Najbardziej skomplikowane w rozliczaniu list płac wydaje się być prawidłowe i jednoczesne zastosowanie wielu, często wymagających właściwej interpretacji, przepisów z zakresu naliczania należności przysługujących zatrudnionym oraz regulacji dotyczących składek ZUS i podatku PIT, szczególnie w sytuacjach niestandardowych.
Płacowcy muszą być precyzyjni jak chirurdzy 😉 Każdy – nawet najmniejszy – błąd może mieć poważne konsekwencje finansowe zarówno dla pracodawcy, jak i rozliczanej osoby oraz osoby sporządzającej listę płac.
Osobisty Ekspert Dla Kadr i Płac (Kadry-Place-AI.pl) przygotował dla Was poniżej wykaz jego zdaniem jednych z ważniejszych wyzwań pojawiających się w procesie rozliczeń płacowych.
Prawidłowa kwalifikacja każdego składnika wynagrodzenia i świadczenia pozapłacowego
Należy ustalić, czy dany element (np. premia, dodatek, pakiet medyczny, karta sportowa, dofinansowanie z ZFŚS, wpłata na PPK) podlega oskładkowaniu (i którym składkom: społecznym, zdrowotnej), czy jest z nich zwolniony na podstawie konkretnych przepisów (np. § 2 ust. 1 pkt 24 lub 26 rozporządzenia składkowego). Równocześnie trzeba ocenić, czy podlega opodatkowaniu PIT, czy korzysta ze zwolnienia (np. na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 20, 23d, 67, 148 ustawy PIT). Błędna kwalifikacja jednego składnika pociąga za sobą kaskadę błędów w całym rozliczeniu.
Obliczanie i weryfikacja konieczności obniżenia składki zdrowotnej do wysokości hipotetycznej zaliczki na podatek
To jeden z najbardziej złożonych mechanizmów. Wymaga on odrębnego wyliczenia zaliczki na podatek według zasad obowiązujących 31 grudnia 2021 r. (z progiem 85 528 zł, stawkami 17% i 32% i kwotą zmniejszającą 43,76 zł) tylko od tych przychodów, które jednocześnie podlegają składce zdrowotnej i opodatkowaniu. Następnie należy porównać tę hipotetyczną zaliczkę z wyliczoną składką zdrowotną (9%) i ewentualnie obniżyć ją do jej wysokości. Bardzo łatwo o błąd w tym obszarze.
Rozliczanie pracowników z przychodami zwolnionymi z opodatkowania (np. kierowcy międzynarodowi, pracownicy oddelegowani za granicę)
W takich przypadkach, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy PIT, od dochodu nie można odliczyć tych składek na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowi przychód zwolniony z podatku. Kluczowe jest precyzyjne wyodrębnienie, jaka część składek społecznych (emerytalnej, rentowej, chorobowej) przypada na przychód opodatkowany, a jaka na zwolniony. Nie można tutaj stosować uproszczeń, jak np. proporcjonalne odliczanie składek – każdą składkę liczy się odrębnie od właściwej podstawy.
Uwzględnianie rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. 30-krotność)
W miesiącu, w którym łączna podstawa tych składek od początku 2026 roku przekroczy kwotę 282 600 zł, należy zaprzestać ich naliczania. Wymaga to monitorowania narastającej podstawy i prawidłowego obliczenia składek w miesiącu przekroczenia, co jest szczególnie skomplikowane, gdy pracownik ma np. kilku płatników składek.
Rozliczanie umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) zawartych z własnym pracownikiem
Rozliczenie wynagrodzenia przysługującego pracownikowi z tytułu umowy o pracę oraz z tytułu zawartej z własnym pracodawcą umowy zlecenia nie jest wcale takie proste jakby mogło się wydawać. W takich okolicznościach trzeba przestrzegać następujących reguł:
- w zakresie naliczeń składek ZUS: wynagrodzenie za umowę o pracę i umowę zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną, to oblicza się ją odrębnie od przychodów z umowy o pracę i umowy zlecenia, a następnie po zsumowaniu wykazuje w jednym bloku raportu ZUS RCA (por. interpretacja indywidualna ZUS z 13 stycznia 2015 r., znak: DI/100000/43/1509/2014 oraz z 14 lutego 2017 r., znak: WPI/200000/43/168/2017);
- w zakresie naliczeń zaliczki podatkowej: oblicza się ją osobno od przychodów ze stosunku pracy i oddzielnie z umowy zlecenia, co oznacza, że składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia uzyskanego w ramach umowy o pracę pomniejszają dochód do opodatkowania z umowy o pracę, zaś składki na ww. ubezpieczenia naliczone od umowy zlecenia – przychód z tej umowy.
Warto tu jeszcze zwrócić uwagę na obniżanie składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatkowej przy stosunkowo niskich przychodach uzyskiwanych przez pracownika. Z uwagi na konieczność odrębnego wyliczania podatku od umowy o pracę i umowy zlecenia, ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do poziomu podatku (obliczonego według przepisów obowiązujących w dniu 31 grudnia 2021 r.) należy dokonywać oddzielnie w ramach danego źródła przychodów (czyli składkę zdrowotną od zlecenia obniżamy do kwoty zaliczki podatkowej wyliczonej od zlecenia i analogicznie robimy przy umowie o pracę).
