Na początku każdego roku osoby zajmujące się obszarem kadr i płac muszą pamiętać o bardzo wielu istotnych rzeczach takich jak np. wprowadzenie nowych parametrów w programie kadrowo-płacowym, wystawienie PITów, przygotowanie ZUS IMIR, IWA czy aktualizacja bilansów urlopowych. Aby ułatwić uporanie się ze wszystkimi obowiązkami czekającymi na kadrowców i płacowców w początkowej części 2021 r. przygotowaliśmy praktyczne zestawienie.
Checklista Kadr i Płac na 2021 r.
| 1 stycznia | Ustalenie stanu zatrudnienia do celów ustalenia obowiązku tworzenia zfśs w 2021 r. |
| Dzień, od którego zaczyna funkcjonować obowiązek stosowania przy rozliczeniach płacowych za 2021 r. nowej kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę wynoszącej w 2021 r. dla pracownika pełnoetatowego 2800 zł brutto.
Od 1 stycznia 2021 r. wzrosła również stawka minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia (art. 734 Kodeksu cywilnego) oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego) – z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 1 i 8d stawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – do poziomu 18,30 zł brutto. Powyższe wymusza wprowadzenie nowych parametrów do programu kadrowo-płacowego.  Podniesienie płacy minimalnej od początku 2021 r. ma wpływ przede wszystkim na: · dodatki za pracę w nocy w 2021 r. · kwoty wolne od potrąceń w 2021 r. · minimalną podstawę wymiaru świadczeń chorobowych w 2021 r. i minimalne stawki dzienne · niektóre odszkodowania i odprawy w 2021 r.
Co ważne: · wzrost płacy minimalnej może wymuszać konieczność przeliczenia wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop (oraz świadczeń wyliczanych jak ww. ekwiwalent). Taka konieczność pojawia się wtedy, gdy do podstawy ww. świadczeń wchodzą składniki kalkulowane z płacy minimalnej obowiązującej w poprzednim roku (np. dodatki nocne lub za pracę ponadnormatywną). W takim przypadku po podniesieniu minimum płacowego pojawia się konieczność przeliczenia omawianej podstawy; · w przypadku pensji i dodatków nocnych należnych za grudzień 2020 r., wypłacanych w styczniu 2021 r. obowiązuje płaca minimalna z 2020 r.; · przy realizowaniu potrąceń z pracowniczego wynagrodzenia na przełomie roku, od 1 stycznia zawsze powinniśmy stosować kwotę wolną ustaloną od nowej płacy minimalnej. Znajduje to potwierdzenie w piśmie Państwowej Inspekcji Pracy z 26 stycznia 2011 r. (znak: GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP).
|
|
| Obowiązek wdrożenia PPK przez ostatnie grupy podmiotów zatrudniających, tj. przez: • zgłaszających do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych mniej niż 20 osób, • „pozostałych” podmiotów zatrudniających, które nie zostały dotąd objęte systemem PPK, • jednostki sektora finansów publicznych. |
|
| 1 stycznia | Od 1 stycznia 2021 r. trzeba zgłaszać do ZUS zawierane umowy o dzieło. Należy to robić na nowym formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło), który trzeba składać w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o dzieło. Formularz RUD można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.
|
| początkowe dni stycznia | Wyznaczenie prognozowanego stanu zatrudnienia na 2021 r. celem ustalenia wysokości odpisów na zfśs (dotyczy podmiotów tworzących zfss) |
| Ustalenie czy zakład pracy jest uprawniony do wypłacania zasiłków z ubezpieczenie społecznego.
Uprawnionym a tym samym zobowiązanym do wypłaty zasiłków w 2020 r. jest pracodawca, który na dzień 30 listopada 2020 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób przebywających w dniu 30 listopada na urlopach wychowawczych oraz bezpłatnych, a także duchownych, pomimo że podlegają ubezpieczeniu chorobowemu. Pracodawca nieuprawniony w 2019 r. do wypłaty zasiłków, który na dzień 30 listopada 2020 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób, ma obowiązek ustalenia prawa i wypłaty zasiłków przysługujących za okres od 1 stycznia 2021 r. Przy czym, jeżeli oddział ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed dniem 1 stycznia, kontynuuje tę wypłatę za nieprzerwany okres niezdolności do pracy w nowym roku kalendarzowym, nawet jeżeli od dnia 1 stycznia płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym. W przypadku przerwy w niezdolności do pracy przypadającej w 2021 r.- trwającej choćby 1 dzień albo w razie zmiany rodzaju pobieranego zasiłku (np. po zasiłku chorobowym następuje wypłata zasiłku macierzyńskiego), wypłaty kolejnych zasiłków za daną osobę dokonuje już płatnik składek. Natomiast podmiot uprawniony do wypłaty zasiłków w 2020 r., który na dzień 30 listopada 2020 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób, w 2020 r. utracił te uprawnienia. W takiej sytuacji był on zobowiązany do wypłaty zasiłków przysługujących jedynie do 31 grudnia 2020 r. Wypłatę zasiłków przysługujących po 31 grudnia 2020 r., powinien przekazać do ZUS (także tych wypłacanych nieprzerwanie).
|
|
| Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej wartości współczynnika służącego do wyliczania ekwiwalentu urlopowego (w 2021 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi on 21.
Jeśli pracownik pracuje na część etatu, wówczas współczynnik urlopowy pomniejszamy proporcjonalnie do wymiaru etatu. Przykładowo współczynnik dla pracownika zatrudnionego:
Sposób wyliczenia ww. współczynnika zawarliśmy na stronie: https://serwiskadrowego.pl/2020/10/wspolczynnik-do-ekwiwalentu-2021/
|
|
Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty limitu składek ZUS czyli górnej granicy, po przekroczeniu której, w danym roku kalendarzowym płatnik jest zobowiązany zaprzestać obliczać i przekazywać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
|
|
| Sprawdzenie czy w programie kadrowo-płacowym „wyzerowano” od 1 stycznia 2021 r. wszystkim podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uzyskane z innych miejsc pracy | |
Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty maksymalnej podstawy wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, która w 2021 r. wynosi 13.147,50 zł (250% x 5259 zł).
|
|
Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty minimalnej podstawy wymiaru składek społecznych pracowników oddelegowanych do pracy za granicą, która w 2021 r. wynosi 5259 zł (pisaliśmy o tym w tekście: Składki ZUS za pracowników i zleceniobiorców w 2021 r.)
|
|
Zadbanie o to, by do programu kadrowo-płacowego zaimplementowano nowe wzory druków podatkowych (np. PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR)
|
|
| Ustawienie w programie kadrowo-płacowym kalendarzy czasu pracy
Wymiar czasu pracy ustalony w oparciu o art. 130 § 1 Kodeksu Pracy dla pracownika pełnoetatowego łącznie wyniesie w skali roku 2016 godzin czyli 252 roboczych dni (co oznacza 1 dzień roboczy mniej niż w roku 2020). Pisaliśmy o tym w tekście: Wymiar czasu pracy w 2021 r.
|
|
| Wyznaczenie dwóch dni wolnych za święta przypadające na sobotę – czyli za 1 maja oraz 25 grudnia | |
| Aktualizacja bilansów urlopowych na 2021 r. | |
| Weryfikacja ważności badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
Miejmy na uwadze, że tarcza 6.0 (czyli ustawa z 9 grudnia 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. z 2020 r. poz. 2255) wprowadziła ułatwienia w zatrudnianiu pracowników w czasie trwającej pandemii Covid-19. Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, pracownik, który ma aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na stanowisku administracyjno-biurowym, może być zatrudniony na takim stanowisku u kolejnego pracodawcy, bez konieczności kierowania go na kolejne wstępne badania lekarskie. Pracodawca może skorzystać z proponowanego rozwiązania wyłącznie w sytuacji, gdy stwierdzi, że pracownik ma zostać zatrudniony na stanowisku, którego warunki odpowiadają tym opisanym w skierowaniu na badania lekarskie. Ułatwienia w zatrudnieniu dotyczą także pracowników zatrudnianych na innych stanowiskach niż administracyjno-biurowe. Ten sam lub inny pracodawca, u którego zatrudniałby się przyszły pracownik, nie musi kierować go na badania wstępne, w przypadku gdy zatrudnienie nastąpi w ciągu 180 dni (a nie jak obecnie 30 dni) po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Rozwiązanie to dotyczy także osób podejmujących pracę równolegle u innego pracodawcy. Natomiast nie znajduje ono zastosowania w przypadku osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. Aby ułatwić przedsiębiorcom i pracownikom zrealizowanie badań lekarskich pracowników, po odwołaniu stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, wydłużono okresy i terminy związane z wykonywaniem (zawieszonych) profilaktycznych badań pracowników do 180 dni. |
|
| Weryfikacja ważności szkoleń BHP | |
| Zebranie od pracowników oświadczeń na nowy rok o korzystaniu z opieki nad dzieckiem na mocy 188 Kodeksu pracy | |
| Weryfikacja listy osób spełniających warunki do korzystania z „zerowego PIT”
Od 1 stycznia 2021 r. „zerowym PIT” objęte są otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia przychody: · ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, · z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, · z tytułu odbywania praktyki absolwenckiej, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, · z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85.528 zł. Więcej informacji odnośnie omawianej preferencji podatkowej znajduje się w artykułach zamieszczonych pod tym linkiem: https://serwiskadrowego.pl/tag/zerowy-pit/
|
|
| Sprawdzenie kto i kiedy powinien zostać zapisany przez zakład pracy do PPK
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK. Polecamy artykuł: Obowiązki pracodawcy związane z PPK |
|
| Upewnienie się, czy program kadrowo-płacowy przygotowany jest do właściwego rozliczania wpłat do PPK
O tym, jak prawidłowo naliczać podatek od ww. wpłat, pisaliśmy we wpisie: Jak w praktyce rozliczać wpłaty na PPK
|
|
| 5 stycznia | Złożenie przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe dokumentacji rozliczeniowej ZUS za grudzień 2020 r. (czyli m.in. ZUS DRA, raportów ZUS RCA, ZUS RSA a w razie potrzeby także ZUS RPA) i opłacenie składek za wspomniany miesiąc |
| 10 stycznia | Złożenie przez organizacje związkowe działające u pracodawcy informacji o liczbie członków według stanu zatrudnienia na 31 grudnia 2020 r. |
| 11 stycznia | Złożenie przez osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie ZUS DRA za grudzień 2020 r. i opłacenie składek za wspomniany miesiąc |
| 15 stycznia | Złożenie przez pozostałych płatników (np. zatrudniających pracowników i/lub zleceniobiorców) dokumentacji rozliczeniowej ZUS za grudzień 2020 r. (czyli m.in. ZUS DRA, raportów ZUS RCA, ZUS RSA a w razie potrzeby także ZUS RPA) i opłacenie składek za wspomniany miesiąc |
| 20 stycznia | Opłacenie zaliczki na podatek (PIT-4) od wypłaconych w grudniu 2020 r. przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej, służbowego stosunku pracy, działalności wykonywanej osobiście, w tym z umowy zlecenia i o dzieło oraz opłacenie podatku zryczałtowanego (PIT-8A) pobranego w grudniu od przychodów zatrudnionych osób podlegających zryczałtowanemu opodatkowaniu |
| Złożenie: DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b i wpłata na PFRON za grudzień 2020 r. lub INF-1 | |
| Złożenie DEK-R za 2020 r. przez pracodawców zobowiązanych w poprzednim roku do wpłat na PFRON | |
| 20 stycznia | Złożenie GUS Z-06a za 2020 r. (dotyczy jednostek, które w 2020 r. były zobowiązane do przekazywania kwartalnych sprawozdań Z-03) |
| 31 stycznia | Poinformowanie zatrudnionych osób o nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego w 2021 r. przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjętych układem zbiorowym pracy lub niezobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania |
| 1 lutego | Przekazanie do właściwego urzędu skarbowego PIT-4R i PIT-8AR za 2020 r. |
| 1 lutego | Przekazanie do właściwych urzędów skarbowych PIT-11 i PIT-8C za 2020 r. w formie elektronicznej (dotyczy wszystkich płatników).
PIT-11 sporządza się w trakcie roku wówczas, gdy podatnik, u którego obowiązek poboru zaliczek ustał w trakcie roku, złoży mu pisemny wniosek o wystawienie tej informacji. W takim przypadku płatnik w terminie 14 dni od złożenia ww. wniosku płatnik zobowiązany jest informację tę sporządzić i przekazać podatnikowi oraz odpowiedniemu naczelnikowi urzędu skarbowego. W przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem stycznia lub lutego roku następującego po roku podatkowym, druk PIT-11 trzeba przygotować i przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu w terminie do dnia zaprzestania działalności. O tym, jak przygotować poprawnie PIT-11 za 2020 r. napisaliśmy w poradniku: Jak wypełniać PIT-11 za 2020 r. w tym jak wykazywać zasiłki i inne przychody |
| 1 lutego | Ostatni dzień na złożenie ZUS IWA za 2020 r. czyli informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe |
| 1 lutego | zgłoszenie do „Małego ZUS plus” dla przedsiębiorców spełniających warunki od 2021 r. (termin przesunięty z niedzieli 31 stycznia 2021 r.)
|
| 15 lutego | Złożenie GUS Z-10 za 2020 r. (sprawozdanie o warunkach pracy) |
| 1 marca | Od tego dnia zaczynają obowiązywać nowe kwoty wolne od potrąceń stosowane przy zasiłkach z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłkach chorobowych i opiekuńczych)
|
| 1 marca | Przekazanie podatnikom PIT-11 i PIT-8C za 2020 r.
Przekazanie podatnikom i urzędom skarbowym IFT-1R za 2020 r. Na pisemny wniosek podatnika-obcokrajowca, płatnik w terminie 14 dni od dnia złożenia takiego wniosku, jest obowiązany do sporządzenia i przesłania podatnikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu informacji IFT-1. Złożenie tej informacji nie zwalnia jednak płatnika z obowiązku złożenia informacji IFT-1R najpóźniej w terminie do końca lutego. W przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem stycznia lub lutego roku następującego po roku podatkowym, druk IFT-1/IFT-1R trzeba przygotować i przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu w terminie do dnia zaprzestania działalności. |
| 1 marca | Przekazanie zatrudnionym osobom informacji rocznej ZUS IMIR (tzw. rocznej RMUA) za 2020 r. |
| 1 marca | Zawiadomienie ZUS o łącznej kwocie dochodu osiągniętego w 2020 r. przez zatrudnianych emerytów lub rencistów |
