Praca zdalna i kontrola trzeźwości a zmiany w aktach osobowych czyli w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 21 marca 2023 r. w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przewidziano podział akt osobowych na 5 (w miejsce funkcjonujących w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 20 marca 2023 r. czterech) części.

Wspomniane części obejmują:

etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),
etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),
etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych),
wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych),
dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).

KLIKNIJ i SPRAWDŹ - Mistrz Kadr i Płac - Książka z aktualizacją przez 365 dni

Co istotne, wskutek zmodyfikowania reguł prowadzenia dokumentacji pracowniczej:

od 21 marca 2023 r. przesądzono o:
- przechowywaniu w części B akt osobowych dokumentów o charakterze informacyjnym dotyczących kontroli na obecność w organizmie alkoholu i środków działających podobnie,
- dodaniu części E do gromadzenia dokumentów związanych z ww. kontrolą (zawierających m.in. informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli oraz wyniku tego badania);
od 7 kwietnia 2023 r. przewidziano przechowywanie w części B akt osobowych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Miejmy na uwadze, że:

dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych należy przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Przy takim „układzie”, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery;

ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek dostosowania (w terminie 14 dni licząc od dnia 21 marca 2023 r.) do zmienianych przepisów sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu zgromadzonych przed 21 marca 2023 r.

Przedstawione modyfikacje wynikają z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2023 r. poz. 471).

Poniższa tabela wskazuje rodzaje dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika po zmianach:

Oznaczenie wyodrębnionej części akt osobowych	Rodzaje dokumentów przechowywanych w danej części akt
Część A	oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² K.p.), które pracownik przedkłada pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy (chodzi tu o badanie „przenoszone” od poprzedniego pracodawcy czyli z poprzedniego okresu zatrudnienia albo wstępne, na które pracownik został skierowany w związku z przyjęciem do pracy).
Część B	oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 K.p.), zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę, dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924), potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 K.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 K.p.), z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 K.p.), z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, potwierdzenie poinformowania pracownika: o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 K.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² i art. 29¹ § 4 K.p.), o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 K.p.), o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 K.p.), o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c § 12 i art. 22^1e § 2 K.p.), potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 K.p.), dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 K.p.), dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 K.p.), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e K.p.), dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ K.p.), oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹ K.p.), dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ K.p.), skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 K.p.), okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 K.p.), umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 K.p.), wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151⁷§ 6 K.p.), dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Uwaga: W części B przechowuje się dokumenty dotyczące badań: okresowych i kontrolnych wykonywanych już podczas zatrudnienia oraz wstępnych wykonanych przez pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy lub innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe
Część C	oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.), kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 K.p.), skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 K.p.)
Część D	odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu
Część E	dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu: a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c § 6 K.p.), b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 K.p.), c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c § 6 i art. 22^1e § 2 K.p.), d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 K.p.).