Jak rozliczać i zatrudniać cudzoziemców w 2021

Zatrudnianie cudzoziemców w 2021 r. w oparciu o oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

Tzw. procedura oświadczeniowa dotyczy zatrudniania przy pracach, do wykonywania których nie jest wymagane zezwolenie sezonowe, na okres do 6 miesięcy w ciągu 12 miesięcy obywateli 6 państw: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy. Podkreślmy, że przez 6 miesięcy powinniśmy rozumieć 180 dni, gdyż przepisy nie wymagają tu ciągłości wykonywania pracy przez cudzoziemca, a zgodnie art. 114 Kodeksu cywilnego, jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się za dni trzydzieści – więcej w tym temacie w tekście: Jak liczyć okres 6 miesięcy wykonywania pracy przez cudzoziemca na oświadczeniu.

Procedura oświadczeniowa krok po kroku*:

* Zapoznając się z poniższymi wyjaśnieniami należy mieć na uwadze wprowadzone czasowo zmiany w zasadach legalizowania pracy obcokrajowców w PL w czasie pandemii opisane w artykule: Legalny pobyt i zatrudnianie cudzoziemców w okresie epidemii koronawirusa COVID-19

Krok 1. Złożenie w przypadku konkretnego obcokrajowca przez zakład pracy oświadczenia w PUP właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego (siedziba dotyczy osób prawnych, a pobyt stały osób fizycznych) na wzorze określonym w załączniku nr 17 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 grudnia 2017 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Pracodawca może również złożyć ww. oświadczenie poprzez stronę internetową www.praca.gov.pl (aby usprawnić rozpatrywanie wniosków, resort pracy aktywnie zachęca urzędy pracy do promowania wśród przedsiębiorców składania wniosków dotyczących zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi poprzez portal praca.gov.pl).

Składając oświadczenie do rejestracji pracodawca musi przedstawić dowód dokonania wpłaty w wysokości 30 zł, oświadczenie o niekaralności, ważny dokument tożsamości, kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca.

Co ważne:

oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca. Oznacza to, że zarówno pracodawca musi prowadzić działalność danego rodzaju (nie-sezonową), jak i praca cudzoziemca musi być z nią ściśle związana;
jak pokazuje praktyka, obowiązek złożenia oświadczenia o byciu lub niebyciu karanym za wybrane przestępstwa lub wykroczenia, okazuje się po zmianach przepisów kłopotliwy. Zasadniczo obowiązek ten dotyczy właścicieli firm (w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) albo reprezentantów podmiotów zatrudniających (czyli wspólników w spółkach osobowych i zarządów w spółkach kapitałowych). Niestety problem w tym, że omawiane oświadczenie trzeba złożyć z osobna w przypadku każdego zatrudnianego obcokrajowca i nie można tu wyręczyć się pełnomocnikiem. Oznacza to, że oświadczenie o niekaralności musi być podpisane:
- przez właściciela firmy – w odniesieniu do osób fizycznych przyjmujących do pracy obcokrajowców, albo
- osobiście przez wspólnika lub członka zarządu – w przypadku podmiotów o statusie osoby prawnej powierzających wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

Krok 2. Decyzja PUP odnośnie tego czy spełnione są warunki do wpisania oświadczenia o powierzeniu pracy do rejestru takich oświadczeń.

Wpisanie do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, chyba że prowadzone jest postępowanie wyjaśniające – wówczas wpisanie następuje do 30 dni.

PUP może wydać decyzję odmowną o wpisaniu oświadczenia do rejestru zawsze, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego. Taka odmowa może nastąpić także jeżeli z okoliczności wynika, że:

oświadczenie jest składane dla pozoru albo będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub
podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków.

W przypadku decyzji odmownej, pracodawca ma możliwość odwołania się do organu drugiej instancji – ministra właściwego do spraw pracy, czyli Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Krok 3. Gdy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, wówczas pracodawca powinien przesłać oryginał oświadczenia do cudzoziemca, którego chce zatrudnić, by ten wyrobił na jego podstawie w swoim ojczystym kraju w polskim konsulacie wizę 05a umożliwiającą legalny wjazd i pobyt w Polsce.

Ważne! Cudzoziemiec zasadniczo musi posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę. Przy ruchu bezwizowym legalny pobyt cudzoziemca w Polsce (łącznie z pobytem na terytorium innych państw obszaru Schengen) może wynieść maksymalnie 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu. Z tego powodu, jeśli pracodawca zatrudnia na podstawie procedury oświadczeniowej obcokrajowca już przebywającego w Polsce w tzw. ruchu bezwizowym, wówczas zatrudniony zawczasu musi zadbać o legalność swego pobytu po upływie 90 dni. W tym celu – zanim upłynie ww. okres – może wystąpić do urzędu wojewódzkiego np. o zezwolenie na pobyt czasowy.

Pamiętajmy, że gdy wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy został złożony w trakcie legalnego pobytu cudzoziemca i wniosek ten nie zawierał braków formalnych lub braki formalne zostały uzupełnione w terminie, wojewoda zamieszcza w dokumencie podróży cudzoziemca (np. w paszporcie) odcisk stempla, który potwierdza złożenie wniosku. Pobyt cudzoziemca uważa się za legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy stanie się ostateczna.

Istnieje też inna opcja legalizacji pobytu cudzoziemca po 90. dniach „bezwizowego” przebywania w Polsce – obcokrajowiec z upływem 90. dnia wraca do swej ojczyzny i na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy uzyskanego przez pracodawcę wyrabia wizę 05a w polskim konsulacie, by móc z nią wrócić na teren RP i pracować do końca okresu ważności oświadczenia (w takim przypadku polski pracodawca może zawczasu przewidzieć konieczność wyjazdu z Polski obcokrajowca w celu uzyskania wizy i w związku z tym może w oświadczeniu o powierzeniu pracy uwzględnić przerwę w zatrudnieniu na czas załatwiania wizy).

Krok 4. Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, jest zobligowany do poinformowania PUP na piśmie o podjęciu (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy) lub niepodjęciu (w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu) pracy przez cudzoziemca.

Ważne! Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi należy sprawdzić, czy posiada on ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce. Trzeba zrobić kopię tego dokumentu i przechowywać go do zakończenia pracy przez cudzoziemca.

Ponadto podmiot zatrudniający ma w obowiązku:

zawrzeć umowę pisemną z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu (w umowie trzeba uwzględnić warunki zawarte w oświadczeniu);
przestrzegać wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich obywateli.

Kontynuacja pracy cudzoziemca, który pracował na podstawie oświadczenia

Gdy po upływie 3 miesięcy pracy obcokrajowca w ramach procedury oświadczeniowej pracodawca chce kontynuować z nim współpracę w oparciu o umowę o pracę i na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu, wówczas może złożyć do wojewody wniosek o wydanie zezwolenia na pracę (lub cudzoziemiec wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt i pracę). Zezwolenie takie wydawane jest z pominięciem tzw. testu rynku pracy. W takim przypadku cudzoziemiec będzie miał prawo legalnie wykonywać pracę na rzecz ww. pracodawcy w okresie oczekiwania na decyzję w sprawie zezwolenia.

Ważne! Z powyższego rozwiązania można korzystać tylko wtedy, gdy przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia praca cudzoziemca na rzecz ww. podmiotu na podstawie oświadczenia (zarejestrowanego przez ww. podmiot) była wykonywana na podstawie umowy o pracę.

Zezwolenie na pracę sezonową*

* Zapoznając się z poniższymi wyjaśnieniami należy mieć na uwadze wprowadzone czasowo zmiany w zasadach legalizowania pracy obcokrajowców w PL w czasie pandemii opisane w artykule: Legalny pobyt i zatrudnianie cudzoziemców w okresie epidemii koronawirusa COVID-19

Zezwolenie oznaczone jest literą „S”, a otrzymać je można dla obywateli wszystkich państw trzecich (tj. krajów spoza obszaru UE/EOG i Szwajcarii). Dokument ten należy uzyskać dla cudzoziemca, jeśli będzie on świadczył pracę w ramach rodzajów działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), z którymi przepisy prawa łączą wykonywanie pracy sezonowej. Są to wybrane rodzaje działalności w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, a także zakwaterowania i usług gastronomicznych (w tym restauracje i ruchome placówki gastronomiczne). Zostały one wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według klasyfikacji PKD, w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca.

Pełny i aktualny wykaz podklas działalności według polskiej klasyfikacji działalności (PKD), w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową dla cudzoziemców, przedstawiliśmy w artykule: Od 25 września 2018 r. mniej działalności objętych zezwoleniem na pracę sezonową.

Zezwolenie na pracę sezonową cudzoziemca jest wydawane na wniosek podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Decyzję wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy.

Poniżej najważniejsze informacje dotyczące opisywanego zezwolenia:

Pracodawca składa wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową w powiatowym urzędzie pracy (PUP) właściwym ze względu na swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania (siedziba dotyczy osoby prawnej, np. przedsiębiorstwa, a miejsce zamieszkanie osoby fizycznej);
We wniosku pracodawca określa, m.in. proponowane wynagrodzenie cudzoziemca, wymiar czasu pracy albo liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy oraz okres ważności zezwolenia. Składając wniosek pracodawca dołącza również dowód dokonania wpłaty w wysokości 30 zł;
Jeżeli zezwolenie typu S dotyczy obywatela innego kraju niż Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Rosja lub Ukraina, do wniosku należy dołączyć informację dot. wyniku tzw. testu rynku pracy, tj. informacji starosty, właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy. W przypadku gdy specyfika pracy wykonywanej przez cudzoziemca nie pozwala na wskazanie głównego miejsca jej wykonywania, informację, o której mowa powyżej, wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemców;
Zezwolenie na pracę sezonową wydaje się, jeżeli wysokość wynagrodzenia, która będzie określona w umowie z cudzoziemcem, nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących w tym samym wymiarze czasu pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku;
Zezwolenie na pracę sezonową jest wydawane dla określonego cudzoziemca. W treści tego zezwolenia określone są: podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, najniższe wynagrodzenie cudzoziemca, wymiar czasu pracy albo liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy oraz okres ważności zezwolenia. Jeżeli zezwolenie dotyczy pracy cudzoziemca w charakterze pracownika tymczasowego, w zezwoleniu na pracę jest określany także pracodawca użytkownik.
W okresie ważności zezwolenia na pracę sezonową możliwe jest wykonywanie każdej pracy sezonowej, a nie tylko tej wskazanej w zezwoleniu;
Okres ważności zezwolenia na pracę sezonową:
- Zezwolenie na pracę sezonową wydaje się na okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym;
- W przypadku cudzoziemca, który wjechał na terytorium RP na podstawie wizy wydanej w celu wykonywania pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę sezonową wpisanym do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej, jest liczony od dnia pierwszego wjazdu cudzoziemca do strefy Schengen;
- W przypadku cudzoziemców, którzy wjechali w celu innym niż praca sezonowa zezwolenie może być wydane na okres legalnego pobytu nie dłuższy niż 9 miesięcy. Okres ten liczony jest łącznie z okresami wskazanymi w poprzednio wydanych zezwoleniach na pracę sezonową dla tego cudzoziemca.

Różne ścieżki postępowania – w zależności od tego, czy cudzoziemiec jest już w Polsce, czy dopiero zamierza wjechać w celu pracy sezonowej

Postępowanie różni się w zależności od tego, czy cudzoziemiec jest już w Polsce i posiada tytuł pobytowy umożliwiający wykonywanie pracy w Polsce (np. wizę z wyjątkiem wiz wydanych w celach: turystycznym (01), korzystania z ochrony czasowej (20) lub przyjazdu ze względów humanitarnych (21), przebywanie w ruchu bezwizowym, ale wjechał w innym celu niż praca sezonowa), czy dopiero będzie ubiegał się o wjazd do Polski – na podstawie wizy w celu wykonywania pracy sezonowej, bądź w ramach ruchu bezwizowego w związku z pracą sezonową.

Wydanie zezwolenia na pracę sezonową dla cudzoziemca przebywającego w Polsce

Pracodawca składa wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową do Starosty (PUP)
+ wnosi opłatę 30 zł
+ załącza informację starosty – tzw. test rynku pracy (nie wymagana dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy)
+ załącza oświadczenie o niekaralności
i inne.
PUP sprawdza prawidłowość wniosku, czy są dołączone wszystkie wymagane dokumenty, a także czy są spełnione warunki wydania zezwolenia na pracę sezonową, określone w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Starosta wydaje zezwolenie na pracę sezonową lub odmawia wydania zezwolenia na pracę sezonową.

Wydanie zezwolenia na pracę sezonową dla cudzoziemca przebywającego poza granicami Polski

Pracodawca składa wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową do Starosty (PUP)
+ wnosi opłatę 30 zł
+ załącza informację starosty – tzw. test rynku pracy (nie wymagana dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy)
+ załącza oświadczenie o niekaralności
i inne
PUP sprawdza prawidłowość wniosku oraz czy są dołączone wszystkie wymagane dokumenty, a także czy są spełnione warunki wydania zezwolenia na pracę sezonową, określone w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
PUP wpisuje wniosek do ewidencji wniosków ws. pracy sezonowej lub Starosta odmawia wydania zezwolenia na pracę sezonową.
Pracodawca otrzymuje zaświadczenie o wpisie do ewidencji wniosków ws. pracy sezonowej.
Na podstawie zaświadczenia o wpisie cudzoziemiec stara się o wizę (u konsula) i po jej otrzymaniu wjeżdża do Polski.
Pracodawca składa w PUP oświadczenie o zgłoszeniu się cudzoziemca + kopię wymaganych stron paszportu cudzoziemca.
Starosta wydaje zezwolenie na pracę sezonową (jeśli brak jest dodatkowych powodów do odmowy).

O zezwoleniu na prace sezonowe pisaliśmy również we wpisie zatytułowanym: Jak zatrudniać Ukraińców i innych cudzoziemców w rolnictwie (gospodarstwie rolnym).

Planowane zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców

Jak wynika z sygnałów płynących z resortu pracy, jego przedstawiciele pracują nad zmianami regulującymi pracę i pobyt cudzoziemców w Polsce, szczególnie w zakresie proceduralnych ułatwień dla pracowników z państw trzecich w tym przede wszystkim z Ukrainy, Białorusi, Rosji, Mołdawii, Gruzji i z Armenii.

Przypomnijmy w tym miejscu, że resort pracy chcąc zastąpić obecną ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy nowymi regulacjami, już w 2018 r. przygotowało projekt ustawy o rynku pracy (projekt z dnia 29 czerwca 2018 r.), której przepisy miałyby być dostosowane do współczesnych realiów. Proponowane rozwiązania dotykały m.in. zagadnień związanych z zatrudnianiem cudzoziemców, a zmiany w tym zakresie przewidywały wprowadzenie kilka nowości oraz szereg regulacji doprecyzowujących aktualnie obowiązujące zasady. Niestety, w związku z licznie zgłoszonymi do projektu uwagami, MRiPS zawiesiło nad nim prace. Projekt zniknął nie tylko ze stron resortu pracy, ale również Rządowego Centrum Legislacji, co jest sytuacją rzadko spotykaną.