Jedną z bardzo częstych przyczyn wymuszających korektę listy płac jest nadpłata składek ZUS wskutek przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych w danym roku kalendarzowym.

Korygowanie rozliczeń płacowych z powodu, o którym mowa powyżej, rodzi niezmiennie wiele pytań. Stąd przygotowaliśmy niniejszy tekst, przedstawiając w nim praktyczny przykład oraz udostępniając link do wyjątkowego kalkulatora, który prowadzi krok po kroku przez proces „prostowania” wyliczeń po wystąpieniu nadpłaty składek zusowskich.

 

Nadpłata składek zusowskich wymaga skorygowania rozliczeń z ZUS

Nadpłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwykle jest skutkiem błędu systemu płacowego lub niepoinformowania przez zatrudnionego o ozusowanych dochodach z innych źródeł. Wymaga ono przede wszystkim:

• sporządzenia odpowiednich korekt dokumentacji zusowskiej – komplet korygujący dotyczący miesiąca, w którym nastąpiła nadpłata składek, powinien składać się: z raportu ZUS RCA, w którym wykazuje się składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyliczone już od prawidłowych podstaw wymiaru oraz z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której uwzględnione winno być prawidłowe rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń za wszystkie osoby ubezpieczone, po wzięciu pod uwagę zmian wynikających z korygującego raportu ZUS RCA;

• zwrócenia osobie, której nadpłata dotyczy, składek niesłusznie pobranych z jego wynagrodzenia – zwrot w tym zakresie dokonywany winien być:
  • nawet jeżeli płatnik nie wystąpił do ZUS o zwrot składek (wówczas kwotę należną zatrudnionemu zakład pracy finansuje z własnych środków),
  • po uprzednim pomniejszeniu nadpłaconej kwoty o powstałą niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne, a także o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, którą należy skalkulować od sumy przychodów postawionych do dyspozycji zatrudnionemu w miesiącu wypłacania mu nadpłaconych składek ZUS (w podstawie opodatkowania uwzględnia się kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pobranych ze środków zatrudnionego ponad roczny limit przed pomniejszeniem jej o niedopłatę składki zdrowotnej; od zwracanej pracownikowi kwoty nadpłaty nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne).

Nienależnie opłacone składki są zaliczane z urzędu na poczet składek zaległych lub bieżących, zaś w razie ich braku na poczet składek przyszłych, o ile płatnik nie złoży wniosku o ich zwrot.

 

Wcześniejszych rozliczeń podatkowych nie korygujemy

Zaznaczmy, że korekty składek ZUS wywołują skutki w momencie rozliczenia. Oznacza to, że takie korekty nie wiążą się z koniecznością korygowania:

• dokonanych na listach płac rozliczeń w zakresie podatku dochodowego, gdyż przy jego kalkulowaniu uwzględniono faktycznie pobrane w danym miesiącu z przychodu zatrudnionego składki społeczne (mimo, iż zostały nadpłacone);

• informacji PIT-11 za rok, w którym doszło do nadpłaty, albowiem powinna obrazować ona stan faktyczny zaistniały w danym roku. W informacji tej trzeba wszakże uwzględnić te zaliczki podatkowe i składki zusowskie, które faktycznie zostały pobrane przez pracodawcę z dochodu zatrudnionego w roku, za który jest ona sporządzona. A zatem wspomniany formularz służy odwzorowaniu zaistniałego w trakcie roku podatkowego stanu faktycznego, a nie do jego kreowania (potwierdzają to chociażby interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 11 marca 2019 r., nr 0115-KDIT2-2.4011.9.2019.1.ŁS oraz z 24 czerwca 2019 r., nr 0112-KDIL3-1.4011.134.2019.1.KF).

 

Sprawdź niezawodny kalkulator do korygowania list płac w przypadku nadpłaty składek emerytalno-rentowych:

🧮 Kalkulator Online – Jak rozliczać nadpłatę składek na ub. emerytalne i rentowe
Jak rozliczać nadpłatę składek na ub. emerytalne i rentowe
➪ Kliknij i Sprawdź

 

Przykład

Firma we wrześniu 2024 r. otrzymała z ZUS zawiadomienie, że jeden z jej pracowników (niebędący uczestnikiem PPK) otrzymujący co miesiąc stałe wynagrodzenie w wysokości 14.500 zł brutto, w lipcu 2024 r. przekroczył ze względu na dodatkowe przychody z innego miejsca pracy roczną podstawę składek na ubezpieczenie emerytalne oraz rentowe, a mimo to miał naliczone ww. składki bez uwzględnienia tego faktu. W piśmie zusowskim podano informację, iż lipcowa podstawa składek emerytalno-rentowych winna wynieść 8.460 zł, a pracodawca ustalił ją na poziomie 14.500 zł. W efekcie:

• nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowanych przez pracownika wyniosła: 680,10 zł (589,50 zł + 90,60 zł), zgodnie z wyliczeniem: [(14500 zł x 9,76%) – (8460 zł x 9,76%)] + [(14500 zł x 1,5%) – (8460 zł x 1,5%)];
• niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne to: 61,21 zł, zgodnie z wyliczeniem:

  [(589,5 zł + 90,6 zł) x 9%] (niedopłata powstała z tego powodu, że pierwotnie zaniżona została podstawa skł. zdrow. wskutek uwzględnienia przy jej ustalalniu zawyżonych skł. emer.-rent.).

Zakładając, że pracodawca zwrócił nadpłatę składek pracownikowi we wrześniu 2024 r. i uwzględniając dodatkowo fakt, iż pracownik, uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, wrześniowa lista płac z obliczonymi świadczeniami do wypłaty powinna wyglądać następująco:

Składniki	Działanie	Kwota
Wynagrodzenie za pracę + inne składniki płacy brutto		14.500,00 zł
Kwota nadpłaty składek na ub. emerytalno-rentowe		680,10 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe	14500 zł	14.500,00 zł
Składka na ubezpieczenie emerytalne		0,00 zł
Składki na ubezpieczenia rentowe		0,00 zł
Składka na ubezpieczenie chorobowe	14500 zł × 2,45%	355,25 zł
Suma składek na ubezpieczenie społeczne	0 zł + 0 zł + 355,25 zł	355,25 zł
Stawka procentowa podatku		12%
Koszty uzyskania przychodu		250,00 zł
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych	14500 zł + 680,1 zł (nadpłata skł.) – 355,25 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 250 zł – 0 zł	14.575,00 zł
Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2)		300,00 zł
Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem	(14575 zł × 12%) – 300 zł	1.449,00 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	14500 zł – 355,25 zł (skł. społ. fin. przez zatrud.)	14.144,75 zł
Składka zdrowotna	14144,75 zł × 9%	1.273,03 zł
Składka zdrowotna do odliczenia od podatku		0,00 zł
Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych	1449 zł po zaokrągleniu do pełnych zł	1.449,00 zł
Kwota niedopłaty składki zdrowotnej		61,21 zł
Kwota netto	14500 zł + 680,1 zł – 355,25 zł – 1273,03 zł – 1449 zł – 61,21 zł	12.041,61 zł