Właściwe wypełnianie obowiązków dotyczących zfśs wymaga dogłębnej znajomości przede wszystkim przepisów ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W 2022 r. zwiększono wysokość odpisów do odprowadzenia w określonych terminach na wyodrębniony rachunek środków przeznaczonych na działalność socjalną.

Kto musi tworzyć zfśs?

Przypomnijmy, że od 2017 r. pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Obowiązek ten obejmuje również pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, w przypadku gdy zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa. Natomiast w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych fundusz taki jest tworzony bez względu na liczbę pracowników. Na rzecz zfśs pracodawca ma obowiązek dokonywać coroczne odpisy podstawowe, a także może dokonywać zwiększeń wskazanych w ustawie o zfśs. Przepisy dają też możliwość wypłacania świadczenia urlopowego przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

A zatem, zfśs obowiązkowo tworzą pracodawcy:

🎯 Kadry i Płace Książka 2024 - 📖 prostym, zrozumiałym językiem opisuje między innymi takie zagadnienia jak: kryterium socjalne, odpis na zfśs, zfśs aktualizowane na bieżąco przez 365 dni od dnia zakupu.

prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników),
zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
zatrudniający według stanu na pierwszy dzień danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Osoby objęte wsparciem z zfśs

W myśl art. 2 ustawy o zfśs, krąg osób uprawnionych do korzystania ze środków wyasygnowanych przez pracodawcę na działalność o charakterze socjalnym to:

pracownicy oraz członkowie ich rodzin,
emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu oraz członkowie ich rodzin.
osoby, którym zakład pracy przyznał prawo korzystania ze świadczeń zfśs w regulaminie gospodarowania zasobami socjalnymi.

Każda z ww. osób, w tym emeryci i renciści – byli pracownicy, mogą korzystać ze wszystkich form wsparcia przewidzianych w regulaminie zfśs – na zasadach w nim określonych.

Regulamin zfśs

Regulamin zfśs:

jest wewnątrzzakładowym aktem normatywnym, określającym zasady prowadzenia przez podmiot zatrudniający działalności socjalnej oraz warunki korzystania przez uprawnione osoby z pochodzących z tego funduszu usług i świadczeń;
musi być przygotowywany (i modyfikowany) w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy taka nie działa u pracodawcy – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów;
powinien zawierać informacje dotyczące przede wszystkim:

- - podstawy prawnej tworzenia i działania zfśs,
  - rodzajów działalności socjalnej prowadzonej przed pracodawcę,
  - grupy osób uprawnionych do korzystania z pomocy socjalnej,
  - zasad i warunków korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu,
  - dokumentów niezbędnych do przedstawienia pracodawcy w celu ustalenia, czy osoba ubiegająca się o przyznanie danej usługi/świadczenia z funduszu spełnia przesłanki do jego otrzymania,
  - wysokości poszczególnych usług/świadczeń finansowanych ze środków funduszu i terminów ich wypłaty,
  - trybu dokonywania zmian w regulaminie,
  - daty wejścia w życie regulaminu.

Co ważne, w regulaminie zfśs (ani żadnym innym akcie wewnątrzzakładowym) pracodawca nie może zastrzec, że uprawnienie do konkretnych świadczeń czy ulgowych usług pokrywanych z zfśs jest przewidziane tylko dla jednej, wybranej grupy beneficjentów funduszu socjalnego. Byłoby to niezgodne z przepisami ustawy o zfśs.

Wysokość odpisów na zfśs w 2022 r.

W 2022 r. odpisy na zfśs wzrosły. Jak wynika z ustawy z 17 listopada 2021 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2022, wysokość odpisów powinna być ustalana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 r., które wyniosło 4.434,58 zł.

Odpis obligatoryjny
	Stawka procentowa odpisu	Od 1 stycznia do 31 grudnia 2022 r.
na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy	37,50%	1.662,97 zł
na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	50%	2.217,29 zł
na jednego pracownika młodocianego:
– I rok nauki	5%	221,73 zł
– II rok nauki	6%	266,07 zł
– III rok nauki	7%	310,42 zł
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe)
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności	6,25%	277,16 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę	6,25%	277,16 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego	7,50%	332,59 zł

Terminy przelewania odpisów na wyodrębnione konto zfśs

Pracodawcy zobowiązani do tworzenia zfśs, najpóźniej do 31 maja każdego roku muszą przelewać na wyodrębniony rachunek zfśs I ratę odpisów w wysokości stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych na jednego pracownika:

zatrudnionego w normalnych warunkach,
wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,
młodocianego.

Druga rata odpisów „socjalnych”, obejmująca pozostałą część odpisów podstawowych oraz fakultatywne zwiększenia, płatna jest w terminie do 30 września.

Jak zgodnie z prawem przyznawać świadczenia z zfśs?

Przyznając konkretne świadczenie z zfśs należy pamiętać, aby:

było ono przewidziane w regulaminie gospodarowania zfśs oraz
odbywało się to z uwzględnieniem tzw. kryterium socjalnego, czyli po wzięciu pod uwagę sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej osoby uprawnionej.

Przestrzeganie powyższych reguł zezwala na to, aby świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na działalność socjalną:

zwolnić w całości z ozusowania (na mocy § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego),
do kwoty 2000 zł* w danym roku wyłączyć z podstawy podatku dochodowego od osób fizycznych w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT (pracodawca musi zliczać tu wszystkie świadczenia z zfśs przyznane pracownikowi w danym roku) – ewentualna nadwyżka ponad ww. limit podlega opodatkowaniu.

* limit obowiązujący w okresie od 1.01.2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19.

Warunki korzystania z zfśs, z uwzględnieniem obowiązku dokonywania oceny sytuacji życiowej rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz zasady przeznaczania funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie gospodarowania środkami socjalnymi.

Sytuacja socjalna, o której mowa powyżej, powinna być ustalana w oparciu o ocenę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, co oznacza, że wymienione przesłanki powinny być brane pod uwagę łącznie.

W praktyce, pracodawcy najczęściej decyzję o udzieleniu konkretnym osobom wsparcia socjalnego poprzedzają ustaleniem dochodu na osobę w rodzinie lub w gospodarstwie domowym, co pozwala uwzględnić dane o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób wspólnie zamieszkujących i wspólnie gospodarujących. Pozwala to na miarodajne ustalanie sytuacji socjalnej osoby ubiegającej się o świadczenie. Stosowanie ustawowego kryterium socjalnego wyklucza przyjmowanie jedynie dochodu samego pracownika lub wyłącznie jego wynagrodzenia otrzymywanego u pracodawcy.

Świadczeń socjalnych nie wolno przyznawać „wszystkim po równo”

Świadczenia z zfśs przyznane bez brania pod uwagę kryterium socjalnego, czyli np. wszystkim po równo, należy wliczać do podstawy składek ZUS i podatku. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09, OSNP 2011/9–10/133) stwierdził, że: „(…) podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (…)”.

Sąd Najwyższy w wyroku z 20 czerwca 2012 r. (sygn. akt I UK 140/12, OSNP 2013/13-14/160) podkreślił, że: „(…) Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowi źródło prawa pracy na podstawie art. 9 K.p. (…). Skoro określa on także »zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu«, jest więc wiążący nie tylko w zakresie ogólnych zasad (kryteriów) podziału środków funduszu świadczeń socjalnych, ale także w odniesieniu do ustanowionego w nim trybu ich przyznawania pracownikom, uwzględniającego indywidualną ocenę każdego przypadku według przyjętych kryteriów.”.

Z kolei w wyroku z 8 stycznia 2014 r. (sygn. akt I UK 202/13) Sąd Najwyższy wyjaśnił, że: „(…) Właściwym odzwierciedleniem sytuacji majątkowej, rodzinnej i finansowej (…) jest wysokość dochodu przypadającego na członka jego rodziny. Ta wartość uwzględnia liczbę pozostających na jego utrzymaniu osób, uzyskiwanie przez pracownika dochodów z innych źródeł, wysokość przychodów osiąganych przez pozostałych członków rodziny, a więc konkretną jego i jego rodziny sytuację życiową. Dodatkowo może być przyjęte kryterium obrazujące szczególne wypadki niedostatku lub innych szczególnych okoliczności wymagających pomocy socjalnej. (…)”.

Zdecydowana większość ekspertów i wyroków sądowych akcentuje konieczność każdorazowego analizowania kryterium socjalnego przy dystrybuowaniu świadczeń z zfśs. Niemniej jednak można spotkać się również z poglądem, iż niekiedy – w drodze wyjątku – można pominąć wspomniane kryterium. Taką ewentualność dopuścił przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7–8/88) w stosunku do imprez masowych, takich jak pikniki, „andrzejki” czy imprezy integracyjne. W orzeczeniu tym stwierdzono, że: „art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (…) nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług. Regulamin może przewidywać wydatkowanie środków funduszu na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych.”.

Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 10 lipca 2014 r. (sygn. akt II UK 472/13, OSNP 2015/11/151), w którym wyrażono opinię, iż przejawy działalności socjalnej pracodawcy: „(…) mogą być ukierunkowane nie tylko na indywidualnego pracownika, ale także na większą liczbę uprawnionych, co w konkretnej sytuacji, zważywszy na charakter finansowanej ze środków Funduszu usługi lub świadczenia, może stawiać pod znakiem zapytania celowość zastosowania kryteriów socjalnych wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy. Odstąpienie od tychże kryteriów przyznawania świadczeń z Funduszu powinno być jednak zjawiskiem wyjątkowym i mieć przekonywające uzasadnienie w okolicznościach danej sprawy. (…)”.

Pomimo przywołanych wyżej wyroków, przy wydatkowaniu środków zfśs zaleca się każdorazowe branie pod uwagę kryterium socjalnego.

Stosowanie przesłanek pozasocjalnych jest bezprawne

Udzielanie wsparcia socjalnego przez zakład pracy w oparciu o przesłanki o charakterze pozasocjalnym jest niedozwolone. A zatem przekazania świadczenia opłacanego ze środków zfśs nie wolno uzależniać np. od stażu pracy, wymiaru czasu pracy, statusu osoby uprawnionej (pracownik, emeryt, rencista), przynależności pracownika do związku zawodowego lub określonej grupy zawodowej. Pisaliśmy o tym w tekście: Świadczenia z zfśs a wymiar etatu.

Stanowiska ZUS i resortu pracy

W tym miejscu warto przywołać treść interpretacji ZUS z 20 marca 2018 r. (sygn. DI/100000/43/161/2018):

„(…) Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (…) podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz: innych form wychowania przedszkolnego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (…).

Aby świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych korzystały z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, muszą posiadać cechy działalności socjalnej, o których mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zakres działalności socjalnej obejmuje m.in. usługi świadczone przez-pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku (np. wczasów, kolonii, obozów, tzw. „wczasów pod gruszą”), działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów do kina, teatru, opery), działalności sportowo-rekreacyjnej (np. zakup biletów na basen, na siłownię), opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej r rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych ustawą.

Osobami uprawnionymi do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są pracownicy ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy wraz z rodzinami) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie działalności socjalnej prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Dla zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przyznawanych świadczeń należy mieć na uwadze generalną zasadę, wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Powyższe oznacza wykluczenie możliwości przyznawania wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości.

Znajduje to potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 r. sygn. akt I PKN 579/00, w którym sąd wskazał, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu zostało uzależnione wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady „każdemu po równo”. Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.

Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009 r. o sygn. akt I UK 121/09, w którym sąd stwierdził, iż przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

W tym miejscu można zwrócić uwagę na treść wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 5 listopada 2013 r. w sprawie o sygn. akt III AUa 1063/13, gdzie sąd wskazał, iż prawidłowa interpretacja art.8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie zezwala na przyznanie przez pracodawcę świadczeń z ZFŚS pracownikom, z pominięciem indywidualnej analizy ich sytuacji pod kątem wskazanego w tym przepisie kryterium socjalnego. Takie przyzwolenie byłoby bowiem traktowane – jak trafnie wskazuje doktryna – jako przyznanie dodatków do wynagrodzenia. Przepis ten wyraźnie bowiem, określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia łącznic rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. To powiązanie może oznaczać tylko jedno: im gorsza jest sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie. Nakłada to na przyznających świadczenia obowiązek indywidualnej (w żadnym przypadku zbiorowej) kwalifikacji wniosków (A. Martuszewicz, Komentarz do art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stan prawny na dzień 1 października 2011 r.).

Jeśli więc pracodawca spełnia powyższe przesłanki tj. uzależnia przyznanie pracownikom świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu (ocenia stopień sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników), to nie istnieją przeszkody prawne, by mógł skorzystać z wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. (…)”.

W uzasadnieniu odpowiedzi Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 lutego 2017 r. na interpelację poselską nr 9772 w sprawie przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (znak: K8INT9772) podkreślono z kolei, że:

„(…) Krąg osób uprawnionych do korzystania z funduszu określa art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs. Zalicza się do nich pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny a także inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania z funduszu w regulaminie. Dodać należy, iż prawo do korzystania z funduszu nie jest tożsame z gwarancją otrzymywania świadczeń socjalnych.

Na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs, zasady i warunki korzystania z funduszu, z uwzględnieniem obowiązku dokonywania oceny sytuacji życiowej rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz zasady przeznaczania funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one nie działają – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Oznacza to, że doboru rodzajów i form pomocy socjalnej, jakie będą organizowane w ramach działalności socjalnej u danego pracodawcy dokonują strony zakładowej działalności socjalnej, tzn. pracodawca i związki zawodowe lub reprezentant załogi, dostosowując ten wybór do wielkości posiadanych środków socjalnych, potrzeb socjalnych osób uprawnionych oraz do ich zróżnicowanej sytuacji socjalnej.

Ustawa o zfśs stanowi, iż przy określaniu zasad i warunków przyznawania oraz ustalaniu wysokości ulgowych usług i świadczeń socjalnych bierze się pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). W związku z tym, regulamin funduszu powinien zawierać postanowienia, które w sposób nie budzący wątpliwości (zwłaszcza dla korzystających pracowników) będą określać także sposób ustalania i pozyskiwania informacji o sytuacji socjalnej osób uprawnionych. Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest wymóg złożenia oświadczenia przez osoby ubiegające się o świadczenia. Niekiedy wprowadza się do regulaminu zfśs możliwość żądania dokumentowania podawanych danych. Podkreślić należy, że interpretacji postanowień regulaminu, także w części dotyczącej zasad ustalania sytuacji socjalnej, dokonują strony uzgadniające jego treść – tzn. pracodawca i związki zawodowe, a gdy one nie działają – reprezentant załogi.

Zgodnie z ww. przepisami ustawy o zfśs, sytuacja socjalna osoby uprawnionej do korzystania z funduszu powinna być ustalana w oparciu o ocenę jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, co oznacza, że wymienione przesłanki powinny być brane pod uwagę łącznie. Mając na uwadze socjalny charakter pomocy przyznawanej z funduszu, regulacje zakładowe definiujące sytuację socjalną osoby uprawnionej powinny umożliwić jej faktyczne ustalenie. W praktyce, często stosowanym przez pracodawców rozwiązaniem jest ustalanie dochodu na osobę w rodzinie lub w gospodarstwie domowym, co pozwala uwzględnić dane o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób wspólnie zamieszkujących i wspólnie gospodarujących. Pozwala to na miarodajne ustalanie sytuacji socjalnej osoby ubiegającej się o świadczenie. Stosowanie ustawowego kryterium socjalnego wyklucza przyjmowanie jedynie dochodu samego pracownika lub wyłącznie jego wynagrodzenia otrzymywanego u pracodawcy. Przy ustalaniu sytuacji materialnej powinny być uwzględniane dochody, które mają wpływ na tę sytuację, w tym m.in. otrzymywane alimenty. (…)”.

W odpowiedzi resortu pracy z 24 lutego 2017 r. na zapytanie nr 2062 w sprawie prawidłowego sposobu weryfikacji sytuacji życiowej pracownika i warunków przyznawania świadczeń z zfśs czytamy natomiast:

„(…) Podstawowa zasada obowiązująca przy przyznawaniu i ustalaniu wysokości świadczeń socjalnych nakazuje uzależniać decyzje w tym zakresie od oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Stosowanie tej zasady oznacza, iż świadczenia socjalne powinny być kierowane w pierwszej kolejności i w największym rozmiarze do osób znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji socjalnej.

Świadczenia socjalne, ze względu na swój pomocowy charakter nie mają charakteru należności ze stosunku pracy, co oznacza, że osoba uprawniona może, ale nie musi z nich korzystać. Pomoc socjalna jest przyznawana celem zaspokojenia konkretnych potrzeb osoby zainteresowanej, a zatem nie może ona dowolnie nią dysponować np. przekazując ją innej osobie.

Przepisy ustawy o zfśs nie przewidują możliwości „zawieszania” przez pracodawcę wypłacania świadczeń z zfśs. Niewypłacanie świadczeń socjalnych może wynikać np. z wyczerpania środków funduszu przeznaczonych na dany rodzaj działalności socjalnej, nieuzgodnienia ze związkami zawodowymi lub z reprezentantem załogi zasad wypłacania tych świadczeń lub w przypadku uzgodnionej ze związkami zawodowymi lub z reprezentantem załogi terminowej lub bezterminowej decyzji o nietworzeniu funduszu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. (…)”.

RODO a zfśs

Od 4 maja 2019 r., wskutek nowelizacji art. 8 ustawy o zfśs:

udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia;

pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs;

do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (osoby upoważnione obowiązane są do zachowania ich w tajemnicy);

pracodawca przetwarza dane osobowe na potrzeby zgodnego z prawem gospodarowania środkami socjalnymi przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;

zakład pracy dokonuje przeglądu ww. danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Podejmując decyzję o usunięciu konkretnych danych / dokumentów warto mieć na uwadze 5-letni okres przedawnienia jeśli chodzi o rozliczenia podatkowo-składkowe i ryzyko kontroli z ZUS lub US mającej na celu ustalenie czy konkretne świadczenie z zfśs mogło korzystać ze zwolnienia z podatku i składek.

Pracodawca – mając na uwadze zasadę minimalizacji danych – nie ma podstaw do tego, aby zbierać dane osobowe „na przyszłość” oraz dane, które nie są potrzebne do wypłacenia konkretnego świadczenia z zfśs.

Oto przykładowy wzór wspomnianego wyżej upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS:

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS

Z dniem …………………. r. upoważniam Panią/Pana* …………………………………………………………………………….

(imię i nazwisko pracownika, stanowisko, dział)

w zakresie: przetwarzania danych osobowych (rozumianego jako prawo do wglądu, wprowadzania, udostępniania, modyfikacji, archiwizacji i usuwania danych) dotyczących stanu zdrowia osób uprawnionych do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w zakresie niezbędnym do przyznawania ulgowych usług i świadczeń z ZFŚS .

Upoważnienie dotyczy przetwarzania danych osobowych:

w systemach informatycznych*: …………………………………………………………………………………………

(podać nazwy systemów lub programów)

w zbiorach papierowych*: …………………………………………………………………………………………………

(podać nazwy zbiorów)

Zobowiązuje się Panią/Pana* …………………………………………………………………………………………. do zachowania w tajemnicy danych dotyczących stanu zdrowia osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, do których dostęp umożliwia niniejsze upoważnienie.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS traci ważność z chwilą jego cofnięcia lub ustania zatrudnienia osoby upoważnionej.

………..…………………………………………..

(data i podpis osoby upoważniającej)

* skreślić niepotrzebne

Oszczędności w wydatkach na zfśs

Prawo zawieszenia obowiązków związanych z funduszem socjalnym z powodu COVID-19

W znowelizowanych przepisach (art. 15ge ustawy antykryzysowej) przewidziano rozwiązanie dające w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 możliwość pracodawcom, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9 ustawy antykryzysowej lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2 ustawy antykryzysowej:

zawieszenia, w porozumieniu z organizacjami związkowymi w przypadku wystąpienia u pracodawcy określonego spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń – niektórych obowiązków dot. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, które mają socjalny charakter;
niestosowania – w przypadku wystąpienia u pracodawcy określonego spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń – postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania ustalających wyższą niż wymagana ustawowo wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym.

W tym drugim przypadku – w opinii resortu pracy – pracodawcy powinni stosować ustawowe podstawy naliczania odpisów na zfśs.

W razie natomiast całkowitego zawieszenia (na czas określony) tworzenia zfśs, wystąpić może konieczność proporcjonalnego naliczenia odpisów socjalnych. Dotyczy to sytuacji, gdy wspomniane zawieszenie będzie trwało przez część roku (bp np. nastąpi w trakcie roku).

Jeśli pracodawca odprowadził już pierwszą i/lub drugą ratę odpisów na wyodrębnione konto zfśs i dopiero po tym fakcie zawiesi tworzenie zfśs, wówczas wymusi to skorygowanie (wycofanie) środków przeznaczonych na zakładową działalność socjalną. Z uwagi na fakt, iż powszechnie obowiązujące przepisy nie wskazują jak tego dokonać, to uznaje się, iż właściwa będzie tu każda metoda zachowująca „zasadę proporcjonalności”. Pokażmy to na przykładzie:

Przyjmijmy, że łódzka spółka z o.o. zatrudniająca 85 osób w przeliczeniu na pełne etaty (w normalnych warunkach):

na koniec maja 2020 r. odprowadziła pierwszą ratę w kwocie 98.829,08 zł (85 etatów x 1.550,26 zł x 75%);
na mocy art. 15ge ustawy antykryzysowej zawiesiła w okresie od 1 sierpnia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r. tworzenie zfśs.

W rozstrzyganym przypadku „proporcjonalny” całoroczny odpis na zfśs za 2020 r. powinien wynieść 76.867,06 zł, zgodnie z wyliczeniem:

85 etatów x 1.550,26 zł x 7/12.

Z uwagi na powyższe, spółka z o.o. miała prawo wycofać z rachunku zfśs kwotę 21.962,02 zł (98.829,08 zł – 76.867,06 zł).

Czy w związku z wejściem w życie art. 15ge ustawy antykryzysowej konieczna jest korekta kosztów podatkowych pracodawcy?

Pojawia się istotny problem, mianowicie jak ma się zachować pracodawca, który przez połowę 2020 roku naliczał zgodnie z prawem wyższe odpisy, natomiast aktualnie, na skutek spadku przychodów straci do takiego odpisu prawo. Jak skorygować odpis na fundusz, w okolicznościach kiedy równowartość odpisów w 75% procentach została przekazana na wyodrębniony rachunek bankowy oraz dodatkowo rozdysponowana osobom uprawnionym na cele przewidziane w regulaminie funduszu. W takiej sytuacji nie da się przecież już cofnąć środków pieniężnych z rachunku funduszu na rachunek bieżący pracodawcy.

Art. 15ge ust. 3 ustawy antykryzysowej stanowi, że w przypadku wystąpienia określonego spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń w rozumieniu przywołanej ustawy, nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, wprowadzonych na podstawie art. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Skoro w opisanych okolicznościach nie stosuje się wspomnianych postanowień, to należy uznać, że pracodawca:

de facto w takim przypadku traci czasowo podstawę prawną do naliczania i dokonywania wyższych odpisów na fundusz socjalny;
powinien zacząć stosować odpisy w wysokości ustalonego ustawowo odpisu podstawowego.

Rodzi się wówczas pytanie: czy podmiot zatrudniający w przedstawionej sytuacji powinien dokonać korekty kosztów uzyskania przychodów o różnicę wynikająca z naliczania dotychczas odpisu w wysokości podwyższonej oraz podstawowej przewidzianej ustawą o zfśs, a jeśli tak to czy taka korekta powinna nastąpić na bieżąco, czyli w okresie spadku obrotów, czy też wstecz od początku 2020 r.?

Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów:

w sytuacji, gdy u pracodawcy dojdzie do utraty prawa do zwiększonego odpisu na zfśs w związku z zaistnieniem przesłanek określonych w art. 15ge ust. 3 ustawy antykryzysowej, wówczas będzie on zobowiązany dokonać korekty kosztów podatkowych o różnicę wynikającą z naliczania dotychczas odpisu w podwyższonej wysokości;
obowiązek korekty kosztów podatkowych wystąpi w okresie rozliczeniowym, w którym zaistniały przesłanki powodujące utratę prawa do zwiększonych odpisów na działalność socjalną – ma to oparcie w przepisach: art. 22 ust. 7c ustawy o PIT i art. 15 ust. 4i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym miejscu należy przypomnieć, że odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu ustawy o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych, o ile środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały wpłacone na rachunek funduszu socjalnego (art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Rezygnacja z tworzenia zfśs lub zmniejszenie wysokości odpisu

Prywatni pracodawcy prowadzący działalność socjalną na rzecz zatrudnionych, mają możliwość:

zrezygnowania z tworzenia zfśs lub
dowolnego ustalenia wysokości odpisu na fundusz.

Przypomnijmy w tym miejscu o tym jakie grupy pracodawców mają obowiązki tworzenia zfśs lub wypłacania świadczenia urlopowego:

Pracodawcy z sektora finansów publicznych:

mają bezwzględny obowiązek tworzenia funduszu bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty:

obowiązkowo tworzą fundusz,
dowolnie kształtują wysokość odpisów na fundusz,
mogą zrezygnować z tworzenia funduszu na podstawie zapisów w układach zbiorowych lub regulaminach wynagradzania.

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale więcej niż 50 pracowników:

mogą tworzyć fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe,
mogą również zrezygnować zarówno z funduszu, jak i wypłaty świadczenia urlopowego.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale i mniej niż 50 pracowników mogą wybrać, czy:

tworzą fundusz czy wypłacają świadczenie urlopowe,
nie tworzą funduszu i nie wypłacają świadczenia urlopowego.

Decyzję odnośnie wyboru, o którym mowa wyżej, należy ogłosić pracownikom, w sposób przyjęty u pracodawcy do 31 stycznia danego roku.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą zakładowy fundusz socjalny na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Poniżej wskazany jest sposób postępowania pracodawcy mającego na celu rezygnację z tworzenia zfśs i wypłacania świadczenia urlopowego:

Pracodawca:
- zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
- zatrudniający co najmniej 50 pracowników, ale mniej niż 50 w przeliczeniu na pełne etaty lub
- zatrudniający w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, u którego funkcjonuje układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania:

A) Uzgodnienie rezygnacji z tworzenia zfśs (i wypłacania świadczenia urlopowego) z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka nie działa u pracodawcy – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Brak zgody w tym zakresie oznacza niemożność dokonania przedmiotowej rezygnacji.

B) Wprowadzenie – w przypadku uzyskania zgody organizacji związkowej lub przedstawiciela pracowników na omawianą rezygnację – odpowiedniego zapisu:

w układzie zbiorowym pracy (w drodze tzw. protokołów dodatkowych, wymagających rejestracji przez: właściwego Okręgowego Inspektora Pracy – w przypadku układów zakładowych lub ministra właściwego do spraw pracy – w przypadku układu ponadzakładowego; protokoły dodatkowe do układu wchodzą w życie z dniem oznaczonym w ich treści, jednak nie wcześniej niż z dniem jego zarejestrowania) lub
w regulaminie wynagradzania (zmiany w regulaminie wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników).

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym i niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania:

Poinformowanie (bez konieczności wcześniejszych uzgodnień z przedstawicielstwem załogi) o rezygnacji z tworzenia funduszu (i wypłacania świadczeń urlopowych) pracowników do końca stycznia danego roku, w sposób przyjęty w firmie (np. za pośrednictwem firmowego intranetu, poprzez e-mail lub przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń).

Jeżeli w kolejnych latach zfśs również nie będzie tworzony (i nie będzie wypłacane świadczenie urlopowe), wówczas decyzja w tym zakresie musi zostawać przekazywana każdego roku (w terminie do 31 stycznia danego roku).

Zmniejszenie wysokości odpisów na zfss

Postanowienie w sprawie zmiany wysokości odpisu na zfśs powinno być wprowadzone do układu zbiorowego pracy, a w razie jego braku do regulaminu wynagradzania. Postanowienia w tym zakresie muszą zostać ustalone ze związkami zawodowymi – a w razie ich braku – z pracownikami reprezentującymi załogę (art. 4 ustawy o zfśs).

Przyjmuje się, że omawiane zmniejszenie wysokości odpisów socjalnych może nastąpić w każdym czasie. Jeśli dojdzie do niego w trakcie roku, wówczas ustalenia całorocznych odpisów należy dokonać w sposób proporcjonalny.