Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe (dokumentacja pracownicza)

Informator Kadrowo-Płacowy 2020
Po znowelizowaniu przepisów o przechowywaniu i prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, pracodawcy mają niejednokrotnie wątpliwości, w jakich sytuacjach obecnie po ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika należy zakładać nowe akta osobowe, a kiedy powinno się kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Jest to tym bardziej istotne zagadnienie, że w aktualnym stanie prawnym, może zaistnieć sytuacja, w której dla danego pracownika będzie zgromadzona dokumentacja pracownicza podlegająca różnym okresom przechowywania.
Poruszoną kwestię rozstrzygają dwa przepisy: art. 945 Kodeksu pracy oraz art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W myśl art. 945 Kodeksu pracy:

  • w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej;
  • w sytuacji, o której mowa wyżej, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Na mocy ww. przepisu, w razie ponownego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę tego samego pracownika w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Przy czym dotyczy to pracowników zatrudnionych po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. W konsekwencji, pracownik taki – po spełnieniu powyższych warunków – nie musi przedkładać ponownie tych dokumentów, które wcześniej zostały już zamieszczone w jego aktach osobowych.

Przykład

Załóżmy, że spółka X zatrudniała pracownika w okresie do 1 kwietnia 2019 r. do 31 maja 2020 r. Okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej powinien być zatem liczony od 31.12.2020 r. i upłynie z końcem 2030 r. Jeżeli jednak pracownik ten podejmie we wspomnianej spółce kolejne zatrudnienie przykładowo na okres od 1 czerwca 2020 r. do 31 grudnia 2025 r., to wówczas spółka będzie miała w obowiązku kontynuować prowadzenie jego dotychczasowej (poprzedniej) dokumentacji, dołączając do niej nowe dokumenty, związane z kolejnym zatrudnieniem. W takim przypadku, całość dokumentacji pracowniczej powinna być przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie aktualne stosunek pracy. Gdyby dodatkowo założyć, że omawiany pracownik zostanie ponownie zatrudniony np. w okresie 1 czerwca 2028 r. do końca lipca 2030 r., to 10-letni okres przechowywania całej jego dokumentacji (obejmującej także ww. okres zatrudnienia 2019-2025 r.) rozpocznie się 31 grudnia 2030 r., a upłynie z końcem 2040 r.

A co z pracownikami zatrudnionymi przed 1 stycznia 2019 r.?

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed wejściem w życie nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej, których stosunek trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., w kontekście kontynuowania akt osobowych zastosowanie znajduje art. 9 ustawy z 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Brzmi on następująco:

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, art. 945 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.

Stosownie do ww. art. 9, prowadzenie dokumentacji pracowniczej kontynuujemy również w odniesieniu do zatrudnionego po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. pracownika, którego stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., jeżeli został złożony za niego raport informacyjny ZUS RIA i został on ponownie zatrudniony w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Przy spełnieniu tych warunków, dokumentacja ponownie przyjętego do pracy pracownika będzie połączona i będzie podlegała temu samemu okresowi przechowywania (czyli przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł).
Przy czym powołany art. 9 ustawy z 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, ma zastosowanie jedynie wtedy, gdy pomiędzy rozwiązaniem stosunku pracy trwającego w dniu 1 stycznia 2019 r. a nawiązaniem kolejnego (już w nowym stanie prawnym) wystąpi co najmniej 1 dzień przerwy. Wszakże tylko w takim przypadku pracodawca jest zobligowany do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczen zusowskich na druku ZUS ZWUA i dzięki temu ma możliwość złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA (zgodnie bowiem z art. 41b pkt 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek przekazuje druk ZUS RIA za ubezpieczonego wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po uprzednim złożeniu oświadczenia ZUS OSW). Na takim stanowisku stoi Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Mamy dla Ciebie aktualną publikację z tematyki: , :

Dokumentacja Pracownicza - zmiany od 2019 r.
Pracodawca może kontynuować prowadzenie już istniejącej dokumentacji pracowniczej do czasu upływu 10-letniego okresu przechowywania. Po tym okresie, nawet jeżeli dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, a pracodawca nawiąże ponowny stosunek pracy z tym samym pracownikiem, będzie on zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji.

Jak wynika z przedstawionych wyjaśnień, reguła „powrotu do starej teczki osobowej” może być praktykowana jedynie w stosunku do tych pracowników, których dokumentacja związana z zatrudnieniem objęta jest nowym, skróconym 10-letnim okresem przechowywania.

Dla ponownie przyjmowanych do pracy pracowników, których akta osobowe związane z poprzednim zatrudnieniem podlegają obowiązkowi przechowywania przez 50 lat, zakłada się nową teczkę osobową.

Przykład

Pracodawca z branży budowlanej od 1 marca 2019 r. przyjął do pracy kilkanaście nowych pracowników, w tym 5 osób, które już wcześniej były zatrudnione u niego w ramach umowy o pracę. Chodzi tu o następujące osoby:

  • Pan Piotr, który wcześniej pracował od marca 1997 r. do końca 2018 r.,
  • Pan Robert, który był zatrudniony w okresie od 1 grudnia 1998 r. do końca stycznia 2019 r.,
  • Pan Adam, który pracował poprzednio od 1 kwietnia 1999 r. do połowy lutego 2019 r.,
  • Pan Karol, którego poprzedni stosunek pracy trwał jedynie przez cały luty 2019 r.

Z uwagi na fakt, iż ww. pracodawca dotychczas nie złożył druku ZUS OSW ani raportów ZUS RIA za pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., w rozstrzyganym przypadku powinien on kontynuować prowadzenie tych samych akt osobowych tylko dla Pana Karola. Dla pozostałych ww. osób zatrudnionych od 1 marca br. powinien był natomiast założyć odrębne akta.

Gdyby złożył oświadczenie ZUS OSW oraz raporty ZUS RIA za Pana Adama, wówczas prowadziłby dla niego te same akta osobowe.

Artykuł był pomocny? Chcesz więcej takich publikacji?

Bądź zawsze na bieżąco!

Jeśli tak, kliknij powyżej "Lubię to" oraz "Messenger" a dołączysz do grona czytelników SerwisKadrowego.pl na facebooku i messengerze, aby być zawsze na bieżąco.

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *