Praca zdalna i kontrola trzeźwości a zmiany w aktach osobowych czyli w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej

Książka dla kadr i płac

Od 21 marca 2023 r. w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przewidziano podział akt osobowych na 5 (w miejsce funkcjonujących w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 20 marca 2023 r. czterech) części.

Wspomniane części obejmują:

  • etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),
  • etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),
  • etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych),
  • wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych),
  • dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).

 

🎯 Kadry i Płace Książka 2024 - 📖 prostym, zrozumiałym językiem opisuje między innymi takie zagadnienia jak: , , , aktualizowane na bieżąco przez 365 dni od dnia zakupu.

KLIKNIJ i SPRAWDŹ - Mistrz Kadr i Płac - Aktualizacja przez 365 dni

Co istotne, wskutek zmodyfikowania reguł prowadzenia dokumentacji pracowniczej:

  • od 21 marca 2023 r. przesądzono o:
    • przechowywaniu w części B akt osobowych dokumentów o charakterze informacyjnym dotyczących kontroli na obecność w organizmie alkoholu i środków działających podobnie,
    • dodaniu części E do gromadzenia dokumentów związanych z ww. kontrolą (zawierających m.in. informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli oraz wyniku tego badania);
  • od 7 kwietnia 2023 r. przewidziano przechowywanie w części B akt osobowych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

 

Miejmy na uwadze, że:

  • dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych należy przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Przy takim „układzie”, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery;
  • ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek dostosowania (w terminie 14 dni licząc od dnia 21 marca 2023 r.) do zmienianych przepisów sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu zgromadzonych przed 21 marca 2023 r.

Przedstawione modyfikacje wynikają z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2023 r. poz. 471).

Poniższa tabela wskazuje rodzaje dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika po zmianach:

Oznaczenie wyodrębnionej części akt osobowych Rodzaje dokumentów przechowywanych w danej części akt
Część A
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 K.p.), które pracownik przedkłada pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy (chodzi tu o badanie „przenoszone” od poprzedniego pracodawcy czyli z poprzedniego okresu zatrudnienia albo wstępne, na które pracownik został skierowany w związku z przyjęciem do pracy).
Część B oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
  2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 K.p.),
  3. zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
  4. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),
  5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
    • z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 K.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 K.p.),
    • z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 K.p.),
    • z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
  6. potwierdzenie poinformowania pracownika:
    • o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 K.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 K.p.),
    • o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 K.p.),
    • o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 K.p.),
    • o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 221c § 12 i art. 221e § 2 K.p.),
  7. potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 K.p.),
  8. dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  9. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  10. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 K.p.),
  11. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  12. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 K.p.),
  13. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  14. dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e K.p.),
  15. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 K.p.),
  16. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 K.p.),
  17. dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 K.p.),
  18. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
    • wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 K.p.),
    • okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 K.p.),
  19. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 K.p.),
  20. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151§ 6 K.p.),
  21. dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
  22. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  23. dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Uwaga: W części B przechowuje się dokumenty dotyczące badań:

  • okresowych i kontrolnych wykonywanych już podczas zatrudnienia oraz
  • wstępnych wykonanych przez pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy lub innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe
Część C oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
  2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
  3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.),
  4. kopię wydanego świadectwa pracy,
  5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 K.p.),
  7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 K.p.)

 

Część D odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu

 

Część E dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 K.p.),

b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 K.p.),

c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 K.p.),

d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 K.p.).

 

 

Artykuły z obszaru kadr i płac oraz zmian w prawie pracy napisane zrozumiałym językiem ▼

Skomentuj artykuł