niedobory rąk do pracy sprawiają, że nierzadko jedynym ratunkiem dla przedsiębiorców bywają właśnie obcokrajowcy.

Z tego powodu warto znać uwarunkowania prawne ich zatrudniania oraz reguły zgodnego z przepisami naliczania od wypłacanych im należności składek ZUS i podatku.

Wszystkie istotne aspekty powierzania pracy obcokrajowcom i ich podatkowo-składkowego rozliczania w 2018 r.  w sposób kompleksowy i przystępny wyjaśnia książka pt.: „Wszystko o zatrudnianiu i rozliczaniu cudzoziemców„.

Od początku 2018 r. wprowadzono szereg bardzo istotnych – a jak wielu twierdzi – wręcz rewolucyjnych zmian w powierzaniu pracy cudzoziemcom.

W zakresie modyfikacji tzw. procedury oświadczeniowej chodzi przede wszystkim o:

• zawężenie do prac, które nie będą objęte zezwoleniem na pracę sezonową;
• wprowadzenie przesłanek odmowy rejestracji oświadczenia;
• odmowę rejestracji oświadczenia wydawaną w formie decyzji administracyjnej, z możliwością odwołania się do organu drugiej instancji czyli Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;
• wprowadzenie opłaty za oświadczenie w wysokości 30 zł;
• obowiązek poinformowania powiatowego urzędu pracy (PUP) o podjęciu (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy) lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca (w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu);
• doprecyzowanie, iż przy zliczaniu okresów wykonywania pracy na podstawie oświadczenia pod uwagę będą brane okresy, na jakie oświadczenie zostało zarejestrowane.

Równie ważną zmianą jest wprowadzenie do porządku prawnego zezwolenia na pracę sezonową, które przewidziane jest dla wszystkich cudzoziemców z państw spoza UE/EOG, a wydawane jest przez starostę, a uściślając działające w jego imieniu PUPy.

Omawiając nowy typ zezwolenia podkreślić należy, iż:

• uprawnia do pracy przez okres 9 miesięcy w roku kalendarzowym i jest płatne (30 zł);
• w przypadku ubiegania się o to zezwolenie dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy nie ma konieczności uzyskania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych;
• dotyczy ono prac w sektorach uznanych za sezonowe na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca;
• po przyjeździe cudzoziemca do Polski pracodawca jest zobowiązany do poinformowania o tym PUP i podania adresu zamieszkania cudzoziemca – dopiero po spełnieniu tego obowiązku PUP wydaje zezwolenie na pracę sezonową uprawniające cudzoziemca do pracy;
• w kolejnych latach współpracy z danym cudzoziemcem pracodawca można ubiegać się o tzw. wpis wielosezonowy (maksymalnie do 3 lat).

Ważne! Cudzoziemiec może pracować w trakcie oczekiwania na zezwolenie na pracę sezonową, czyli po poinformowaniu PUP przez podmiot o przyjeździe obcokrajowca. Praca musi być jednak wykonywana na warunkach określonych w zaświadczeniu o wpisie wydanym wcześniej przez PUP.

Ponadto cudzoziemiec może także pracować w trakcie oczekiwania na przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową u tego samego pracodawcy.
Natomiast u nowego pracodawcy – 30 dni.

Zatrudnianie cudzoziemca w 2018 r. w oparciu o oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy krok po kroku 

(dotyczy zatrudniania przy pracach, do wykonywania których nie jest wymagane zezwolenie sezonowe, na okres do 6 miesięcy – czyli 180 dni co wynika z art. 114 Kodeksu cywilnego – w ciągu 12 miesięcy obywateli 6 państw: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy):

Krok 1. Znalezienie przez pracodawcę obcokrajowca – kandydata do pracy.

Krok 2. Złożenie przez zakład pracy oświadczenia w PUP właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce  pobytu stałego (siedziba dotyczy osób prawnych, a pobyt stały osób fizycznych) na wzorze określonym w załączniku nr 17 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 grudnia 2017 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, dostępnym m.in. na stronie resortu pracy: Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Pracodawca może również złożyć ww. oświadczenie poprzez stronę internetową www.praca.gov.pl.

Wypełniając oświadczenie, należy wpisać, m.in.: dane pracodawcy, dane cudzoziemca, którego zamierza się zatrudnić, datę rozpoczęcia  i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia brutto, podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej, zawód i miejsce wykonywania pracy.

Ważne! Oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca. Oznacza to, że zarówno pracodawca musi prowadzić działalność danego rodzaju (nie-sezonową), jak i praca cudzoziemca musi być z nią ściśle związana.

Składając oświadczenie do rejestracji pracodawca musi przedstawić dowód dokonania wpłaty w wysokości 30 zł, oświadczenie o niekaralności, ważny dokument tożsamości, kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca.

Ważne! Jak pokazuje praktyka, obowiązek złożenia oświadczenia o byciu lub niebyciu karanym za wybrane przestępstwa lub wykroczenia, okazuje się po zmianach przepisów kłopotliwy. Zasadniczo obowiązek ten dotyczy właścicieli firm (w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) albo reprezentantów podmiotów zatrudniających (czyli wspólników w spółkach osobowych i zarządów w spółkach kapitałowych). Niestety problem w tym, że omawiane oświadczenie trzeba złożyć z osobna w przypadku każdego zatrudnianego obcokrajowca i nie można tu wyręczyć się pełnomocnikiem. Oznacza to, że oświadczenie o niekaralności musi być podpisane:

• przez właściciela firmy – w odniesieniu do osób fizycznych przyjmujących do pracy obcokrajowców, albo
• osobiście przez wspólnika lub członka zarządu – w przypadku podmiotów o statusie osoby prawnej powierzających wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

Krok 3. Decyzja PUP odnośnie tego czy spełnione są warunki do wpisania oświadczenia o powierzeniu pracy do rejestru takich oświadczeń.

Wpisanie do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, chyba że prowadzone jest postępowanie wyjaśniające – wówczas wpisanie następuje do 30 dni.

PUP może wydać decyzję odmowną o wpisaniu oświadczenia do rejestru zawsze, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego. Taka odmowa może nastąpić także jeżeli z okoliczności wynika, że:

• oświadczenie jest składane dla pozoru albo będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub
• podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków.

W przypadku decyzji odmownej, pracodawca ma możliwość odwołania się do organu drugiej instancji – ministra właściwego do spraw pracy, czyli Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Krok 4. Gdy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, wówczas pracodawca powinien przesłać oryginał oświadczenia do cudzoziemca, którego chce zatrudnić, by ten wyrobił na jego podstawie w swoim ojczystym kraju w polskim konsulacie wizę 05a umożliwiającą legalny wjazd i pobyt w Polsce.

Ważne! Podobnie jak do końca 2017 r., tak i teraz samo oświadczenie nie jest wystarczające do legalnej pracy w Polsce – cudzoziemiec musi jeszcze posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę. Przy ruchu bezwizowym (z którego korzystać mogą obywatele m.in. Ukrainy, Gruzji i Mołdawii) legalny pobyt cudzoziemca w Polsce (łącznie z pobytem na terytorium innych państw obszaru Schengen) może wynieść maksymalnie 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu. Z tego powodu, jeśli pracodawca zatrudnia na podstawie procedury oświadczeniowej obcokrajowca już przebywającego w Polsce w tzw. ruchu bezwizowym, wówczas zatrudniony zawczasu musi zadbać o legalność swego pobytu po upływie 90 dni. W tym celu – zanim upłynie ww. okres – może wystąpić do urzędu wojewódzkiego np. o zezwolenie na pobyt czasowy. 

Pamiętajmy, że gdy wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy został złożony w trakcie legalnego pobytu cudzoziemca i wniosek ten nie zawierał braków formalnych lub braki formalne zostały uzupełnione w terminie, wojewoda zamieszcza w dokumencie podróży cudzoziemca (np. w paszporcie) odcisk stempla, który potwierdza złożenie wniosku. Pobyt cudzoziemca uważa się za legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy stanie się ostateczna.

Istnieje też inna opcja legalizacji pobytu cudzoziemca po 90. dniach „bezwizowego” przebywania w Polsce – obcokrajowiec z upływem 90. dnia wraca do swej ojczyzny i na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy uzyskanego przez pracodawcę wyrabia wizę 05a w polskim konsulacie, by móc z nią wrócić na teren RP i pracować do końca okresu ważności oświadczenia (w takim przypadku polski pracodawca może zawczasu przewidzieć konieczność wyjazdu z Polski obcokrajowca w celu uzyskania wizy i w związku z tym może w oświadczeniu o powierzeniu pracy uwzględnić przerwę w zatrudnieniu na czas załatwiania wizy).

Krok 5. Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, jest zobligowany do poinformowania PUP na piśmie o podjęciu (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy) lub niepodjęciu (w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu) pracy przez cudzoziemca.

Ważne! Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi należy sprawdzić, czy posiada on ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce. Trzeba zrobić kopię tego dokumentu i przechowywać go do zakończenia pracy przez cudzoziemca.

Ponadto podmiot zatrudniający ma w obowiązku:

• zawrzeć umowę pisemną z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu (w umowie trzeba uwzględnić warunki zawarte w oświadczeniu);
• przestrzegać wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich obywateli.

Kontynuacja pracy cudzoziemca, który pracował na podstawie oświadczenia

Gdy po upływie 3 miesięcy pracy obcokrajowca w ramach procedury oświadczeniowej pracodawca chce kontynuować z nim współpracę w oparciu o  umowę o pracę  i na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu, wówczas może złożyć do wojewody wniosek  o wydanie zezwolenia na pracę (lub cudzoziemiec wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt i pracę). Zezwolenie takie wydawane jest z pominięciem tzw. testu rynku pracy. W takim przypadku cudzoziemiec będzie miał prawo legalnie wykonywać pracę na rzecz ww. pracodawcy w okresie oczekiwania na decyzję w sprawie zezwolenia.

Ważne! Z powyższego rozwiązania można korzystać tylko wtedy, gdy przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia praca cudzoziemca na rzecz ww. podmiotu na podstawie oświadczenia (zarejestrowanego przez ww. podmiot) była wykonywana na podstawie umowy o pracę.

Wśród pracodawców często pojawia się pytanie czy w 2018 r. można zatrudniać cudzoziemca najpierw na podstawie „starego” oświadczenia, a następnie „nowego” oświadczenia?

Odpowiedź brzmi: tak. W 2018 r. obowiązuje wszakże zarówno art. 87 ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia dotyczący oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi, jak i przepis przejściowy dotyczący oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (art. 11 ustawy z dnia 20 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz niektórych innych ustaw). Okresów wykonywania pracy na podstawie tych dwóch rodzajów oświadczeń nie sumuje się. Zaznaczmy, że jest to oficjalne stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

W tym miejscu podkreślenia wymaga fakt, że do końca 2018 r. praca cudzoziemca będzie mogła być świadczona na podstawie oświadczeń zarejestrowanych przez PUP w 2017 r. Wnioski o wydanie wizy w związku z oświadczeniem zarejestrowanym w 2017 r. będą rozpatrywane na dotychczasowych zasadach, jeśli zostaną złożone przed 31 października 2018 r.

Inne pytania rodzące wiele wątpliwości podmiotów zatrudniających, na które znajdziesz odpowiedzi w książce „Wszystko o zatrudnianiu i rozliczaniu cudzoziemców” to m.in.:

• Jakie mamy nowe ustawowe zasady powierzania pracy na podstawie oświadczeń?

• Jakie mogą być przyczyny odmowy wpisania oświadczenia do rejestru?

• Kiedy w myśl nowych przepisów obcokrajowiec może pracować w okresie oczekiwania na zezwolenie?

• Na czym polega wygaszanie dotychczasowej procedury oświadczeniowej?

• Co to jest test rynku pracy i kiedy nie jest on wymagany?

• Jakie dokumenty są wymagane przy składaniu wniosku o zezwolenie na pracę?

• Jakie są obowiązki przy zatrudnianiu cudzoziemców?

• Kiedy niezbędne jest zezwolenie na pracę sezonową?

• Kiedy PUP odmówi wydania zezwolenia na pracę sezonową?

• Co to jest zezwolenie wielosezonowe i jak je można uzyskać?

• Jaki jest optymalny zgodny z prawem tryb zatrudniania cudzoziemców w 2018 r.?

• Jakie dokumenty legalizują pobyt w Polsce?

• Kiedy stempel w paszporcie uprawnia do pobytu w Polsce?

• Jak ustalać rezydencję podatkową cudzoziemca?

• Kiedy można nie pobierać podatku od należności obcokrajowca?

• Czy umowa wykonywana tylko poza granicami Polski podlega pod ZUS i PIT?

• Co to jest certyfikat rezydencji i co on daje?

• Który urząd skarbowy jest właściwy dla cudzoziemca?

Kompleksową wiedzę na temat zatrudniania i rozliczania cudzoziemców odnaleźć można we wspomnianej na wstępie książce pt.: „Wszystko o zatrudnianiu i rozliczaniu cudzoziemców„.

Aktualne promocje na tą i inne nasze publikacje dostępne są na naszym fanpage’u:

https://www.facebook.com/SerwisKadrowego/