Gdy do obowiązków pracownika należy prowadzenie służbowego pojazdu, celowe może być okresowe weryfikowanie przez pracodawcę jego uprawnień w tym zakresie. Pracodawca powinien jednak określić częstotliwość takiej kontroli, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w obowiązujących u niego wewnętrznych uregulowaniach. Trzeba mieć wszakże na uwadze, że niezależnie od treści art. 22¹ Kodeksu pracy, administrator zobowiązany jest do przestrzegania zasad wymienionych w art. 5 ust. 1 RODO, w tym ograniczenia celu i minimalizacji danych.

Jeden z podmiotów zatrudniających pracowników, którzy na potrzeby wykonywania swoich obowiązków korzystają ze służbowych pojazdów, zwrócił się do Prezesa UODO o rozstrzygnięcie wątpliwości, czy obowiązujące przepisy uprawniają go do bieżącej weryfikacji uprawnień pracowników do kierowania pojazdami.

W odpowiedzi UODO wskazał, że przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy podstawę do dokonywania takiej weryfikacji. Może on bowiem żądać od pracownika podania danych wskazanych zarówno w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, a więc m.in. wykształcenia i kwalifikacji zawodowych, jak i w art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy.

Artykuł 22¹ § 3 Kodeksu pracy wymienia bowiem informacje, jakich pracodawca żąda od pracownika dodatkowo w stosunku do tych wymienionych w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy. Oznacza to, że od osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie można wymagać podania danych wymienionych w art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy, a nie odwrotnie.

Wąskie rozumienie przepisu art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy, polegające na uznaniu, że od osoby już zatrudnionej pracodawca nie może wymagać podania danych innych niż wymienione w tym przepisie, prowadziłoby do sytuacji, w której np. po zmianie zakresu obowiązków, która nie wiąże się z przeprowadzeniem nowego na-boru, niemożliwa byłaby weryfikacja kwalifikacji lub uprawnień pracownika niezbędnych do wykonywania tych obowiązków.

Zgodnie zaś z art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy, udostępnienie pracodawcy informacji, o których mowa w art. 221 § 1 i § 3 Kodeksu pracy następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, jednak pracodawca może żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Zatem kiedy wykonywanie obowiązków służbowych wiąże się z prowadzeniem pojazdów, celowa wydaje się weryfikacja uprawnień pracownika w tym zakresie.

Pracodawca powinien jednak dokonać analizy odnoszącej się do częstotliwości dokonywania takiej weryfikacji, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w obowiązujących u niego regulaminach. Nie można bowiem zapomnieć, że bez względu na treść art. 22¹ Kodeksu pracy, administrator zobowiązany jest do przestrzegania zasad wymienionych w art. 5 ust. 1 RODO, w tym ograniczenia celu i minimalizacji danych.

Źródło: UODO