Checklista Kadr i Płac na 2020 r.

KLIKNIJ i SPRAWDŹ - Twoja Platforma Kadrowo - Płacowa

Na początku każdego roku osoby zajmujące się obszarem kadr i płac muszą pamiętać o bardzo wielu istotnych rzeczach takich jak np. wprowadzenie nowych parametrów w programie kadrowo-płacowym, wystawienie PITów, przygotowanie ZUS IMIR, IWA czy aktualizacja bilansów urlopowych. Aby ułatwić uporanie się ze wszystkimi obowiązkami czekającymi na kadrowców i płacowców w początkowej części 2020 r. przygotowaliśmy praktyczne zestawienie.

Pobierz za darmo arkusz pdf „Checklista Kadr i Płac 2020„ –> link na dole artykułu.

Checklista Kadr i Płac na 2020 r.

1 stycznia Ustalenie stanu zatrudnienia do celów ustalenia obowiązku tworzenia zfśs w 2020 r.
Dzień, od którego zaczyna funkcjonować obowiązek stosowania przy rozliczeniach płacowych za 2020 r. nowej kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę wynoszącej w 2020 r. dla pracownika pełnoetatowego 2600 zł brutto.

Od 1 stycznia 2020 r. wzrosła również stawka minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia (art. 734 Kodeksu cywilnego) oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego) – z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 1 i 8d stawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – do poziomu 17 zł brutto.

Powyższe wymusza wprowadzenie nowych parametrów do programu kadrowo-płacowego.

Podniesienie płacy minimalnej od początku 2020 r. ma wpływ przede wszystkim na:

·         dodatki za pracę w nocy w 2020 r.

·         kwoty wolne od potrąceń w 2020 r.

·         minimalną podstawę wymiaru świadczeń chorobowych w 2020 r. i minimalne stawki dzienne

·         niektóre odszkodowania i odprawy w 2020 r.

 

Co ważne:

·         wzrost płacy minimalnej może wymuszać konieczność przeliczenia wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop (oraz świadczeń wyliczanych jak ww. ekwiwalent). Taka konieczność pojawia się wtedy, gdy do podstawy ww. świadczeń wchodzą składniki kalkulowane z płacy minimalnej obowiązującej w poprzednim roku (np. dodatki nocne lub za pracę ponadnormatywną). W takim przypadku po podniesieniu minimum płacowego pojawia się konieczność przeliczenia omawianej podstawy;

·         w przypadku pensji i dodatków nocnych należnych za grudzień 2019 r., wypłacanych w styczniu 2020 r. obowiązuje płaca minimalna z 2019 r.;

·         przy realizowaniu potrąceń z pracowniczego wynagrodzenia na przełomie roku, od 1 stycznia zawsze powinniśmy stosować kwotę wolną ustaloną od nowej płacy minimalnej. Znajduje to potwierdzenie w piśmie Państwowej Inspekcji Pracy z 26 stycznia 2011 r. (znak: GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP).

Objęcie ustawą o PPK podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób (z wyłączeniem jednostek sektora finansów publicznych)
początkowe dni stycznia Wyznaczenie prognozowanego stanu zatrudnienia na 2020 r. celem ustalenia wysokości odpisów na zfśs (dotyczy podmiotów tworzących zfss)
Weryfikacja limitów dotyczących terminowych umów o pracę

W kwestii reguł dotyczących stosowania umów terminowych, należy podkreślić, że w obecnym stanie prawnym:

·         okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,

·         zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,

·         łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,

·         zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy.

Zasady te stosuje się również dla umów o pracę na czas określony, trwających w dniu 22 lutego 2016 r. Z tym, że naliczanie 33 miesięcznego okresu zatrudnienia rozpoczyna się od dnia wejścia w życie znowelizowanych przepisów (czyli od 22 lutego 2016 r.). Trwająca w tym dniu umowa o pracę na czas określony jest uważana za pierwszą umowę albo za drugą umowę, jeśli została zawarta jako druga umowa na czas określony.

Przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.

Ograniczeń dotyczących maksymalnego czasu zatrudnienia oraz liczby umów nie stosuje się do umów terminowych zawartych:

·         w celu zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (umowa na zastępstwo), wykonania prac dorywczych lub sezonowych lub wykonania pracy przez okres kadencji,

·         w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie (np. gdy zatrudnia osobę posiadającą określone uprawnienia w związku z realizacją projektu unijnego, a jej kompetencje po zakończeniu projektu nie będą potrzebne w zakładzie),

jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Ustalenie czy zakład pracy jest uprawniony do wypłacania zasiłków z ubezpieczenie społecznego.

Uprawnionym a tym samym zobowiązanym do wypłaty zasiłków w 2020 r. jest pracodawca, który na dzień 30 listopada 2019 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób przebywających w dniu 30 listopada na urlopach wychowawczych oraz bezpłatnych, a także duchownych, pomimo że podlegają ubezpieczeniu chorobowemu.

Pracodawca nieuprawniony w 2019 r. do wypłaty zasiłków, który na dzień 30 listopada 2019 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób, ma obowiązek ustalenia prawa i wypłaty zasiłków przysługujących za okres od 1 stycznia 2020 r. Przy czym, jeżeli oddział ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed dniem 1 stycznia, kontynuuje tę wypłatę za nieprzerwany okres niezdolności do pracy w nowym roku kalendarzowym, nawet jeżeli od dnia 1 stycznia płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym. W przypadku przerwy w niezdolności do pracy przypadającej w 2020 r.- trwającej choćby 1 dzień albo w razie zmiany rodzaju pobieranego zasiłku (np. po zasiłku chorobowym następuje wypłata zasiłku macierzyńskiego), wypłaty kolejnych zasiłków za daną osobę dokonuje już płatnik składek.

Natomiast podmiot uprawniony do wypłaty zasiłków w 2019 r., który na dzień 30 listopada 2019 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób, w 2020 r. utracił te uprawnienia. W takiej sytuacji był on zobowiązany do wypłaty zasiłków przysługujących jedynie do 31 grudnia 2019 r. Wypłatę zasiłków przysługujących po 31 grudnia 2019 r., powinien przekazać do ZUS (także tych wypłacanych nieprzerwanie). 

Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej wartości współczynnika służącego do wyliczania ekwiwalentu urlopowego (w 2020 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi on 21,08.

 Jeśli pracownik pracuje na część etatu, wówczas współczynnik urlopowy pomniejszamy proporcjonalnie do wymiaru etatu. Przykładowo współczynnik dla pracownika zatrudnionego:

·         na 3/4 etatu wynosi: 21,08 x 3/4 = 15,81;

·         na 1/2 etatu wynosi: 21,08 x 1/2 = 10,54;

·         na 1/3 etatu wynosi: 21,08 x 1/3 = 7,03;

·         na 1/4 etatu wynosi: 21,08 x 1/4 = 5,27.

Sposób wyliczenia ww. współczynnika zawarliśmy na stronie: https://serwiskadrowego.pl/2019/10/wspolczynnik-do-ekwiwalentu-2020/

 

Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty limitu składek ZUS czyli górnej granicy, po przekroczeniu której, w danym roku kalendarzowym płatnik jest zobowiązany zaprzestać obliczać i przekazywać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

 W 2020 r. limit składek ZUS czyli roczne ograniczenie ww. składek wynosi: 156.810 zł (30 x 5.227 zł).

Sprawdzenie czy w programie kadrowo-płacowym „wyzerowano” od 1 stycznia 2020 r. wszystkim podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uzyskane z innych miejsc pracy 
Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty maksymalnej podstawy wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, która w 2020 r. wynosi 13.067,50 zł (250% x 5227 zł). 
Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty minimalnej podstawy wymiaru składek społecznych pracowników oddelegowanych do pracy za granicą, która w 2020 r. wynosi 5227 zł (pisaliśmy o tym w tekście: Składki ZUS za pracowników i zleceniobiorców w 2020 r.) 
Zadbanie o to, by do programu kadrowo-płacowego zaimplementowano nowe wzory druków podatkowych (np. PIT-11, PIT-4R) 
Ustawienie w programie kadrowo-płacowym kalendarzy czasu pracy

 Wymiar czasu pracy ustalony w oparciu o art. 130 § 1 Kodeksu Pracy dla pracownika pełnoetatowego łącznie wyniesie w skali roku 2024 godzin czyli 253 roboczych dni (co oznacza 2 dni robocze więcej niż w roku 2019). Pisaliśmy o tym w tekście: Wymiar czasu pracy w 2020 r. 

Wyznaczenie dwóch dni wolnych za święta przypadające na sobotę – czyli za 15 sierpnia oraz 26 grudnia 
Aktualizacja bilansów urlopowych na 2020 r. 
Weryfikacja ważności badań wstępnych, okresowych i kontrolnych 
Weryfikacja ważności szkoleń BHP 
Zebranie od pracowników oświadczeń na nowy rok o korzystaniu z opieki nad dzieckiem na mocy 188 Kodeksu pracy 
Weryfikacja listy osób spełniających warunki do korzystania z „zerowego PIT”

Ww. zwolnienie od podatku dochodowego obejmuje przychody uzyskane ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia (o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT) otrzymane przez podatnika do ukończenia 26 roku życia.

Pamiętajmy, że od 2020 r. pracodawca nie zbiera oświadczeń od zatrudnionych o spełnianiu warunków do „zerowego PIT”.

Więcej informacji odnośnie omawianej preferencji podatkowej znajduje się w artykułach zamieszczonych pod tym linkiem: https://serwiskadrowego.pl/tag/zerowy-pit/

Sprawdzenie kto i kiedy powinien zostać zapisany przez zakład pracy do PPK

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu

i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK.

Więcej informacji o PPK dostępnych jest na stronie: https://www.mojeppk.pl/pliki-do-pobrania.html

Upewnienie się, czy program kadrowo-płacowy przygotowany jest do właściwego rozliczania wpłat do PPK

O tym, jak prawidłowo naliczać podatek od ww. wpłat, pisaliśmy we wpisie: Jak w praktyce rozliczać wpłaty na PPK

7 stycznia Złożenie przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe dokumentacji rozliczeniowej ZUS za grudzień 2019 r. (czyli m.in. ZUS DRA, raportów ZUS RCA, ZUS RSA a w razie potrzeby także ZUS RPA) i opłacenie składek za wspomniany miesiąc
8 stycznia Zgłoszenie się do ubezpieczeń społecznych z kodem 05 90 lub 05 92 przedsiębiorców, którzy chcą korzystać w styczniu 2020 r. z „małego ZUS” i spełniają warunki wymagane przy tej uldze, które obowiązują do 31 stycznia 2020 r. (dotyczy przedsiębiorców, którzy nie korzystali w 2019 r. z „małego ZUS”).

Szerzej na temat „małego ZUS” i „małego ZUS plus” napisaliśmy w artykule: Mały ZUS plus – podstawa składek ZUS od 2020 r. uzależniona od wysokości dochodu z działalności gospodarczej

10 stycznia Złożenie przez osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie ZUS DRA za grudzień 2019 r. i opłacenie składek za wspomniany miesiąc
10 stycznia Złożenie przez organizacje związkowe działające u pracodawcy informacji o liczbie członków według stanu zatrudnienia na 31 grudnia 2019 r.
15 stycznia Złożenie przez pozostałych płatników (np. zatrudniających pracowników i/lub zleceniobiorców) dokumentacji rozliczeniowej ZUS za grudzień 2019 r. (czyli m.in. ZUS DRA, raportów ZUS RCA, ZUS RSA a w razie potrzeby także ZUS RPA) i opłacenie składek za wspomniany miesiąc
20 stycznia Opłacenie zaliczki na podatek (PIT-4) od wypłaconych w grudniu 2019 r. przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej, służbowego stosunku pracy, działalności wykonywanej osobiście, w tym z umowy zlecenia i o dzieło oraz opłacenie podatku zryczałtowanego (PIT-8A) pobranego w grudniu od przychodów zatrudnionych osób podlegających zryczałtowanemu opodatkowaniu
Złożenie: DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b i wpłata na PFRON za grudzień 2019 r. lub INF-1
Złożenie DEK-R za 2019 r. przez pracodawców zobowiązanych w poprzednim roku do wpłat na PFRON
20 stycznia Złożenie GUS Z-06a za 2019 r. (dotyczy jednostek, które w 2019 r. były zobowiązane do przekazywania kwartalnych sprawozdań Z-03) 
31 stycznia Przekazanie do właściwego urzędu skarbowego PIT-4R i PIT-8AR za 2019 r.
31 stycznia Przekazanie do właściwych urzędów skarbowych PIT-11 i PIT-8C za 2019 r. w formie elektronicznej (dotyczy wszystkich płatników).

PIT-11 sporządza się w trakcie roku wówczas, gdy podatnik, u którego obowiązek poboru zaliczek ustał w trakcie roku, złoży mu pisemny wniosek o wystawienie tej informacji. W takim przypadku płatnik w terminie 14 dni od złożenia ww. wniosku płatnik zobowiązany jest informację tę sporządzić i przekazać podatnikowi oraz odpowiedniemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

W przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem stycznia lub lutego roku następującego po roku podatkowym, druk PIT-11 trzeba przygotować i przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu w terminie do dnia zaprzestania działalności.

O tym, jak przygotować poprawnie PIT-11 za 2019 r. napisaliśmy w poradniku: Jak wypełniać PIT-11 za 2019 r. w tym jak wykazywać zasiłki i inne przychody

 

31 stycznia Poinformowanie zatrudnionych osób o nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego w 2020 r. przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjętych układem zbiorowym pracy lub niezobowiązanych do tworzenia regulaminu  wynagradzania
31 stycznia Ostatni dzień na złożenie ZUS IWA za 2019 r. czyli informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe
3 lutego Złożenie GUS Z-06b za 2019 r. (dotyczy to jednostek należących do sektora przedsiębiorstw 
15 lutego Złożenie GUS Z-10 za 2019 r. (sprawozdanie o warunkach pracy) 
29 lutego Zgłoszenie się do ubezpieczeń społecznych z kodem 05 90 lub 05 92 przedsiębiorców, którzy chcą korzystać od lutego 2020 r. z „małego ZUS plus”

Szerzej na temat „małego ZUS plus” napisaliśmy w artykule: Mały ZUS plus – podstawa składek ZUS od 2020 r. uzależniona od wysokości dochodu z działalności gospodarczej

1 marca Od tego dnia zaczynają obowiązywać nowe kwoty wolne od potrąceń obowiązujących przy zasiłkach z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłków chorobowych)
2 marca Przekazanie podatnikom PIT-11 i PIT-8C za 2019 r.

Przekazanie podatnikom i urzędom skarbowym IFT-1R za 2019 r.

Na pisemny wniosek podatnika-obcokrajowca, płatnik w terminie 14 dni od dnia złożenia takiego wniosku, jest obowiązany do sporządzenia i przesłania podatnikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu informacji IFT-1. Złożenie tej informacji nie zwalnia jednak płatnika z obowiązku złożenia informacji IFT-1R najpóźniej w terminie do końca lutego.

W przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem stycznia lub lutego roku następującego po roku podatkowym, druk IFT-1/IFT-1R trzeba przygotować i przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu w terminie do dnia zaprzestania działalności.

2 marca Przekazanie zatrudnionych osobom informacji rocznej dla pracowników ZUS IMIR (tzw. rocznej RMUA) za 2019 r.
2 marca Zawiadomienie ZUS o łącznej kwocie dochodu osiągniętego w 2019 r. przez zatrudnianych emerytów lub rencistów

 

Pobierz za darmo arkusz pdf „Checklista Kadr i Płac 2020

Skomentuj artykuł

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *