Jak oszczędzać na składkach ZUS i obniżyć związane z nimi koszty

Składki ZUS to zazwyczaj dość znacząca pozycja w kosztach firm, szczególnie tych zatrudniających w związku z prowadzoną aktywnością biznesową pracowników oraz współpracowników (np. zleceniobiorców). Z tego powodu wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie jak płacić niższy ZUS. Na szczęście są na to sposoby, gdyż wśród polskich regulacji prawnych istnieje sporo rozwiązań, dających możliwość obniżenia wydatków czynionych na rzecz ZUSu. Niestety skorzystanie z nich wymaga przede wszystkim:

rzetelnej znajomości obowiązujących przepisów i interpretacji wydawanych przez ZUS,
śledzenia częstych zmian prawa z zakresu ubezpieczeń zusowskich,
zgłębienia zasad formułowania / modyfikowania zapisów aktów wewnątrzzakładowych w ten sposób, by ich brzmienie nie dawały ZUSowi podstaw do kwestionowania danego zwolnienia składkowego.

Poniżej prezentujemy najbardziej popularne sposoby redukcji kosztów składkowych.

Stosowanie określonych form prowadzenia działalności gospodarczej

Ubezpieczeniom zusowskim nie podlegają m.in. wspólnicy wieloosobowych spółek z o.o. Wystarczy więc, że jest co najmniej 2 wspólników wspomnianej spółki i obowiązek opłacania składek nie występuje. Przy czym trzeba pamiętać tu o wyroku Sądu Najwyższego z 3 sierpnia 2011 r., sygn. akt I UK 8/11. Zgodnie z nim, w razie, gdy jeden z udziałowców posiada znakomitą większość udziałów, a pozostali wspólnicy są niejako tylko iluzorycznymi udziałowcami, wówczas de facto mamy do czynienia ze spółką jednoosobową, w związku z czym większościowy udziałowiec powinien być objęty ZUSem tak jak osoba prowadząca działalność gospodarczą. Należy więc wystrzegać się sytuacji, w której np. mamy dwóch wspólników spółki z o.o. a jeden z nich posiada 99% udziałów.

Działalność nierejestrowana

W niektórych przypadkach – po wejściu w życie tzw. Konstytucji Biznesu – osoby prowadzące niskoprzychodowy biznes nie muszą rejestrować działalności gospodarczej, dzięki czemu nie muszą uiszczać żadnych składek zusowskich. Działalność nierejestrowana dotyczy drobnej działalności zarobkowej osób fizycznych, np. dorywczego handlu lub okazjonalnych usług. Aktywność tego rodzaju nie będzie uznawana za działalność gospodarczą, pod warunkiem, że:

jest wykonywana przez osobę fizyczną, przy czym za działalność nieewidencjonowaną nie będzie mogła w żadnym razie zostać uznana jakakolwiek działalność wykonywana w ramach spółki cywilnej oraz działalność reglamentowana, tj. wymagająca uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej;
przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia (czyli w 2018 r. kwoty 1050 zł),
osoba wykonująca działalność nieewidencjonowaną w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej, przy czym przepisy o działalności nieewidencjonowanej stosuje się również do działalności wykonywanej przez osoby, które w okresie 12 miesięcy przed dniem wejścia w życie ustawy z 26 stycznia 2018 r. – Prawo przedsiębiorców nie były wpisane do CEIDG lub które zostały wykreślone z CEIDG więcej niż 1 rok przed dniem wejścia w życie ww. ustawy, nawet jeżeli w okresie ostatnich 60 miesięcy przed rozpoczęciem obowiązywania nowych rozwiązań prawnych wykonywały działalność gospodarczą.

Mały ZUS

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, które:

w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadzą lub nie prowadziły pozarolniczej działalności,
nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia jej wykonywania w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej,

mogą korzystać z preferencyjnych zasad ozusowania.

Dzięki temu w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej, mają one prawo opłacać składki społeczne od kwoty stanowiącej 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Ulga na start

Ulga na start to przewidziane w art. 18 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, dobrowolne zwolnienie początkujących przedsiębiorców (lub tych wracających do biznesu po 5 latach przerwy) z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne maksymalnie przez pierwsze 6 miesięcy. Może z niej skorzystać przedsiębiorca (będący osobą fizyczną), który:

rozpocznie wykonywanie działalności gospodarczej po raz pierwszy albo podejmuje działalność gospodarczą ponownie, ale dopiero po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia;
nie świadczy podjętej aktywności biznesowej dla pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej, w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności.

Po upływie 6 miesięcy okresu trwania przedmiotowej ulgi przedsiębiorcy mogą przez kolejne 24 miesiące korzystać na obowiązujących obecnie zasadach z tzw. „małego ZUS”.

Niestety „ulga na start” nie zwalnia z konieczności uiszczania składki zdrowotnej.

Przywołany przepis ma zacząć obowiązywać po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia go w Dzienniku Ustaw.

Stosowanie umów o dzieło

Samodzielna umowa o dzieło nie jest tytułem do ubezpieczeń w ZUS. Przy czym jeśli zostanie ona podpisana z własnym pracownikiem, wówczas zasadniczo powstaje obowiązek objęcia jej zusowskimi ubezpieczeniami (ubezpieczeniem zdrowotnym oraz społecznym wszystkich ryzyk). Wynika to z art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

W tym miejscu odsyłamy do artykułu: Jak i kiedy stosować umowy o dzieło by ZUS ich nie zakwestionował.

Zatrudnianie studentów i uczniów

Cięcie kosztów składek ZUS nieodzownie kojarzy się z zawieraniem umów zlecenia z uczniami i studentami. Zlecenia wykonywane wszakże przez uczniów gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych i studentów, którzy nie ukończyli 26 lat, nie podlegają ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Wyjątkiem są sytuacje, kiedy umowa jest podpisywana przez ucznia lub studenta z jego pracodawcą lub jest wykonywana na rzecz tego pracodawcy. Wówczas obowiązkowe są wszystkie składki.

Rozliczając umowy zlecenia podpisane z uczniami lub studentami należy pamiętać, iż status ucznia zachowuje do 31 sierpnia każdego roku osoba, która:

kontynuuje naukę w tej samej szkole,
ukończyła szkołę i rozpoczyna w tym samym roku naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że status studenta dana posiada się począwszy od daty immatrykulacji, tj. aktu przyjęcia w poczet studentów uczelni i złożenia ślubowania do daty ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów. Co więcej, osoby, które kończą naukę na studiach I stopnia (np. na studiach licencjackich), a później od października kontynuują edukację na studiach II stopnia (np. magisterskich), od następnego dnia po dniu obrony pracy dyplomowej do dnia poprzedzającego dzień przyjęcia na studia II stopnia nie zachowują statusu studenta.

Przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych studenta bez znaczenia pozostaje jego obywatelstwo ani kraj odbywania przez niego studiów (por. interpretacja indywidualna ZUS z 20 kwietnia 2015 r., znak: DI/100000/43/232/2015.

Korzystanie ze zbiegów tytułów do ubezpieczeń

Umowy zlecenie, co do zasady, podlegają pod ubezpieczenia w ZUS. Odprowadzania składek społecznych od zleceniobiorców można jednak uniknąć, gdy dochodzi do tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń.

Zaznaczmy, że przykładowo brak jest obowiązku opłacania składek ZUS z tytułu umowy zlecenia, która jest wykonywana w ramach działalności gospodarczej i jej przedmiot jest taki sam jak przedmiot prowadzonej przez wykonawcę tej umowy działalności gospodarczej.

Więcej informacji z zakresu zbiegów tytułów do ubezpieczeń zawierają nasze wcześniejsze teksty, m.in.:

Korzystanie z wyłączeń składkowych

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ustawodawca wskazał szereg świadczeń, od których – po spełnieniu określonych warunków – nie trzeba naliczać danin zusowskich. Spośród nich należy wymienić m.in.:

korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (polecamy tu m.in. tekst: Nie wszystkie świadczenia współfinansowane przez zatrudnionych korzystają z wyłączenia z ZUS);
nagrody jubileuszowe (gratyfikacje za staż pracy) – polecamy wpis: Jubileuszowa nagroda rzeczowa a składki ZUS;
odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę;
odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom w związku z rozwiązaniem stosunku pracy (warto tu zapoznać się z artykułem: Odprawa płatna w ratach przekraczająca 15-krotność minimalnej płacy a ZUS);
odszkodowania wypłacone byłym pracownikom na podstawie umowy o zakazie konkurencji;
wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników czy zleceniobiorców bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania posiłków i napojów bezalkoholowych;
ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika czy np. zleceniobiorcy;
Wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków (bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu) do 190 zł miesięcznie (więcej szczegółów w tekście: Gotowe posiłki wolne od składek do kwoty 190 zł);
zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracodawcę w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych;
zwrot kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie;
diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika / zleceniobiorcy (ciekawe informacje z tego zagadnienia zamieściliśmy we wpisie: Posiłki w czasie podróży służbowej czasem z PIT i ZUS);
część wynagrodzenia pracowników / zleceniobiorców, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ww. ustawy czyli członków służby zagranicznej wykonującym obowiązki służbowe w placówce zagranicznej – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. ww. ustawy;
świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych a także świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe u pracodawców, którzy nie tworzą zfśs (odsyłamy tu m.in. do artykułu: Świadczenia z okazji Świąt a podatek i składki ZUS);
świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie ustawy o zfśs;
zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby;
składniki wynagrodzenia, do których zatrudniony ma prawo w okresie pobierania zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania ww. należności;
dodatki wypłacane przez pracodawców w celu uzupełnienia 70% lub 80% zasiłku chorobowego do 100% przychodu pracownika.

Wyznaczenie wartości świadczeń w przepisach wewnątrzzakładowych

W myśl § 3 ww. rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku:

1) jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy;

2) jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę – według cen ich zakupu;

3) jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w lit. a, oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Omawiana regulacja przyznaje płatnikom prawo do określenia wartości świadczeń niepieniężnych.

Zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP

Składek na FP i FGŚP nie należy opłacać za:

zatrudnionych, którzy osiągnęli wiek wynoszący co najmniej 55 lat dla kobiet i co najmniej 60 lat dla mężczyzn,
pracowników, którzy powrócili do pracy z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego – zwolnienie w tym przypadku obowiązuje w okresie 36 miesięcy począwszy od 1. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie któregoś w ww. urlopów,
pracowników, które ukończyły 50 rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy oraz za pracowników, którzy nie ukończyli 30 roku życia i zostali skierowani do pracy przez powiatowe urzędy pracy – zwolnienie obowiązuje przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę.

Wsparcie z urzędu pracy

Szukając oszczędności w zakresie składek ZUS, pracodawca w niektórych przypadkach może liczyć na wsparcie z urzędów pracy. Mowa tu np.:

o pracach interwencyjnych – pracodawca, który zatrudnił w ramach prac interwencyjnych skierowanych przez urząd pracy bezrobotnych otrzymuje zwrot części kosztów poniesionych na ich: wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne.

Refundacja może być wypłacana np.:

– przez okres do 6 miesięcy za zatrudnienie skierowanych bezrobotnych; wysokość refundacji nie może przekroczyć połowy minimalnego wynagrodzenia za pracę i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia za każdą osobę bezrobotną;

o robotach publicznych – pracodawca, który w ramach robót publicznych zatrudniał skierowanych bezrobotnych otrzymuje zwrot części kosztów poniesionych na ich:
wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne.

Refundacja może być wypłacana organizatorowi robót publicznych:

– przez okres do 6 miesięcy za zatrudnienie skierowanych bezrobotnych; wysokość refundacji nie może przekroczyć kwoty obliczanej jako iloczyn liczby zatrudnionych w miesiącu w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz 50% przeciętnego wynagrodzenia w ostatnim dniu zatrudnienia każdego rozliczeniowego miesiąca i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia;
– przez okres do 12 miesięcy za zatrudnienie skierowanych bezrobotnych w wysokości nieprzekraczającej przeciętnego wynagrodzenia i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia za każdego bezrobotnego, jeżeli obejmuje koszty poniesione za co drugi miesiąc ich zatrudnienia.

Pracodawca może dodatkowo otrzymać z PUP:

jednorazową refundację poniesionych kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne w związku z zatrudnieniem w pełnym wymiarze czasu pracy skierowanego bezrobotnego przez okres co najmniej 12 miesięcy – pod warunkiem, że po tym okresie nadal go zatrudnia. Wysokość refundacji nie może przekroczyć 300% minimalnego wynagrodzenia;
refundację kosztów poniesionych na składki na ubezpieczenia społeczne za bezrobotnych do 30 roku życia przez okres do 12 miesięcy w wysokości nie przekraczającej 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę miesięcznie.