Zdarza się w praktyce niekiedy, że pracodawca nawiązuje dwa stosunki pracy z tym samym pracownikiem, a więc zawiera z jedną osobą dwie umowy o pracę. W takich okolicznościach pojawiają się wątpliwości, jak prawidłowo rozliczać listy płac zatrudnionego.
Z pomocą w rozstrzygnięciu tej kwestii przychodzi tekst niniejszego wpisu oraz przygotowany specjalnie dla Was wyjątkowy kalkulator wynagrodzeń (link w artykule).
Dwie umowy o pracę, ale składki od łącznej podstawy
Pracodawca, który wypłaca pracownikowi w jednym miesiącu wynagrodzenie i inne należności z tytułu dwóch stosunków pracy (dwóch umów o pracę) powinien składki zusowskie naliczać od łącznej podstawy uzyskanej z obu umów i wykazywać ich sumę w jednym bloku raportu ZUS RCA.
🎯 Kadry i Płace Książka 2024 - 📖 prostym, zrozumiałym językiem opisuje między innymi takie zagadnienia jak: dwie umowy o pracę, kalkulator wynagrodzeń 2024, listy płac 2024, podwyższone koszty uzyskania przychodu aktualizowane na bieżąco przez 365 dni od dnia zakupu.
Koszty uzyskania przychodu podwójne, ale kwota zmniejszająca zaliczkę pojedyncza
Miesięczną zaliczkę na podatek oblicza się od łącznego dochodu pracownika osiągniętego przez niego w danym miesiącu, na który składają się wszystkie uzyskane w tym okresie – czyli postawione do dyspozycji bądź wypłacone – przychody ze stosunku pracy. Stąd, gdy w danym miesiącu ma miejsce więcej niż jedna wypłata wynagrodzenia na rzecz danej osoby, wówczas aby miesięczna zaliczka i składki ZUS zostały prawidłowo obliczone (i by nie powstały różnice wynikające z zaokrągleń), każdą kolejną wypłatę najlepiej rozliczać narastająco, tj. łącznie z uwzględnieniem wypłaty wcześniejszej.
Przy czym trzeba tu pamiętać o bardzo ważnej regule. Mówi ona o tym, że zatrudniony na dwie umowy o pracę ma prawo:
- do kosztów uzyskania przychodu z każdego stosunku pracy (por. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 września 2021 r. – 0113-KDIPT2-3.4011.456.2021.3.NM), a zatem na finalnej liście płac rozliczającej dwie pensje, powinny być uwzględnione podwójne koszty uzyskania przychodu (chyba, że pracownik złożył wniosek pracodawcy o niestosowanie kosztów);
- do jednej kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek (oczywiście pod warunkiem, że złożył pracodawcy oświadczenie wskazujące na uprawnienie do takowej kwoty).
Koszty pracodawca stosuje nawet pomimo przekroczenia rocznego ich limitu
Stosownie do art. 22 ust. 2 ustawy PIT, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
1) wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3.000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy;
2) nie mogą przekroczyć łącznie 4.500 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy;
3) wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3.600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4) nie mogą przekroczyć łącznie 5.400 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Z literalnego brzmienia przywołanego przepisu wynika, że w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez dany zakład w ramach dwóch lub więcej stosunków pracy, wówczas przy podatkowym rozliczaniu wynagrodzenia z każdej umowy o pracę uwzględnia się osobno miesięczną normę kosztów uzyskania przychodu.
Przedstawioną regułę powinniśmy stosować także wtedy, gdy u pracownika dojdzie do przekroczenia rocznego limitu kosztów, gdyż ewentualnego ograniczenia kwoty zryczałtowanych kosztów dokonuje sam podatnik w swoim zeznaniu podatkowym. Potwierdzono to m.in. w piśmie Ministerstwa Finansów z 29 kwietnia 2005 r. (sygn. PB5/MC-033-50-736/05) oraz w interpretacjach Dyrektora KIS: z 2 września 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.456.2021.3.NM) oraz z 9 marca 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.19.2022.1.KS).
A co, gdy składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki podatkowej?
Przy rozliczaniu kilku wypłat dla tego samego zatrudnionego w jednym miesiącu, nie wolno nam zapominać o regule zapisanej w art. 83 ust. 1 ustawy zdrowotnej, w myśl której jeśli składka na ubezpieczenie zdrowotne jest wyższa od zaliczki podatkowej wyliczonej zgodnie z przepisami podatkowymi obowiązującymi w dniu 31 grudnia 2021 r., wówczas składkę tę obniżamy do poziomu wspomnianej zaliczki. A zatem jeśli przykładowo pracownik na początku danego miesiąca otrzyma składnik płacy na tyle niski, że składka zdrowotna 9-procentowa będzie wyższa od zaliczki PIT z 2021 r., wówczas należy zastosować obniżenie, o którym mowa wyżej. Oczywiście przy drugiej wypłacie na rzecz tego pracownika w tym samym miesiącu może się okazać, że rozliczenie przychodu narastająco sprawi, że w skali miesiąca kwota składki zdrowotnej finalnie osiągnie poziom niższy niż zaliczka na podatek ustalona według reguł z 31 grudnia 2021 r. W takiej sytuacji, ostateczna lista płac rozliczająca wypłaty dokonane z dwóch umów o pracę w obrębie jednego miesiąca, powinna uwzględniać pełną składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy (czyli bez obniżenia).
Sprawdź wyjątkowy kalkulator pokazujący krok po kroku w jaki sposób prawidłowo rozliczać listy płac pracownika z dwoma umowami o pracę w jednym zakładzie:
🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2024 – Jak w 2024 r. rozliczać dwie umowy o pracę zawarte z tym samym pracownikiem
W jaki sposób w 2024 r. rozliczać dwie umowy o pracę zawarte z tym samym pracownikiem?
➪ Kliknij i Sprawdź
Przykład
33-letnia mieszkanka Pabianic ma zawarte ze spółką z o.o. z Łodzi dwie umowy o pracę. Z tytułu pierwszej z nich (podpisanej na 1/6 etatu) zawsze 3 dni robocze przed końcem miesiąca otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 1200 zł brutto, zaś z racji drugiej umowy ma wypłacane w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca pensję na poziomie 5200 zł brutto.
Uwzględniając fakt, iż:
- nie jest ona uczestnikiem PPK,
- nie jest uprawniona do „zerowego PIT”,
- ma prawo do kwoty zmniejszającej zaliczkę podatkową w wysokości 300 zł (uwzględnianej dopiero przy okazji drugiej wypłaty na koniec miesiąca) oraz do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu z racji obu stosunków pracy
rozliczenie jej miesięcznych list płac powinno wyglądać następująco:
- lista płac rozliczająca pierwszą umowę o pracę (opiewającą na kwotę 1200 zł brutto):
| Składniki | Działanie | Kwota |
| Wynagrodzenie za pracę + inne składniki płacy brutto | 1.200,00 | |
| Podstawa wymiaru składek społecznych | 1200 zł | 1.200,00 |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne | 1200 zł × 9,76% | 117,12 |
| Składki na ubezpieczenia rentowe | 1200 zł × 1,5% | 18,00 |
| Składka na ubezpieczenie chorobowe | 1200 zł × 2,45% | 29,40 |
| Suma składek na ubezpieczenie społeczne | 117,12 zł + 18 zł + 29,4 zł | 164,52 |
| Stawka procentowa podatku | 12% | |
| Koszty uzyskania przychodu | 300,00 zł | |
| Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych | 1200 zł – 164,52 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 300 zł – 0 zł | 735,00 zł |
| Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2) | 0,00 zł | |
| Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem | (735 zł × 12%) – 0 zł | 88,20 zł |
| Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 1200 zł – 164,52 zł (skł. społ. fin. przez zatrud.) | 1.035,48 zł |
| Składka zdrowotna (*skł. nie została obniżona do wyliczonego w Poz. 12 podatku, gdyż od 2022 r. obniżenie stosuje się do kwoty zaliczki PIT obliczonej zgodnie z regułami z 31.12.2021 r.) | 1035,48 zł × 9% | 93,19 zł |
| Składka zdrowotna do odliczenia od podatku | 0,00 zł | |
| Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych | 88,2 zł po zaokrągleniu do pełnych zł | 88,00 zł |
| Kwota netto | 1200 zł – 164,52 zł – 93,19 zł – 88 zł | 854,29 zł |
- lista płac rozliczająca finalnie pierwszą i drugą umowę o pracę:
| Składniki | Działanie | Kwoty uwzględniające I i II umowę |
| Wynagrodzenie za pracę + inne składniki płacy brutto | 1200 zł + 5200 zł | 6.400,00 |
| Podstawa wymiaru składek społecznych | 6400 zł | 6.400,00 |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne | 6400 zł × 9,76% | 624,64 |
| Składki na ubezpieczenia rentowe | 6400 zł × 1,5% | 96,00 |
| Składka na ubezpieczenie chorobowe | 6400 zł × 2,45% | 156,80 |
| Suma składek na ubezpieczenie społeczne | 624,64 zł + 96 zł + 156,8 zł | 877,44 |
| Stawka procentowa podatku | 12% | |
| Koszty uzyskania przychodu | 600,00 zł | |
| Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych | 6400 zł – 877,44 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 600 zł – 0 zł | 4.923,00 zł |
| Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2) | 300,00 zł | |
| Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem | (4923 zł × 12%) – 300 zł | 290,76 zł |
| Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 6400 zł – 877,44 zł (skł. społ. fin. przez zatrud.) | 5.522,56 zł |
| Składka zdrowotna (*skł. nie została obniżona do wyliczonego na liście płac podatku, gdyż od 2022 r. obniżenie stosuje się do kwoty zaliczki PIT obliczonej zgodnie z regułami z 31.12.2021 r.) | 5522,56 zł × 9% | 497,03 zł |
| Składka zdrowotna do odliczenia od podatku | 0,00 zł | |
| Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych | 290,76 zł po zaokrągleniu do pełnych zł | 291,00 zł |
| Kwota netto ogółem | 6400 zł – 877,44 zł – 497,03 zł – 291 zł | 4.734,53 zł |
| Wpłata do PPK finansowana przez pracownika | 0,00 | |
| Kwota potrąceń | 0,00 | |
| Świadczenia pieniężne niepodlegające ozusow. ani opod. | 0,00 | |
| Kwota netto ogółem pomniejszona o wpłatę na PPK fin. przez pracownika, inne potrącenia i powiększona o świadczenia niepieniężne niepodlegające ozusow. ani opod. | 4734,53 zł – 0 zł – 0 zł + 0 zł | 4.734,53 zł |
| Kwota do wypłacenia w terminie drugiej wypłaty czyli kwota pomniejszona o kwotę I wpłaty | 4734,53 zł – 854,29 zł (kwota wypłacona w I terminie) | 3.880,24 zł |
| Finalna lista płac (wszystkie wypłaty rozliczone razem) | Lista płac (I umowa) – A | Lista płac (II umowa) – B | |
| F | A | F-A | |
| Wynagrodzenie za pracę + inne składniki płacy brutto | 6.400,00 | 1.200,00 | 5.200,00 |
| Podstawa wymiaru składek społecznych | 6.400,00 | 1.200,00 | 5.200,00 |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne | 624,64 | 117,12 | 507,52 |
| Składki na ubezpieczenia rentowe | 96,00 | 18,00 | 78,00 |
| Składka na ubezpieczenie chorobowe | 156,80 | 29,40 | 127,40 |
| Suma składek na ubezpieczenie społeczne | 877,44 | 164,52 | 712,92 |
| Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych | 4.923,00 | 735,00 | 4.188,00 |
| Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem | 290,76 | 88,20 | 202,56 |
| Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 5.522,56 | 1.035,48 | 4.487,08 |
| Składka zdrowotna | 497,03 | 93,19 | 403,84 |
| Zaliczka na podatek do przekazania do US | 291,00 | 88,00 | 203,00 |
| Kwota netto | 4.734,53 | 854,29 | 3.880,24 |
| Wpłata do PPK finansowana przez pracownika | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Kwota innych potrąceń | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Świadczenia pieniężne niepodlegające ozusow. ani opod. | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Kwota do wypłaty | 4.734,53 | 854,29 | 3.880,24 |
