Zdarza się, że w trakcie kontroli PIP dochodzi do zakwestionowania zasadności zawarcia w danych okolicznościach umowy zlecenia. Jeśli finalnie skutkiem takiej sytuacji będzie uznanie umowy cywilnoprawnej za umowę o pracę, wówczas po stronie pracodawcy najczęściej występuje znaczący wzrost kosztów (np. w postaci konieczności opłacenia zaległych składek ZUS) oraz obowiązek przeprowadzenia żmudnej korekty dokumentacji zusowskiej i podatkowej za okres wstecz.

Poniżej przedstawiamy analizę skutków przekwalifikowania umowy zlecenia na umowę o pracę na konkretnym przykładzie liczbowym.

ANALIZA SYTUACJI WYJŚCIOWEJ

Załóżmy, że w firmie (w której obowiązuje składka wypadkowa w wysokości 1,95% podstawy) w okresie od stycznia do marca 2026 roku na podstawie umowy zlecenia pracował 40-letni mężczyzna. Otrzymywał on stałe wynagrodzenie w wysokości 5 000 zł brutto miesięcznie. Z tytułu tej umowy był zgłoszony wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegał już jako pracownik w innej firmie. W październiku 2026 roku, po kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, umowa zlecenia została uznana za umowę o pracę.

SKUTKI DLA ROZLICZEŃ ZUS

Przekwalifikowanie wymusza całkowite przeliczenie składek za każdy z trzech miesięcy (styczeń, luty, marzec) od nowa, tak jakby od początku była to umowa o pracę.

Przykład wyliczenia dla jednego miesiąca (np. stycznia):

🎯 Kadry i Płace Książka 2026 - 📖 prostym, zrozumiałym językiem opisuje między innymi takie zagadnienia jak: kontrola PIP, korekta PIT-11, korekta PIT-4R, korekta składek ZUS, umowy zlecenia aktualizowane na bieżąco przez 365 dni od dnia zakupu.

Wynagrodzenie brutto pozostaje bez zmian i wynosi 5 000,00 zł.
Podstawa wymiaru składek społecznych (emerytalna, rentowa, chorobowa) to teraz całe wynagrodzenie: 5 000,00 zł.

Składki społeczne finansowane przez pracownika:
Emerytalna (9,76%): 5 000,00 zł × 9,76% = 488,00 zł.
Rentowa (1,5%): 5 000,00 zł × 1,5% = 75,00 zł.
Chorobowa (2,45%): 5 000,00 zł × 2,45% = 122,50 zł.
Suma składek społecznych: 685,50 zł.

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej: Wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki społeczne: 5 000,00 zł – 685,50 zł = 4 314,50 zł.

Składka zdrowotna (9%): 4 314,50 zł × 9% = 388,31 zł.

Należy również zweryfikować, czy kwota składki zdrowotnej nie przekracza wysokości zaliczki na podatek dochodowy ustalonej według zasad obowiązujących w dniu 31 grudnia 2021 r. Dla wynagrodzenia brutto 5 000,00 zł, przy standardowych kosztach uzyskania przychodu (250,00 zł) i odliczeniu składek społecznych (685,50 zł), podstawa opodatkowania wynosiłaby 5 000,00 zł – 250,00 zł – 685,50 zł = 4 064,50 zł, co po zaokrągleniu do pełnych złotych daje 4 065 zł. Zaliczka na podatek dochodowy obliczona według zasad z 31 grudnia 2021 r. (stawka 17%, kwota zmniejszająca podatek 43,76 zł miesięcznie) wyniosłaby: (4 065 zł × 17%) – 43,76 zł = 691,05 zł – 43,76 zł = 647,29 zł. Ponieważ obliczona składka zdrowotna (388,31 zł) jest niższa niż ta hipotetyczna zaliczka na podatek (647,29 zł), nie ma konieczności jej obniżania. Zatem składka zdrowotna pozostaje w wysokości 388,31 zł.

Składki finansowane przez pracodawcę (nowy koszt dla firmy):
Emerytalna (9,76%): 488,00 zł.
Rentowa (6,5%): 325,00 zł.
Wypadkowa (1,95%): 97,50 zł.
Fundusz Pracy i FS (2,45%): 122,50 zł.
FGŚP (0,1%): 5,00 zł.

Podsumowanie skutków ZUS dla jednego miesiąca:

Przed przekwalifikowaniem (zlecenie): Zatrudniony ze swych środków płacił tylko składkę zdrowotną 450,00 zł (9% od 5 000 zł). Pracodawca nie płacił żadnych składek.

Po przekwalifikowaniu (etat): Pracownik płaci składki społeczne (685,50 zł) i zdrowotną (388,31 zł). Pracodawca ponosi dodatkowy koszt składek w wysokości 1 038,00 zł (488+325+97,50+122,50+5).

KROKI FORMALNE W ZUS:

Należy wyrejestrować zleceniobiorcę z kodem 04 11 XX (formularz ZUS ZWUA) z datą rozpoczęcia umowy (2 stycznia 2026 r.).
Następnie zgłosić go jako pracownika z kodem 01 10 XX (formularz ZUS ZUA) z tą samą datą wsteczną.
Konieczne jest skorygowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS RCA i ZUS DRA za każdy miesiąc. W raportach za zleceniobiorcę (kod 04 11 XX) należy wyzerować podstawy i składki, a w nowych raportach za pracownika (kod 01 10 XX) wykazać składki naliczone od wynagrodzenia 5 000 zł.
Powstanie niedopłata składek (różnica między składkami z etatu a tymi faktycznie opłaconymi ze zlecenia), którą wraz z ewentualnymi odsetkami należy uregulować. Pracodawca może wystąpić do pracownika o zwrot części składek finansowanych przez niego.

SKUTKI DLA ROZLICZEŃ PODATKU DOCHODOWEGO (PIT)

Przekwalifikowanie zmienia źródło przychodu z „działalności wykonywanej osobiście” na „stosunek pracy”. Nie wymusza to jednak przeliczania i korygowania zaliczek na podatek na liście płac, ponieważ zostały one faktycznie pobrane od podatnika. Skutki rozlicza się na poziomie rocznym.

Co należy zrobić w dokumentacji podatkowej:

Należy skorygować deklarację PIT-4R (miesięczną deklarację płatnika). W korekcie trzeba wykazać należne zaliczki na podatek, czyli takie, jakie powinny być pobrane od dochodu z umowy o pracę. Przy ich wyliczaniu stosuje się miesięczne koszty uzyskania przychodu (KUP) w wysokości 250 zł lub 300 zł oraz uwzględnia się składki ZUS faktycznie pobrane w danym roku z wynagrodzenia pracownika.

Należy skorygować informację PIT-11 za dany rok. W korekcie przychód z umowy zlecenia przenosi się do rubryki dotyczącej przychodów ze stosunku pracy. Wykazuje się w niej prawidłowe KUP oraz faktycznie pobrane zaliczki na podatek.

Na podstawie skorygowanego PIT-11, sam podatnik (były zleceniobiorca) musi złożyć korektę swojego zeznania rocznego (PIT-37). To w nim, po uwzględnieniu prawidłowego źródła przychodu i kosztów, wyjdzie ewentualna niedopłata lub nadpłata podatku.

PODSUMOWANIE SKUTKÓW

Przekwalifikowanie umowy zlecenia na umowę o pracę generuje przede wszystkim:

• Dla pracodawcy: Znaczący wzrost kosztów (np. w postaci konieczności opłacenia zaległych składek ZUS oraz ponoszenia wydatków związanych z zatrudnieniem pracowniczym związanych m.in. z uprawnieniami urlopowymi) oraz obowiązek przeprowadzenia żmudnej korekty dokumentacji ZUS i PIT za okres wstecz, a także obowiązek przestrzeganie względem zatrudnionego przepisów Kodeksu pracy i innych aktów prawnych zawierających regulacje dotyczące pracowników.
• Dla pracownika: Obniżenie wynagrodzenia netto (z powodu pojawienia się składek społecznych) oraz konieczność samodzielnego skorygowania rocznego zeznania podatkowego. Zyskuje on jednak pełniejszą ochronę ubezpieczeniową (np. prawo do świadczeń chorobowych) oraz przywileje wynikające chociażby z Kodeksu pracy (np. prawo do urlopu wypoczynkowego).