Jak rozliczać podróże służbowe zleceniobiorców?

KLIKNIJ i SPRAWDŹ - Twoja Platforma Kadrowo - Płacowa

Wykonywanie zlecenia (czy kontraktu menedżerskiego lub umowy o dzieło) może wiązać się z odbywaniem określonych podróży. Przy czym nie chodzi tu o typowe podróże służbowe, o których mowa w Kodeksie pracy i które są przypisane zasadniczo tylko do stosunku pracy, ale niejako o konieczność przemieszczania się związanego z realizowaną umową.

Przypomnijmy, że w myśl art. 775 Kodeksu pracy, podróżą służbową jest wyjazd odbywany:

  1. poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
  2. na polecenie pracodawcy,
  3. w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

W odniesieniu do umów cywilnoprawnych nie możemy mieć do czynienia z poleceniami służbowymi, ani z podporządkowaniem pracodawcy. A zatem w przypadku zleceniobiorców (jak również menedżerów i wykonawców umów o dzieło) ewentualne wyjazdy nie powinny być dodatkowym obowiązkiem, ale bardziej elementem niezbędnym do prawidłowego wykonania umówionych czynności czy przedmiotu zawartej między stronami umowy. A zatem o obowiązku odbycia podróży przez zatrudnioną osobę decydować tu powinien wymóg właściwego wywiązania się z zawartej umowy.

Zaznaczmy, że zleceniodawca powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki związane z należytym wykonaniem zlecenia. Tak stanowi art. 742 Kodeksu cywilnego. Reguły związane z kwestią zwrotów określonych kosztów dla zleceniobiorcy powinny być wskazane w treści umowy zlecenia. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko możliwych sporów i nieporozumień między stronami stosunku cywilnoprawnego.

Podmioty zatrudniające dość często w umowach zlecenia zawierają zapisy o tym, iż w zakresie przyznawania zleceniobiorcom konkretnych świadczeń z racji odbywanych wyjazdów zastosowanie znajdują regulacje rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (to, o jakich należnościach mowa w przywołanym akcie prawnym przybliżyliśmy w tekście: Rozliczanie delegacji – diety i inne należności za podróże służbowe). Taki przykładowy zapis może wyglądać jak niżej:

1. Jeżeli z wykonywaniem niniejszej umowy będzie wiązała się konieczność wyjazdów Zleceniobiorcy poza siedzibę Zleceniodawcy, Zleceniodawca wypłaci mu z tego tytuły diety i zwrot kosztów podróży na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

 2. Zleceniodawca zapewni Zleceniobiorcy noclegi.

Rozliczając wyjazdy osób pracujących w oparciu o umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie czy umowy o dzieło, lepiej unikać korzystania z tych samych druków, które są stosowane w przypadku pracowników. A jeśli już, to na wykorzystywanych formularzach należy przekreślać określenia typu „polecenie wyjazdu” czy „polecenie podróży”, czyniąc z nich użytek jedynie dla celów księgowo-rozliczeniowych.

Miejmy na uwadze, że diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości wskazanej w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. określającym warunki opłacania delegacji w tzw. budżetówce:

  • wolne są od składek ZUS – na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 w związku z § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia składkowego,
  • wyłączone są z opodatkowania – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT, przy czym dodatkowym warunkiem stosowania omawianego zwolnienia z podatku jest to, aby ww. należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów osoby odbywającej podróż oraz były poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Uwzględniając powyższe wyjaśnienia stwierdzić należy, że należności wypłacane z racji odbytych przez zleceniobiorców wyjazdów mogą korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego, o ile:

  • reguły przyznawania ww. świadczeń zostały wskazane w umowie zlecenia (jak wynika np. z poradnika pt. „Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych” oraz z interpretacji zusowskiej z 14 kwietnia 2015 r., sygn. DI/200000/43/335/2015, wyłączenie należności z tytułu krajowych i zagranicznych podróży w celu wykonania zlecenia z podstawy wymiaru składek, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, będzie miało zastosowanie do zleceniobiorców, dla których stosowne postanowienia zawartych z nimi umów przewidują zwrot tych należności na zasadach przewidzianych przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników sfery budżetowej);
  • świadczenia są wypłacane do wysokości / limitów przewidzianych w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. dotyczącym rozliczania delegacji w sferze budżetowej (a jeżeli należności są wyższe od ww. limitów, to nadwyżki ponad te limity podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu),
  • mamy do czynienia z podróżą związaną z wykonywaniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy bądź stałe miejsce wykonywania zadań zleceniobiorcy.

Komentarz do “Jak rozliczać podróże służbowe zleceniobiorców?

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *