Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe (dokumentacja pracownicza)

Po znowelizowaniu przepisów o przechowywaniu i prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, pracodawcy mają niejednokrotnie wątpliwości, w jakich sytuacjach obecnie po ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika należy zakładać nowe akta osobowe, a kiedy powinno się kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Jest to tym bardziej istotne zagadnienie, że w aktualnym stanie prawnym, może zaistnieć sytuacja, w której dla danego pracownika będzie zgromadzona dokumentacja pracownicza podlegająca różnym okresom przechowywania.

Poruszoną kwestię rozstrzygają dwa przepisy: art. 94⁵ Kodeksu pracy oraz art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W myśl art. 94⁵ Kodeksu pracy:

w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej;
w sytuacji, o której mowa wyżej, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Na mocy ww. przepisu, w razie ponownego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę tego samego pracownika w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Przy czym dotyczy to pracowników zatrudnionych po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. W konsekwencji, pracownik taki – po spełnieniu powyższych warunków – nie musi przedkładać ponownie tych dokumentów, które wcześniej zostały już zamieszczone w jego aktach osobowych.

Przykład

Załóżmy, że spółka X zatrudniała pracownika w okresie do 1 kwietnia 2019 r. do 31 maja 2020 r. Okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej powinien być zatem liczony od 31.12.2020 r. i upłynie z końcem 2030 r. Jeżeli jednak pracownik ten podejmie we wspomnianej spółce kolejne zatrudnienie przykładowo na okres od 1 czerwca 2020 r. do 31 grudnia 2025 r., to wówczas spółka będzie miała w obowiązku kontynuować prowadzenie jego dotychczasowej (poprzedniej) dokumentacji, dołączając do niej nowe dokumenty, związane z kolejnym zatrudnieniem. W takim przypadku, całość dokumentacji pracowniczej powinna być przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie aktualne stosunek pracy. Gdyby dodatkowo założyć, że omawiany pracownik zostanie ponownie zatrudniony np. w okresie 1 czerwca 2028 r. do końca lipca 2030 r., to 10-letni okres przechowywania całej jego dokumentacji (obejmującej także ww. okres zatrudnienia 2019-2025 r.) rozpocznie się 31 grudnia 2030 r., a upłynie z końcem 2040 r.

A co z pracownikami zatrudnionymi przed 1 stycznia 2019 r.?

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed wejściem w życie nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej, których stosunek trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., w kontekście kontynuowania akt osobowych zastosowanie znajduje art. 9 ustawy z 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Brzmi on następująco:

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, art. 94⁵ ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.

Stosownie do ww. art. 9, prowadzenie dokumentacji pracowniczej kontynuujemy również w odniesieniu do zatrudnionego po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. pracownika, którego stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., jeżeli został złożony za niego raport informacyjny ZUS RIA i został on ponownie zatrudniony w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Przy spełnieniu tych warunków, dokumentacja ponownie przyjętego do pracy pracownika będzie połączona i będzie podlegała temu samemu okresowi przechowywania (czyli przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł).
Przy czym powołany art. 9 ustawy z 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, ma zastosowanie jedynie wtedy, gdy pomiędzy rozwiązaniem stosunku pracy trwającego w dniu 1 stycznia 2019 r. a nawiązaniem kolejnego (już w nowym stanie prawnym) wystąpi co najmniej 1 dzień przerwy. Wszakże tylko w takim przypadku pracodawca jest zobligowany do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczen zusowskich na druku ZUS ZWUA i dzięki temu ma możliwość złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA (zgodnie bowiem z art. 41b pkt 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek przekazuje druk ZUS RIA za ubezpieczonego wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po uprzednim złożeniu oświadczenia ZUS OSW). Na takim stanowisku stoi Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Pracodawca może kontynuować prowadzenie już istniejącej dokumentacji pracowniczej do czasu upływu 10-letniego okresu przechowywania. Po tym okresie, nawet jeżeli dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, a pracodawca nawiąże ponowny stosunek pracy z tym samym pracownikiem, będzie on zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji.

Jak wynika z przedstawionych wyjaśnień, reguła „powrotu do starej teczki osobowej” może być praktykowana jedynie w stosunku do tych pracowników, których dokumentacja związana z zatrudnieniem objęta jest nowym, skróconym 10-letnim okresem przechowywania.

Dla ponownie przyjmowanych do pracy pracowników, których akta osobowe związane z poprzednim zatrudnieniem podlegają obowiązkowi przechowywania przez 50 lat, zakłada się nową teczkę osobową.

Przykład

Pracodawca z branży budowlanej od 1 marca 2019 r. przyjął do pracy kilkanaście nowych pracowników, w tym 5 osób, które już wcześniej były zatrudnione u niego w ramach umowy o pracę. Chodzi tu o następujące osoby:

Pan Piotr, który wcześniej pracował od marca 1997 r. do końca 2018 r.,
Pan Robert, który był zatrudniony w okresie od 1 grudnia 1998 r. do końca stycznia 2019 r.,
Pan Adam, który pracował poprzednio od 1 kwietnia 1999 r. do połowy lutego 2019 r.,
Pan Karol, którego poprzedni stosunek pracy trwał jedynie przez cały luty 2019 r.

Z uwagi na fakt, iż ww. pracodawca dotychczas nie złożył druku ZUS OSW ani raportów ZUS RIA za pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., w rozstrzyganym przypadku powinien on kontynuować prowadzenie tych samych akt osobowych tylko dla Pana Karola. Dla pozostałych ww. osób zatrudnionych od 1 marca br. powinien był natomiast założyć odrębne akta.

Gdyby złożył oświadczenie ZUS OSW oraz raporty ZUS RIA za Pana Adama, wówczas prowadziłby dla niego te same akta osobowe.