Umowy zlecenia w 2020 r. - wzór i najważniejsze informacje - RODO, ZUS, PIT [Aktualizacja: 9-6-2020]

Umowa zlecenia to jedna z najpopularniejszych umów cywilnoprawnych, w ramach której zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonych czynności / prac dla zleceniodawcy. Zaliczana ona jest do umów starannego działania, przez co należy rozumieć, iż o wywiązaniu się z umowy nie decyduje jej efekt, ale odpowiednie wykonywanie czynności oraz dołożenie należytej staranności w realizowaniu określonych działań. Może być zarówno odpłatna, jak i nieodpłatna (w tym drugim przypadku, zapis mówiący o nieodpłatności musi znaleźć się w treści umowy).

W przypadku umów zlecenia (art. 734 Kodeksu cywilnego) oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego) – z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 1 i 8d ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – w 2020 r. obowiązuje minimalna stawka godzinowa wynosząca 17,00 zł.

Ogólna charakterystyka umowy zlecenia

Jej stronami mogą być osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.
Jest regulowana przez Kodeks cywilny.
Charakteryzuje się brakiem stosunku podporządkowania, co skutkuje tym, iż brakiem lub nieznacznym stopniem zależności zleceniobiorcy od zleceniodawcy
może być odpłatna lub nieodpłatna.
Zleceniobiorca nie ma prawa do świadczeń gwarancyjnych takich jak np. wynagrodzenie za przestój czy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.
Może być wykonywane przez inne osoby wskazane przez zleceniobiorcę, o ile nie zabrania tego treść umowy.
Zleceniobiorca powinien jedynie stosować się do wskazówek dającego zlecenie.
Może zostać zawarta w dowolny sposób, w tym np. ustnie, a nawet w sposób dorozumiany.
Zleceniobiorca nie zawsze podlega ubezpieczeniom społecznym.
Zleceniodawca nie ma obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, poza dokumentami zawierającymi dane o liczbie przepracowanych w danym miesiącu godzin oraz dokumentami wymaganymi do celów podatkowych i ubezpieczeniowych.
Okresu pracy na podstawie umowy zlecenia z zasady nie wlicza się do stażu pracy, chyba że regulacje wewnątrzzakładowe stanowią inaczej.
Można ją wypowiedzieć w każdym momencie.
Roszczenia z niej wynikające są dochodzone przed sądem cywilnym.

Wypowiadanie umów zlecenia

Analiza treści art. 746 Kodeksu cywilnego prowadzi do wniosku, iż umowa zlecenia może być rozwiązana na trzy sposoby:

1) jeżeli umowa nie stanowi inaczej, można ją wypowiedzieć w każdym czasie, a więc ze skutkiem natychmiastowym (art. 746 § 1 i 2 zdanie pierwsze Kodeksu cywilnego),

2) za wypowiedzeniem, jeżeli taką możliwość przewidziano w umowie – w takiej sytuacji strony zrzekają się możliwości wypowiedzenia umowy w każdym czasie,

3) nawet jeżeli umowa określa terminy wypowiedzenia, można ją wypowiedzieć w każdym czasie, a więc ze skutkiem natychmiastowym – jednak tylko wtedy, gdy istnieją ku temu ważne powody; takiego uprawnienia w umowie nie można się z góry zrzec (art. 746 § 3 Kodeksu cywilnego).

Powyższe potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 2002 r., sygn. akt V CKN 1030/00.

Więcej informacji o wypowiadaniu umowy zlecenia zawarliśmy w artykule: Wypowiedzenie umowy zlecenia – zasady i wzór

Umowy zlecenia a RODO

Przepisy RODO dotyczą także danych osobowych zbieranych i przetwarzanych przy okazji zawierania oraz realizowania umów cywilnoprawnych takich jak np. umowy zlecenia. Przy jej zawieraniu zleceniodawca nie musi pozyskiwać od zatrudnionego zgody na przetwarzanie danych osobowych udostępnianych na potrzeby zawarcia i realizacji umowy. Wynika to z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w myśl którego przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wtedy, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych osobowych.

Szerzej o powyższym pisaliśmy we wpisie: Umowy zlecenia i klauzula informacyjna RODO – wzór.

Rozliczanie umów zlecenia w 2020 r.

Zatrudnianie osób w oparciu o umowy zlecenia wiąże się nierozerwalnie z koniecznością właściwego wypełniania obowiązków płatnika należności publiczno-prawnych w postaci składek ZUS i podatku dochodowego.

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2020 (umowa zlecenia i o dzieło – pobór zaliczki na podatek lub zerowy PIT)
Jak rozliczyć wynagrodzenie i obliczyć netto z umowy zlecenia i o dzieło (pobór zaliczki na podatek lub zerowy PIT)?

➪ Kliknij i Sprawdź

Podatek od umów zlecenia w 2020 r.

Świadczenia wypłacane lub stawiane do dyspozycji zleceniobiorcom stanowią dla nich przychody z działalności wykonywanej osobiście, od których – co do zasady – trzeba pobierać zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z art. 41 ustawy o PIT, czyli stosując najniższą stawkę podatkową określoną w skali (17%) oraz pomniejszając przychód o:

miesięczne koszty uzyskania przychodów obliczonych od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód oraz
potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne.

Rozliczając podatkowo zleceniobiorców trzeba mieć na uwadze obowiązujące od 1 sierpnia 2019 r. nowe zwolnienie z podatku („zerowy PIT”) obejmujące otrzymywane przez osoby w wieku do ukończenia 26 roku życia przychody:

ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy (czyli przychody, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) oraz
o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT czyli przychody z umów zlecenia, uzyskiwane wyłącznie od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zlecenia zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej),

do wysokości nieprzekraczającej w 2020 r. kwoty 85.528 zł w skali roku.

Kwestie związane z PIT dotyczące umów zleceń przybliżyliśmy m.in. w artykułach:

Składki ZUS od umów zlecenia w 2020 r.

Umowy zlecenia podlegają co do zasady:

obowiązkowemu ubezpieczeniu: zdrowotnemu, emerytalnemu, rentowemu oraz wypadkowemu (art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych);
dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, do którego zleceniobiorca może przystąpić tylko wtedy, gdy składki społeczne ze zlecenia są obligatoryjne.

Co istotne, umowy zlecenia zawarte z własnym pracodawcą lub wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, pod względem składkowym powinny być rozliczane jak umowy o pracę.

Zagadnienia z zakresu ozusowania zleceniobiorców omawialiśmy np. w poniższych tekstach:

Wyłączenia z PIT i ZUS

Oprócz ulgi „zerowy PIT”, do zleceniobiorców ma zastosowanie szereg innych zwolnień podatkowo-składkowych. Po więcej szczegółów odsyłamy do tekstu zatytułowanego: Wyłączenia z podatku i składek ZUS dotyczące zleceniobiorców.

Dokonywanie potrąceń z umów zlecenia

Od 1 stycznia 2019 r. przewidziano modyfikację regulacji dotyczących ochrony wynagrodzenia zleceniobiorców przed potrąceniami. Ich brzmienie wprost wskazuje, że do wynagrodzeń zleceniobiorców-dłużników należy wprost stosować przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń.

W nowym art. 833 § 2¹ k.p.c. zakres stosowania art. 87 i art. 87¹ Kodeksu pracy uzupełniono również o świadczenia powtarzające się, które służą zapewnieniu utrzymania lub stanowią jedyne źródło dochodu dłużnika. Ma to na celu wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych w zakresie ustalenia czy wynagrodzenie otrzymywane przez dłużnika zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej można uznać za świadczenie powtarzające się, „którego celem jest zapewnienie utrzymania”. Osoby zatrudnione wszakże na podstawie umów cywilnoprawnych, choć stanowią niemały odsetek zatrudnionych, z punktu widzenia uprawnień pracowniczych i tak są w znacznie gorszej sytuacji niż osoby zatrudnione na umowę o pracę. Tym samym zdaniem ustawodawcy w zakresie zapewnienia im minimum egzystencji i ochrony przed egzekucją należało w sposób jednoznaczny zrównać je z osobami mającymi status pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy.

W razie powstania wątpliwości w kwestii potrąceń dotyczących zleceniobiorców, zawsze zaleca się zleceniodawcy kontakt z organem egzekucyjnym roszczącym sobie prawo do świadczeń wypłacanych na podstawie umowy zlecenia, aby uzgodnić z nim zakres i reguły egzekucji.

Kwotą wolną od potrąceń, gdy wynagrodzenie zleceniobiorcy posiada powtarzający się charakter i służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, jest kwota minimalnego wynagrodzenia przewidzianego dla pracownika pełnoetatowego (podlegająca zmniejszaniu analogicznie jak przy pracownikach niepełnoetatowych) po odjęciu podatku i składek ZUS wyliczonych według zasad obowiązujących przy rozliczaniu zleceniobiorców.

Więcej o dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia zleceniobiorcy znajdziesz w tekście: Jak dokonywać potrąceń z umowy zlecenia w 2020 r.

🧮 Kalkulator Online – Potrącenia z umowy zlecenia
Jak obliczyć kwotę potrącenia z umowy zlecenia?
➪ Kliknij i Sprawdź

Jakich błędów unikać przy korzystaniu z umów zlecenie?

Nie bagatelizuj kwestii związanych z gromadzeniem informacji o liczbie godzin realizowania danej umowy

Sposób ustalania długości czasu poświęcanego na wykonanie prac wskazanych w umowie zlecenia / umowie o świadczenie usług, jest bardzo ważny z punktu widzenia nowych regulacji o minimalnej stawce godzinowej. Dlatego do zagadnienia tego należy podchodzić rzetelnie, aby nie narazić się np. organom kontrolnym takim jak PIP.

Nie zastępuj umów zlecenia umowami o dzieło

Zakłady pracy, chcąc uniknąć konieczności stosowania minimalnej stawki godzinowej, mogą ulegać pokusie częstszego niż do tej pory zatrudniania osób na podstawie umów o dzieło. Pomysł ten jest bardzo ryzykowny. Zastępowanie wszakże umowy zlecenia / o świadczenie usług umową o dzieło należy uznać za obchodzenie prawa.

Nie stosuj do umów zlecenia rozwiązań charakterystycznych dla umów o pracę

W myśl art. 22 § 1² Kodeksu pracy, nie jest prawnie dopuszczalne zastępowanie umowami cywilnoprawnymi umów o pracę przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, charakterystycznych dla stosunku pracy.

Cechami charakterystycznymi umowy o pracę są wykonywanie za wynagrodzeniem przez pracownika pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Stosunek prawny łączący strony oceniać trzeba nie tylko przez treść umowy zawartej między pracodawcą a pracobiorcą, ale przede wszystkim przez sposób jej wykonywania. Jeżeli praca zatrudnionej osoby świadczona jest w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, wówczas mamy do czynienia z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę, nawet jeśli dana umowa nazwana została inaczej.

nakreślania zakresu obowiązków zatrudnionej osoby,
wskazywania stanowiska pracy,
wyznaczania zatrudnionemu obowiązku pozostawania w gotowości do świadczenia pracy,
zapisów nakazujących wykonywania (np. na bieżąco) poleceń pracodawcy lub osób działających w jego imieniu,
określania wymiaru czasu pracy,
precyzowania godzin pracy,
zapisów przewidujących świadczenie pracy w nadgodzinach,
gwarantowania zatrudnionym osobom przywilejów takich jak np. prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego i przerw w pracy, wynagrodzenia za czas choroby, nagród za efektywność czy odpraw np. z tytułu zwolnień grupowych lub na okoliczność rozwiązania umowy.

Zaznaczmy, że od 1 stycznia 2017 r. należy uważać, żeby nie wpaść w pułapkę tworzenia dla osób zatrudnionych w oparciu o umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług grafików pracy czy ewidencji czasu pracy zawierających dokładnie takie same elementy jak ewidencje pracowników. Wyznaczanie zleceniobiorcom i osobom świadczącym usługi precyzyjnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy czy określanie im wymiaru czasu pracy może zakończyć się uznaniem, iż w rzeczywistości są oni pracownikami.

Nie wprowadzaj dla zleceniobiorców kar pieniężnych ani opłat za korzystanie np. z narzędzi lub sprzętu, aby zniwelować koszty wprowadzenia minimalnej stawki godzinowej

Mimo, iż przepisy przewidują możliwość wprowadzenie instytucji kary umownej w stosunku do zleceniobiorców czy osób świadczących usługi, to należy zachować zdrowy rozsądek i odpowiednie środki ostrożności, by kara nie została uznana przez organy kontrolne jako metoda obchodzenia przepisów o minimalnej stawce godzinowej.

Pracodawcy, dla lepszego zabezpieczenie swoich interesów, może w umowie zlecenia lub umowie o świadczenie usług zawrzeć zapisy o:

karach umownych za nienależyte wykonanie umówionych prac lub wypowiedzenie umowy bez ważnych powodów,
zobowiązaniu zatrudnionej osoby do zachowania tajemnicy co do treści podpisanej umowy oraz podejmowanych działań związanych z realizacją tej umowy.

Użyteczne wzory

wzór oświadczenia zleceniobiorcy (z klauzulą RODO) określającego m.in. status zatrudnionej osoby, które da nam odpowiedź, jakie składki ZUS będą obligatoryjne w przypadku danej umowy