Obowiązki pracodawcy związane z PPK

Do 27 października 2020 r. podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. oraz podmioty dające zatrudnienie co najmniej 20 osobom według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. musiały zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, zaś do 10 listopada br. – mają obowiązek podpisać umowę o prowadzenie PPK. Z tego powodu przygotowaliśmy tekst opisujący podstawowe obowiązki wspomnianych podmiotów związanych z PPK.

1. Wybór instytucji finansowej zarządzającej środkami w ramach PPK

W porozumieniu z pracownikami pracodawca wybiera instytucję finansową, która będzie gromadziła i inwestowała środki w ramach PPK. Wybierając instytucję obsługującą PPK, trzeba kierować się m.in. doświadczeniem, dotychczasowymi wynikami w zarządzaniu i proponowanymi kosztami.

Wyboru instytucji finansowej dokonuje pracodawca:

• w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub, jeśli taka nie działa w danym przedsiębiorstwie, z reprezentacją pracowników;
• mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych;
• uwzględniając przede wszystkim:
  • • proponowane warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK
    • efektywność w zarządzaniu aktywami
    • doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Umowa o zarządzanie PPK nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy.

Wyboru instytucji finansowej można dokonać spośród podmiotów wpisanych do ewidencji PPK. Lista podmiotów, które zostały wpisane do ewidencji PPK i oferują zarządzanie środkami gromadzonymi w PPK, wraz z ich ofertą, jest opublikowana na portalu PPK pod adresem www.mojePPK.pl.

2. Podpisanie umowy o prowadzenie i zarządzanie PPK

Pracodawca podpisuje z wybraną instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych.

Trzeba to zrobić w terminach, które zostały przewidziane w ustawie o PPK (zależne od liczby osób zatrudnionych). Stan zatrudnienia należy weryfikować na określone ustawą daty.

Miejmy na uwadze, że PPK obejmowani są pełnoletni zatrudnieni pracujący na umowy, od których odprowadzane są obowiązkowe składki emerytalno-rentowe. Są to:

• pracownicy (osoby zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę)
• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą
• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych
• osoby fizyczne – wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług
• członkowie rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji
• osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Osoby w wieku poniżej 55 lat trafiają do PPK „z automatu”, chyba że z tej możliwości zrezygnują – muszą podpisać i przekazać podmiotowi zatrudniającemu odpowiednią deklarację.

Ci którzy ukończyli 55 lat, ale nie ukończyli 70 lat, mogą przystąpić do PPK tylko na życzenie (też podpisując deklarację).

Osoba zatrudniona może zrezygnować z odprowadzania składek na PPK. Może też zmienić zdanie i do systemu wrócić.

Umowę o prowadzenie PPK pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które ukończyły 18 lat, ale nie ukończyły 55. roku życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat).

W wypadku osób, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70. roku życia, umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta wyłącznie na ich wniosek.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z wybraną instytucją finansową w postaci elektronicznej nie później niż na 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK.

Najważniejsze terminy w kontekście PPK prezentuje poniższa tabela:

Podmioty zatrudniające:	Data, od której trzeba stosować przepisy ustawy o PPK	Data na zawarcie wymaganych prawem umów
co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.	1 lipca 2019 r.	umowa o zarządzanie PPK: najpóźniej do 25.10.2019 r. umowa o prowadzenie PPK: najpóźniej do 12.11.2019 r.
co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.	1 stycznia 2020 r.	umowa o zarządzanie PPK: najpóźniej do 27.10.2020 r. umowa o prowadzenie PPK: najpóźniej do 10.11.2020 r.
co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.	1 lipca 2020 r.	umowa o zarządzanie PPK: najpóźniej do 27.10.2020 r. umowa o prowadzenie PPK: najpóźniej do 10.11.2020 r.
pozostałe podmioty zatrudniające	1 stycznia 2021 r.	umowa o zarządzanie PPK: najpóźniej do 23.04.2021 r. umowa o prowadzenie PPK: najpóźniej do 10.05.2021 r.
jednostki sektora finansów publicznych  (niezależnie od liczby osób zatrudnionych)	1 stycznia 2021 r.	umowa o zarządzanie PPK: najpóźniej do 26.03.2021 r. umowa o prowadzenie PPK: najpóźniej do 10.04.2021 r.

3. Wprowadzenie i bieżąca obsługa PPK

Chodzi tu o wykonywanie obowiązków związanych z PPK takich jak m.in.:

• zadbanie o wprowadzenie zmian do oprogramowania kadrowo-księgowego do obsługi PPK

• obowiązek terminowego odprowadzania wpłat

Oszczędności w ramach PPK tworzone są wspólnie przez osoby zatrudnione, firmy oraz państwo. Pracownicy i pracodawcy finansują kwoty podstawowe (odpowiednio 2% i 1,5 % wynagrodzenia). Mogą też wpłacać kwoty dodatkowe.

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może na jego wniosek wynieść mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie tego uczestnika osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Wpłaty na PPK, finansowane przez osobę zatrudnioną, pracodawca potrąca z jej wynagrodzenia po opodatkowaniu i oskładkowaniu. Kwoty, które w ramach PPK sfinansuje zakład pracy, nie są oskładkowane, ale są dla pracownika przychodem. Dlatego potrąca się od nich podatek z pensji pracownika.

Oprócz tego państwo dopłaca do PPK 240 zł rocznie. W pierwszym roku pracownicy otrzymają także tzw. wpłatę powitalną w wysokości 250 zł.

Wpłat do PPK pracodawca dokonuje, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarł umowę o prowadzenie PPK. Jest on zobowiązany do obliczenia i przekazania wpłat finansowanych przez Pracownika i przez siebie. Wpłaty są obliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca przekazuje wpłaty do instytucji finansowej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Pamiętajmy, że uczestnicy PPK mogą podjąć decyzję o zmianie wysokości wpłat dodatkowych, mogą też zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK.

Polecamy nasze wcześniejsze teksty poruszające tematykę wpłat do PPK:

• • • Jak w praktyce rozliczać wpłaty na PPK
    • Rezygnacja z PPK a zwrot wpłaty potrąconej z wynagrodzenia
    • Wykazywanie w ZUS RCA wpłaty do PPK

Do rozliczania wpłat do PPK na liście płac polecamy nasze kalkulatory wynagrodzeń:

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń (pracownik)
Jak rozliczyć wynagrodzenie i obliczyć netto pracownika (należności ze stosunku pracy)?

➪ Kliknij i Sprawdź

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń (umowa zlecenia)
Jak rozliczyć wynagrodzenie i obliczyć netto z umowy zlecenia i o dzieło (pobór zaliczki na podatek lub zerowy PIT)?

➪ Kliknij i Sprawdź

 

• obowiązek prowadzenia i archiwizacji dokumentacji związanej z PPK

Podkreślmy, że dokumentację PPK trzeba przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania – kwestię tę opisaliśmy w tekście: Jak długo należy przechowywać w firmie dokumentację PPK?

 

• obowiązki informacyjne wobec pracowników oraz wobec instytucji finansowej

Najważniejsze obowiązki informacyjne pracodawcy prezentujemy w tabeli poniżej:

Obowiązek wynikający z art. 12 ust. 2 ustawy o PPK

obowiązek poinformowania osób zatrudnionych, które miały zawartą umowę o prowadzenie PPK w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez pracodawcę umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową, o obowiązku złożenia w ich imieniu wniosków o tzw. wypłatę transferową środków zgromadzonych w ramach PPK na ich rachunki prowadzone przez nową instytucję finansową

Obowiązek wynikający z art. 15 ust. 2 ustawy o PPK

obowiązek poinformowania osób zatrudnionych, które ukończyły 55. rok życia, a nie ukończyły jeszcze 70 lat, że mogą złożyć wniosek o zawarcie z nimi umowy o prowadzenie PPK

Obowiązek wynikający z art. 19 ust. 1 i 2 ustawy o PPK

obowiązek poinformowania uczestnika PPK, który złożył pracodawcy oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK, o konieczności złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunkach PPK prowadzonych przez instytucje finansowe, z którymi umowy o prowadzenie PPK zawarły na jego rzecz i w jego imieniu inne podmioty zatrudniające, na jego rachunek PPK prowadzony przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł ten pracodawca

Obowiązek wynikający z art. 23 ust. 5 ustawy o PPK

obowiązek informowania co 4 lata w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku uczestników PPK, którzy złożyli deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu wpłat

Obowiązek wynikający z art. 27 ust. 4 ustawy o PPK

obowiązek poinformowania uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej

Obowiązek wynikający z art. 23 ust. 3 ustawy o PPK

obowiązek poinformowania wybranej instytucji finansowej o złożeniu przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z wpłat do PPK

Obowiązek wynikający z art. 23 ust. 7 ustawy o PPK

obowiązek poinformowania instytucji finansowej o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK, który wcześniej złożył deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, a następnie w wyniku dokonywanego co 4 lata ponownego zapisu wpłaty do PPK są za niego ponownie odprowadzane

 

Kary dla pracodawców

Jeśli pracodawca nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o PPK w ustalonym terminie, grozi mu grzywna w wysokości do 1,5% całego funduszu wynagrodzeń. Podobna kara jest przewidziana za nakłanianie zatrudnionych do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Karze grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł podlega pracodawca, który:

• nie zawrze umowy o prowadzenie PPK
• nie będzie dokonywać wpłat na PPK
• nie będzie prowadził stosownej dokumentacji
• będzie podawał nieprawdziwe dane w sprawie PPK.